利用管理信息系统实现生产自动化，将收入转化为利润

管理信息系统 (MIS) 对现代印刷企业至关重要，它为管理决策提供数据，并使生产步骤自动化。选择管理信息系统的关键因素包括选择可靠的供应商，确保系统可根据业务需求进行定制，以及评估其核心功能（估价、作业管理）和可选模块（网络印刷）。围绕业务定制管理信息系统。

我们早已过了印刷业被认为是手工业的时代。如今，数据使我们能够优化流程，并决定业务和生产决策。因此，管理和解释数据的能力是任何印刷企业成功的关键，从最小的标牌制作店到大型多领域印刷厂都是如此。

管理信息系统（MIS）甚至企业资源计划（ERP）背后的基本概念并不局限于印刷，但有几个系统是专门为印刷商开发的，因此这些系统是一个很好的起点。现在，这些系统大多涵盖了印刷的各个方面，从窄幅卷筒纸标签到宽幅图形，反映出许多印刷服务供应商现在涵盖了多个市场领域。

不过，管理信息系统的适用范围各有不同，有些主要针对拥有多个站点的企业级组织，这些站点可能分布在不同的国家，能够处理不同的语言和货币。还有一些是为中小型公司设计的，实施成本较低，但如果业务扩大，可能难以应付。

管理信息系统有两个主要方面。首先是收集有关公司运行的数据，然后将这些数据以某种格式呈现出来，以帮助管理层做出决策。这可以包括生产率信息，以了解哪些机器工作最努力，并找出瓶颈和不必要的延误。同样，它还可以包括财务生产信息，以了解某些设备或产品的成本是否高于其收益，或者企业是否有某些方面正在蚕食底线（如高额的能源账单），或者有哪些领域的收益高于平均水平，可以加以利用。

这就不可避免地意味着要将管理信息系统与所有其他系统连接起来，从 RIP 服务器到会计软件包，直至整个企业，以便它能够获取这些数据。这反过来又意味着，实施管理信息系统–也许以后还要更换管理信息系统–是一项复杂的任务，因此最好慢慢来，在不同的选项中谨慎选择。

因此，首先要考虑的因素是供应商本身。系统固然重要，但你要与供应商建立长期的合作关系，因此要考察一下该公司的历史、在那里工作的人员以及整体态度。最重要的是，要确保当一切都崩溃了，你真的需要帮助时，这些人会在你身边。

其次要考虑的是系统如何很好地展示数据，以及如何方便地进行定制。没有两家企业是相同的，因此必须确保管理信息系统的仪表板能提供你所需要的信息，而不是强迫你按照适合管理信息系统的方式工作。这些信息通常细分为关键绩效指标或 KPI，应包括机器利用率、营业额和发票付款等项目，所有这些都有助于将收入转化为利润。

管理信息系统的第二个方面是它能够将许多生产步骤自动化，包括接收作业、预检和校正，然后将它们传送到正确的印刷队列。这是因为管理信息系统必须连接到许多不同的系统，从而在原本独立的系统（通常由不同的供应商开发）之间形成一个事实上的链条。对许多公司来说，这种自动化是投资管理信息系统的主要原因，因为它使企业能够承接大量低利润的工作，并仍能盈利。

大多数管理信息系统都由一个数据库组成，其中包含一些核心功能和附加模块，因此只需购买所需的部分即可。核心功能集应包括仪表板和关键绩效指标，以及工作估算和工作票据管理。这意味着客户数据只需从询价或实际订单中输入一次，即可在整个生产系统中使用，从而消除了重新输入信息可能造成的错误。

其他可选模块可能包括网络打印或电子商务模块，以便自动提交作业。其他典型模块包括库存管理和客户关系管理或 CRM。核心功能与可选模块之间的平衡因管理信息系统而异。在某些情况下，你可能会发现核心功能集包括估算甚至一些网络打印功能，但可选模块提供的功能更多。大多数现代管理信息系统还提供移动应用程序，以便在办公室外工作的销售人员可以预订工作，并检查客户工作的进展情况。

提供云选项也越来越普遍。这些系统无需现场维护物理服务器，因此成本更低。在线安全性已经得到改善，不再像以前那样令人担忧，但这种方法确实依赖于持续的互联网连接。

Richard Earley 在英国布莱顿经营 Recreative Signs 公司，他一直在使用基于云的 Clarity Go MIS。他解释说：”为客户报价的速度令人难以置信，尤其是您可以在任何地点进行报价。我可以召开现场会议，进行调查，然后在出发前坐在汽车里或在返回的火车上报价，并将报价发送给刚刚离开的客户。如果没有 Clarity Go，这种方式很容易需要 24 小时或更长时间才能做出回应。

总之，管理信息系统并不是一个简单的软件选择；它实际上是一个统治所有其他软件的工具。因此，花一些时间仔细考虑你需要管理信息系统的哪些功能，并比较现有的不同选择，这一点非常重要。最重要的建议是围绕业务定制管理信息系统，而不是相反。