Používanie MIS na automatizáciu výroby a premenu príjmov na zisk

Manažérsky informačný systém (MIS) je pre moderné tlačiarenské podniky kľúčový, pretože poskytuje údaje pre manažérske rozhodnutia a automatizuje výrobné kroky. Medzi kľúčové faktory pri výbere systému MIS patrí výber spoľahlivého dodávateľa, zabezpečenie možnosti prispôsobenia systému potrebám podniku a posúdenie jeho základných funkcií (odhadovanie, správa úloh) a voliteľných modulov (Web-to-Print). Prispôsobte systém MIS svojmu podnikaniu.

Už dávno nie sú časy, keď sa tlač považovala za remeselné odvetvie. V súčasnosti nám údaje umožňujú optimalizovať naše procesy a určujú obchodné aj výrobné rozhodnutia. Schopnosť spravovať a interpretovať tieto údaje je teda kľúčom k úspechu každej tlačiarenskej firmy, a to platí ako pre najmenšiu výrobňu nápisov, tak aj pre veľké multidisciplinárne tlačiarne.

Základná koncepcia informačného systému pre riadenie alebo MIS, alebo dokonca programu pre podnikové zdroje alebo ERP sa neobmedzuje na tlač, ale existuje niekoľko systémov, ktoré boli vyvinuté špeciálne pre tlačiarne, takže sú dobrým východiskovým bodom. Väčšina z nich teraz pokrýva všetky aspekty tlače od úzkoplošného označovania až po veľkoformátovú grafiku, čo odráža skutočnosť, že mnohí poskytovatelia tlačových služieb teraz pokrývajú niekoľko trhových odvetví.

MIS sa však líšia svojím rozsahom, pričom niektoré sú určené najmä pre organizácie na podnikovej úrovni s viacerými pracoviskami, prípadne v rôznych krajinách, a dokážu pracovať s rôznymi jazykmi a menami. Iné sú určené pre malé a stredné podniky, ktorých implementácia je lacnejšia, ale môžu mať problémy s tým, aby sa s nimi vyrovnali, ak sa podnik rozšíri.

MIS má dva hlavné aspekty. Prvým je zhromažďovanie údajov o chode spoločnosti a ich následná prezentácia vo forme, ktorá pomáha pri rozhodovaní manažmentu. To môže zahŕňať informácie o produktivite, aby sa zistilo, ktoré stroje pracujú najťažšie, a aby sa identifikovali úzke miesta a zbytočné meškania. Rovnako by to mohlo zahŕňať finančné informácie o výrobe, aby sa zistilo, či niektoré zariadenia alebo výrobky stoja viac, ako zarábajú, alebo či existujú aspekty podniku, ktoré znižujú hospodársky výsledok – napríklad vysoké účty za energiu – alebo oblasti, ktoré zarábajú nadpriemerne a ktoré by sa mohli využiť.

Nevyhnutne to znamená prepojenie systému MIS so všetkými ostatnými systémami, od serverov RIP až po účtovné balíky, priamo v podniku, aby mohol tieto údaje získavať. To zase znamená, že implementácia systému MIS – a možno aj jeho neskoršia výmena – je zložitá úloha, preto je najlepšie venovať čas a starostlivo si vybrať z rôznych možností.

Z tohto dôvodu je prvým faktorom, ktorý treba zohľadniť, samotný dodávateľ. Systém je dôležitý, ale s dodávateľom budete mať dlhodobý vzťah, preto sa pozrite na históriu spoločnosti, ľudí, ktorí v nej pracujú, a celkový prístup. Najdôležitejšie je uistiť sa, že títo ľudia vám budú k dispozícii, keď sa všetko zrúti a vy budete naozaj potrebovať pomoc.

Ďalšou vecou, ktorú treba zvážiť, je, ako dobre systém prezentuje údaje a ako ľahko sa dajú prispôsobiť. Žiadne dva podniky nie sú rovnaké, preto je dôležité uistiť sa, že informačný panel MIS poskytuje informácie, ktoré potrebujete, a nenúti vás pracovať spôsobom, ktorý vyhovuje MIS. Tieto informácie sú zvyčajne rozdelené do kľúčových ukazovateľov výkonnosti alebo KPI a mali by zahŕňať položky, ako je využitie strojov, obrat a platby faktúr – všetky veci, ktoré pomáhajú premieňať príjmy na zisky.

Druhým aspektom systému MIS je jeho schopnosť automatizovať mnohé výrobné kroky, od prijímania úloh, cez preflight a korekciu až po ich smerovanie do správneho tlačového frontu. Toto sa vyvinulo zo skutočnosti, že MIS sa musí pripojiť k mnohým rôznym systémom, čím sa de facto vytvára reťazec medzi tým, čo by inak boli samostatné systémy, často vyvinuté rôznymi dodávateľmi. Pre mnohé spoločnosti je táto automatizácia hlavným dôvodom investície do systému MIS, pretože umožňuje podniku prijať veľké množstvo úloh s nízkou maržou a stále dosahovať zisk.

Väčšina MIS sa skladá z databázy s množstvom základných funkcií a ďalších modulov, takže si musíte kúpiť len tie časti, ktoré potrebujete. Základný súbor funkcií by mal zahŕňať informačný panel a kľúčové ukazovatele výkonnosti, ako aj odhadovanie zákaziek a správu pracovných lístkov. To znamená, že údaje o zákazníkovi stačí zadať len raz, zo žiadosti o cenovú ponuku alebo skutočnej objednávky, a potom sa môžu použiť v rámci všetkých výrobných systémov, aby sa eliminovala možnosť vzniku chýb z opätovného zadávania informácií.

Ďalšie voliteľné moduly môžu zahŕňať modul web-to-print alebo e-commerce, aby ste mohli automatizovať odosielanie úloh. Medzi ďalšie typické moduly môže patriť správa skladových zásob a správa vzťahov so zákazníkmi alebo CRM. Pomer medzi tým, čo je základná funkcia alebo voliteľný modul, sa bude v jednotlivých MIS líšiť. V niektorých prípadoch sa môže stať, že základný súbor funkcií zahŕňa odhadovanie a dokonca aj niektoré moduly web-to-print, ale voliteľné moduly ponúkajú viac funkcií. Väčšina moderných MIS ponúka aj mobilnú aplikáciu, aby mohli predajcovia pracujúci mimo kancelárie zadávať zákazky a kontrolovať priebeh zákaziek.

Čoraz častejšie sa ponúka aj možnosť cloudového pripojenia. Tieto systémy môžu byť lacnejšie, pretože nie je potrebné udržiavať fyzický server na mieste. Bezpečnosť online sa zlepšila do takej miery, že to už nie je taký problém ako kedysi, ale tento prístup závisí od toho, či máte neustále pripojenie na internet.

Richard Earley, ktorý prevádzkuje spoločnosť Recreative Signs so sídlom v Brightone v Spojenom kráľovstve, pracuje s cloudovým systémom Clarity Go MIS. Vysvetľuje: „Rýchlosť, akou môžete vypracovať cenovú ponuku pre zákazníka, je ohromujúca, najmä preto, že to môžete urobiť z akéhokoľvek miesta. Môžem uskutočniť stretnutie na mieste, urobiť prieskum a kým sedím v aute pred odchodom alebo vo vlaku späť, môžem vypracovať cenovú ponuku a poslať ju klientovi, od ktorého som práve odišiel. Bez služby Clarity Go by si takáto odpoveď ľahko vyžiadala 24 hodín alebo viac.“

Na záver možno povedať, že MIS nie je jednoduchý výber softvéru; je to doslova jeden nástroj, ktorý vládne všetkým ostatným. Preto je dôležité venovať určitý čas dôkladnému premýšľaniu o tom, aké funkcie od MIS potrebujete, a porovnať rôzne dostupné možnosti. Najdôležitejšou radou je prispôsobiť MIS svojmu podnikaniu, a nie naopak.