Üretimi otomatikleştirmek ve geliri kâra dönüştürmek için bir MIS kullanmak

Bir Yönetim Bilgi Sistemi (MIS), yönetim kararları için veri sağlayan ve üretim adımlarını otomatikleştiren modern baskı işletmeleri için çok önemlidir. Bir MIS seçerken kilit faktörler arasında güvenilir bir tedarikçi seçmek, sistemin iş ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir olmasını sağlamak ve temel özelliklerini (tahmin, iş yönetimi) ve isteğe bağlı modülleri (Web’den Baskıya) değerlendirmek yer alır. MIS’i işinize göre özelleştirin.

Baskının bir zanaat sektörü olarak görüldüğü günleri çoktan geride bıraktık. Bugünlerde veriler süreçlerimizi optimize etmemizi sağlıyor ve hem iş hem de üretim kararlarını belirliyor. Dolayısıyla, bu verileri yönetme ve yorumlama becerisi her baskı işletmesinin başarısı için kilit önem taşıyor ve bu durum en küçük tabela atölyesinden çok disiplinli büyük matbaalara kadar geçerli.

Bir yönetim bilgi sistemi veya MIS, hatta bir Kurumsal Kaynak Programı veya ERP’nin arkasındaki temel kavram baskı ile sınırlı değildir, ancak özellikle matbaacılar için geliştirilmiş birkaç sistem vardır, bu nedenle bunlar iyi bir başlangıç noktasıdır. Bunların çoğu artık dar web etiketlemeden geniş format grafiklere kadar baskının tüm yönlerini kapsayacak ve birçok baskı hizmeti sağlayıcısının artık çeşitli pazar sektörlerini kapsadığı gerçeğini yansıtacaktır.

Bununla birlikte, YBS’lerin kapsamı çeşitlilik gösterir; bazıları, muhtemelen farklı ülkelerde birden fazla tesisi bulunan ve farklı dil ve para birimlerini idare edebilen kurumsal düzeydeki kuruluşlara yöneliktir. Diğerleri ise küçük ve orta ölçekli şirketler için tasarlanmış olup, uygulanması daha ucuzdur ancak işletme genişlediğinde başa çıkmakta zorlanabilir.

Bir YBS’nin iki ana yönü vardır. Birincisi, şirketin işleyişi hakkında veri toplamak ve daha sonra bunu yönetim kararlarının alınmasına yardımcı olacak bir formatta sunmaktır. Bu, hangi makinelerin en çok çalıştığını görmek ve darboğazları ve gereksiz gecikmeleri belirlemek için verimlilik bilgilerini içerebilir. Aynı şekilde, bazı ekipman veya ürünlerin kazandıklarından daha pahalıya mal olup olmadığını ya da işletmenin kâr hanesini tüketen yönleri (yüksek enerji faturaları gibi) veya ortalamanın üzerinde kazanç sağlayan ve sermayeye dönüştürülebilecek alanlar olup olmadığını görmek için finansal üretim bilgilerini de içerebilir.

Bu da kaçınılmaz olarak YBS’nin bu verileri alabilmesi için RIP sunucularından muhasebe paketlerine kadar işletme genelindeki diğer tüm sistemlere bağlanması anlamına gelir. Bu da bir YBS’nin uygulanmasının – ve belki de daha sonra bu YBS’nin değiştirilmesinin – karmaşık bir iş olduğu anlamına gelir, bu nedenle zaman ayırmak ve farklı seçenekler arasında dikkatli bir seçim yapmak en iyisidir.

Bu nedenle, dikkate alınması gereken ilk faktör tedarikçinin kendisidir. Sistem önemlidir ancak tedarikçiyle uzun vadeli bir ilişkiniz olacaktır, bu nedenle şirketin geçmişine, orada çalışan insanlara ve genel tutumuna bir göz atın. En önemlisi, her şey çöktüğünde ve gerçekten yardıma ihtiyacınız olduğunda bu insanların yanınızda olacağından emin olun.

Dikkate alınması gereken bir sonraki husus, sistemin verileri ne kadar iyi sunduğu ve bunun ne kadar kolay özelleştirilebileceğidir. İki işletme aynı değildir, bu nedenle YBS gösterge panelinin ihtiyacınız olan bilgileri sunduğundan ve sizi YBS’ye uygun şekilde çalışmaya zorlamadığından emin olmak önemlidir. Bu bilgiler genellikle temel performans göstergelerine veya KPI’lara ayrılır ve makine kullanımı, ciro ve fatura ödemeleri gibi kalemleri içermelidir – gelirleri kâra dönüştürmeye yardımcı olan her şey.

Bir YBS’nin ikinci özelliği, işlerin alınması, ön kontrol ve düzeltmeden sonra doğru baskı kuyruğuna yönlendirilmesine kadar birçok üretim adımını birlikte otomatikleştirebilmesidir. Bu, bir MIS’in birçok farklı sisteme bağlanması gerektiği gerçeğinden yola çıkarak gelişmiştir ve aksi takdirde genellikle farklı satıcılar tarafından geliştirilen ayrı sistemler arasında fiili bir zincir oluşturur. Birçok şirket için bu otomasyon, işletmenin çok sayıda düşük marjlı işi üstlenmesine ve yine de kâr elde etmesine olanak tanıdığı için bir YBS’ye yatırım yapmanın ana nedenidir.

Çoğu MIS, bir dizi temel özelliğin yanı sıra ek modüller içeren bir veritabanından oluşur, böylece yalnızca ihtiyacınız olan parçaları satın almanız gerekir. Temel özellik seti, gösterge tablosu ve temel performans göstergelerinin yanı sıra iş tahmini ve iş biletlerinin yönetimini de içermelidir. Bu, müşteri verilerinin bir teklif talebi veya gerçek siparişten yalnızca bir kez girilmesi gerektiği ve daha sonra bilgilerin yeniden girilmesinden kaynaklanan hata potansiyelini ortadan kaldırmak için üretim sistemleri boyunca kullanılabileceği anlamına gelir.

Diğer isteğe bağlı modüller, iş gönderimini otomatikleştirebilmeniz için bir web’den baskı veya e-ticaret modülü içerebilir. Diğer tipik modüller arasında stok envanter yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi veya CRM yer alabilir. Neyin temel işlev veya isteğe bağlı modül olduğu arasındaki denge bir MIS’ten diğerine değişecektir. Bazı durumlarda, temel özellik setinin tahmin ve hatta bazı web üzerinden baskı içerdiğini, ancak isteğe bağlı modüllerin daha fazla işlevsellik sunduğunu görebilirsiniz. Çoğu modern MIS, ofis dışında çalışan satış personelinin iş rezervasyonu yapabilmesi ve müşteri işlerinin ilerleyişini kontrol edebilmesi için bir mobil uygulama da sunacaktır.

Bulut seçeneği sunmak da giderek yaygınlaşıyor. Bu sistemler, sahada bakımı gereken fiziksel bir sunucu olmadığı için daha ucuz olabilir. Çevrimiçi güvenlik o kadar gelişti ki, bu artık bir zamanlar olduğu kadar endişe verici değil, ancak bu yaklaşım sürekli bir internet bağlantısına sahip olmaya bağlı.

İngiltere, Brighton’da bulunan Recreative Signs’ı işleten Richard Earley, bulut tabanlı Clarity Go MIS ile çalışıyor. Kendisi şöyle açıklıyor: “Bir müşteri için fiyat teklifi oluşturma hızı akıllara durgunluk veriyor, özellikle de bunu herhangi bir yerden yapabildiğiniz için. Bir saha toplantısı gerçekleştirebilir, anket yapabilir ve yola çıkmadan önce arabada otururken veya trenle geri dönerken, teklifi oluşturabilir ve yeni ayrıldığım müşteriye gönderebilirim. Clarity Go olmasaydı, bu şekilde yanıt vermek kolaylıkla 24 saat veya daha fazla zaman alabilirdi.”

Sonuç olarak, YBS basit bir yazılım seçimi değildir; kelimenin tam anlamıyla diğerlerini yönetecek tek araçtır. Bu nedenle, bir YBS’den hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu dikkatlice düşünmek için biraz zaman ayırmanız ve mevcut farklı seçenekleri karşılaştırmanız önemlidir. En önemli tavsiye, YBS’yi işinize göre özelleştirmenizdir, tersi değil.