Rakamlarınızı Bilin: İşletmeniz için Etkili KPI'lar Oluşturma

Marshall Atkinson, işletmeniz için etkili KPIS oluşturmanın ve anlamanın önemini vurguluyor. Ayrıca hangi KPI'ların ölçülmesinin önemli olduğunu ve bu KPI'ların nasıl uygulanacağını da ayrıntılarıyla anlatıyor.

Kariyeriniz boyunca bir yerlerde, muhtemelen KPI'ların veya "Temel Performans Göstergelerinin" önemini detaylandıran birini okumuş, izlemiş veya dinlemişsinizdir. Onlar ne hakkında konuşuyorlarsa on dakika kadar sonra telefonunuzu, e-postalarınızı, sosyal medyanızı ya da kişinin ne iletmeye çalıştığına dikkat etmek dışında herhangi bir şeyi kontrol etmeye başladınız.

KPI'lar? Sayılar mı? Matematik?

Sıkıcı! Demek istediğim… hadi. İşimiz harika gidiyor. Bu KPI saçmalıklarının hiçbiri olmadan başarı elde ettik. Neden şimdi başlayasınız?

Çünkü duyduğunuz emme sesi, pencereden uçup giden kârdır. KPI ölçümleriniz hakkında endişelenmeden başarı elde etmiş olsanız bile, bu gelecekteki başarıyı garanti etmez. Ayrıca, onu almak için gereken işi yapmadığınız için, iş yerinizde bir spor çantasında ele geçirilmemiş nakit bırakabileceğinizi de unutmayalım.

Demek istediğim şu. “Anahtar Performans Göstergesi” işinizde önemli olan herhangi bir şeydir. Bunu takip etmek istiyorsunuz çünkü önemli bir şey varsa, her zaman maksimum düzeyde etkinlik elde ettiğinizden emin olmak istersiniz. Ancak, eğer bu henüz tanımlanmamışsa, toplam kapasiteyle çalıştığınızı ve gerçekleşmemiş herhangi bir potansiyelinizin bulunmadığını nasıl bileceksiniz?

Bu makale bu fırsatları tanımlamak, bir sistemi uygulamak ve çalışmasını sağlamakla ilgilidir.

En İyi Metrikleri Anlamak

İşinizde sürekli olarak göz önünde bulundurduğunuz en önemli şeyler nelerdir? Satış? Üretme? Müşteri memnuniyeti? Sipariş doğruluğu? Prodüksiyondaki bu adam her gün banyoda kaç dakika harcıyor?

Herhangi bir işte ölçebileceğimiz yüzlerce, hatta binlerce şey vardır. Ancak bir sonraki seviyede fark yaratmak için yalnızca birkaç tıklama yeterli. Bu kadar önemli bir şeyi düşündüğünüzde, onu başarıya ya da başarısızlığa iten şey nedir?

Örneğin, muhtemelen en yaygın olanı, satışları ele alalım. Elbette, üst düzey bir gelir hedefi belirleyebilirsiniz. Peki bunu yönlendiren şey nedir? Bu satış hedefine ulaşıp ulaşamayacağınızı günlük olarak öğrenmek için bunu anlaşılması kolay bir matematiğe ayırabilir misiniz?

Diyelim ki 1.000.000 dolarlık bir satış hedefine ulaşmak istiyorsunuz. Ortalama sipariş boyutunuz 1.500 ABD Doları ise, okunması kolay bir KPI belirlemek için bunu kullanabilirsiniz.

1.000.000$/1.500$ = yıllık 666,6 sipariş. Toplayalım ve 667 diyelim.

667/12 ay = ayda 55,58 sipariş. Toparlayıp 56 diyelim.

56/4 hafta = haftada 14 sipariş.

14/5 = günde 2,8 sipariş. Toplayalım ve 3 diyelim.

Dolayısıyla işletmeniz günde ortalama 1.500 ABD Doları satış değeriyle 3 sipariş kapatırsa 1.000.000 ABD Doları gelir hedefinize kolaylıkla ulaşırsınız.

Dünkü satış çabalarınıza bir bakın. 1.500$ değerinde en az üç siparişi kapattınız mı? Değilse, bu küçük günlük hedefe ulaşmak için ne gibi değişiklikler yapıyorsunuz?

Diğer Örnekler

Elbette bu bir örnek. Sizin için en önemli KPI, üretim süresi, çalışanların eğitimi, kusur oranları veya başarı veya başarısızlığı kolayca işaret edecek önemli veri noktalarıyla ilgili olabilir.

Her şeyden çok, KPI'larınızın alakalı olmasını istiyorsunuz. Bilgiyle hiçbir şey yapmazsanız verileri izlemenin ve ölçmenin pek bir anlamı kalmaz. Bilgiye sahip olduğunuzda, onu değişim için bir sinyal olarak kullanmaya başlayın. Yakın arkadaşım Mark Coudray'in dediği gibi, "Yalnızca üç şey olabilir ve bunlardan ikisi kötüdür. İşler daha iyi olacak. İşler daha da kötüleşecek. Yoksa her şey aynı kalacak."

KPI rakamlarını araştırmaya başladığınızda, bu size diğer iş alanlarını geliştirme fırsatına işaret edebilir.

Önünüzdeki Fırsatlar

Üretim kesinti sürenizi ölçmeye başladığınızı varsayalım. Bu, iş günü boyunca baskıya harcanmayan zaman dilimidir. Basarken para kazanıyorsunuz. Yazdırmadığınız zaman para harcıyorsunuz. Kesinti süresi pahalı olabilir, bu nedenle takip edilmesi harika bir KPI'dır.

Arıza süresi KPI'sına yönelik yeni ilgi nedeniyle ekibiniz üretim kesintisinin temel nedenini araştırmaya başladı. Çoğunlukla bir şeyleri beklemektir. Mürekkebin karışması bekleniyor. Hazırlanmayı ekranlarda bekliyorum. Envanterin sayılması ve hazırlanması bekleniyor. Bir işi yürütmek için yönetici onayı bekleniyor.

Hipotezlerinin ardındaki matematik, mağazanın aksama süresinin %60'ından fazlasının bir şeyi beklemekten kaynaklandığını göstererek onları haklı çıkarıyor. Bunu düzeltmek için ekip, yarının üretimi için ihtiyaç duyulan her şey için bugünden 'çöpçü avı' yapmaya başlar. Bu, bazı yeniden organizasyon, eğitim ve süreç değişiklikleri gerektirir, ancak bunu yaparlar.

Bu çaba sayesinde üretim artıyor, maliyetler düşüyor, hem çalışan hem de müşteri memnuniyetinde artış yaşanıyor.

Çünkü iki şey oldu: Bir şeyler ölçüldü ve bu da değişime yol açtı. İyileştirmeler doğrulandı çünkü KPI'lar fikrin işe yaradığını kanıtladı.

Hangi KPI'lar Ölçülmeli?

Hala KPI'ların sıkıcı ve zaman kaybı olduğunu mu düşünüyorsunuz? Bunu yaparsanız eminim rakipleriniz mutlu olacaktır.

Ancak bu konuyu daha derinlemesine incelemek istiyorsanız hangi KPI'ları ölçmek isteyebileceğinizi nasıl belirleyeceğinizi inceleyelim.

Öncelikle konuyu iki açıdan inceleyelim. Neler bozuk ya da iyileştirilmesi gerekiyor? Başarılı bir şekilde çalışmaya devam etmek için önemli olan ve ihtiyaç duyulan şey nedir? KPI metriklerini bu fikirlerden herhangi birinin etrafında oluşturabilirsiniz, ancak muhtemelen her ikisi de önemli olacaktır.

Bunu yapmanın en iyi yolu ekibinizi toplayıp tartışmaktır. Yıllar geçtikçe şunu öğrendim: Bir işin gerçek gerçekliğini öğrenmek istiyorsanız ofisinizden çıkıp o işi yapan insanlara sormanız gerekiyor. İnanın onların da bir fikri var.

Amacınız onların işini kolaylaştırmak, ürününüzü geliştirmek, maliyetleri düşürmek ve kârı artırmak olduğundan, bu değerli bir faaliyettir. Bir beyaz tahta veya pedli büyük bir şövale kullanın. Ölçülecek ve analiz edilecek önemli metrikler ve bunları ekibinizle birlikte neyin beslediği konusunda beyin fırtınası yapın.

Alıştırmanın sonunda şirketi sağlıklı tutan, işle ilgili önemli noktaları listelemek istiyorsunuz. "Eğer bu şeyler düzgün çalışmazsa sonumuz gelir."

Ve her biri için başarının nasıl ölçülebileceğini belirleyin. Bir şeyi neyi, nasıl ölçeceksiniz ve başarılı sayı nedir?

OKR Formatında Önemli Şeyleri Tanımlayın

Başarıyı tanımlamaya yardımcı olmanın kolay bir yolu, her önemli noktayı OKR Formatında listelemektir. OKR, "Hedef, Anahtar Sonuç" anlamına gelir. Anlamı, "İşte istediğimiz şey ve işte bunun gerçekleşmesinin olumlu sonucu."

Daha önceki satış örneğimizi kullanırsak, eğer Hedef günlük ortalama üç satış yapmak ve satış toplamı en az 1.500 $ olmaksa, o zaman 1.000.000 $'lık gelir hedefine ulaşılacaktır.

Bir sonraki adım, bu başarıyı neyin beslediğini anlayıp anlayamadığınızı görmektir. Üç satışı kapatmak için günde kaç teklif göndermeniz gerekiyor? Ortalama sipariş değeri 1.500$ ise, bu tutarı ne tür bir müşteri harcıyor? Daha fazla satışı yönlendirmelerle mi yoksa soğuk aramayla mı kapatıyorsunuz?

İşte asıl iş burada başlıyor. Hedeflerinizi belirtin, neyin önemli olduğunu tanımlayın, bir hedef KPI numarası belirleyin ve sonuçları ölçüp test edin.

Ekibinizi bu yolculuğun her aşamasına dahil etmeniz gerektiğini unutmayın. Sonuçta, bunu gerçekleştirmeye çalışırken bellerini kıracak olanlar da onlar.

KPI'ların uygulanması

Diyelim ki siz ve ekibiniz tanıştınız ve kullanacağınız ilk KPI setinizi belirlediniz. Bir sonraki adım aslında başarıyı ölçmek için veri toplama adımını uygulamaktır.

Bunu olabildiğince kolaylaştırmak istiyorsunuz. Veri toplama işlemini, işi yapan bir kişi olmadan otomatikleştirebiliyorsanız bu en iyisidir. Ancak bu her zaman mümkün değildir. Bir ekip üyesi bir şeyi takip etmek için zaman ve çaba harcayacaksa, verileri toplamasını kolaylaştırın. İşleri olabildiğince basitleştirin ve onlara başarılı olmalarını sağlayacak araçları verin.

Verilerin doğru ve zamanında toplanmasını sağlamak için sık sık eğitim ve destek almalısınız. Deneyimlerime göre, eğer bir zaman çizelgesi ezici çoğunlukla 5 veya 0 ile biten sayılara sahipse, ekip üyesi bunları uyduruyor.

İyi alışkanlıklar oluşturmak bu verilerin nasıl toplandığını gösterir. Sürecin doğal bir parçası gibi hissetmesi ve her zaman hatasız gerçekleşmesi gerekiyor.

Çözüm

İş dünyasındaki tüm deneyimli liderler size "ölçmediğiniz şeyi yönetemezsiniz" diyecektir. Bu %100 doğrudur.

İşletmeniz için önemli veri noktalarını toplamaya, sıralamaya, grafiğe dökmeye ve analiz etmeye zaman ayırmak, işletmenizin sağlıklı kalmasını ve büyümesini sağlamak için kritik bir adımdır.

Performans verileri bir liderin bilinçli kararlar almasına yardımcı olur. Aksi halde sadece tahminde bulunmuş olursunuz.