Korrektur- och godkännandecykler - En praktisk guide

Paul Sherfield ger oss praktiska råd om hur du bäst hanterar dina korrektur- och godkännandecykler

"Det såg inte ut så på min skärm!"
"Jag visste inte att jag var tvungen att kontrollera allt igen"
"Min chef förstår inte dessa saker"
"Du har använt fel fil!"
"Vad kollar jag efter?"

Om någon eller alla av dessa kommentarer från kunder är bekanta, läs vidare.

Har du en dokumenterad process för godkännande av bevis?

Dessa märkliga tider kommer att ge oss all tid att överväga alla våra arbetsmetoder, system och praxis. Har de varit lämpliga för din produktmix och dina kunders behov? Kommer de fortfarande att vara "bästa praxis" när den här nuvarande krisen är över och vi alla återgår till det normala som vi kan ha svårt att känna igen?

Ett område som dina produktions- och säljteam bör ta sig tid att överväga är provtryckning och dess tillhörande godkännandecykel. Det skulle också vara bra att prata med dina kunder och få deras syn på ditt system på detta område.

För vilket syfte är ett bevis avsett och vilka områden bör kontrolleras av kunden? Om detta inte tydligt kommuniceras av skrivaren kan det därför missförstås av kunden som inte är medveten om vad som förväntas av dem. Är dina korrektursystem och godkännandecykler lämpliga för din marknad och dina produkter, och förstås de av dina kunder.

Din provnings- och godkännandecykel bör vara lämplig för din marknad, kunder och produkt. Många produkt- och tryckmarknadsområden, t.ex. webb till utskrift online, kommer att använda mjukkorrektur, ofta endast för innehåll. Andra marknader som förpackningar, etiketter och exklusivt kommersiellt tryck kan behöva många upprepningar av färg- och innehållsprovning och godkännande.

Så dina lösningar och system behöver mycket eftertanke och övervägande för att säkerställa att de matchar dina kunder och marknadens behov.

Detta område kan orsaka förvirring, fel och till och med omarbetning och omtryck, och de ekonomiska resultaten kan vara i tvist. Inte sättet att skapa bra kundrelationer!

Så, är du säker på att din bevis- och godkännandeprocess inte bidrar till ovanstående problem?

Låt oss titta på vad korrektur används för, i det här fallet täcker det både mjuk, skärmkorrektur och hård fysisk korrektur; bläckstråle- och tryckproven med hjälp av produktionspressen.

1. Färggodkännande. Korrekturen, både hårda och mjuka inom detta område, kallas ofta "kontraktsprover" eftersom de anses vara en färgmästare som den tryckta produkten måste matcha. Några områden att tänka på först:
   • Är dina hårda färgkontraktsbevis verifierade till rätt färgarbetsflöde? Finns det en ISO 12647-7 valideringsdekal tryckt eller bifogad till varje korrektur som ger denna information till kunden?
   • Ger du kunden instruktioner om hur man kan se detta bevis med de korrekta D50-baserade ljusförhållandena eller deras alternativ som TL84 för butik?
   • Hur säkerställer du att färgkontaktmjukkorrektur ses av din kund på breda, profilerade, färgexakta monitorer med rätt färghanteringsinställningar?
   • Skickar du ett försättsblad med dessa mjuka korrektur som ger detaljer om hur man kan visa och godkänna dessa filer, ofta PDF-filer?
   • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-korrektur?
   • Kommer ovanstående att förstås om dessa bevis ses eller ses av andra inom din kunds organisation?
2. Innehållsgodkännande, både mjuka och hårda bevis:
   • Förstår dina kunder att dessa provtryck endast är för innehåll, inte för korrekta färggodkännanden?
   • Kommer detta att förstås om dessa bevis ses eller ses av andra inom din kunds organisation?
   • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-korrektur?
3. Reviderade bevis
   • Är de för färg, innehåll eller båda?
   • Ska endast de korrigerade områdena kontrolleras eller alla delar? Detta beror på omfattningen av korrigeringen och vem som utförde dem, och kraven bör klargöras.
   • Dokumenterar ett bifogat försättsblad denna godkännandeprocess och det stadium den har nått?

Godkännandeprocessen
Låt oss nu anta att de tekniska områdena för bevis, både hårda och mjuka, har adresserats och korrigerats, och att:

1. Alla fysiska färgkontraktsbevis har en valideringsetikett som visar överensstämmelse med ISO 12647-7 och det färghanterade arbetsflödet och de profiler som används och råd ges om visningsförhållanden.
2. Systemet för godkännande av bevis på plats.
3. Mjukkorrektur är tydligt markerade för ändamålet, färg inklusive färgförbehåll för monitorn, eller endast innehåll.
4. Reviderade korrektur har instruktioner om vad kunden är skyldig att kontrollera.

Så vad är kvar?

Hantera var du och din kund är i godkännandeprocessen:

• Är det första, andra, tredje etc omgången av bevis? Hur registreras och hanteras detta, på en kvitto, i jobbpåsen?
• Vem utför korrigeringarna, du, eller levererar din kund nya korrigerade filer?
• Om så är fallet, vilken typ av tillrättavisning kräver de, börjar godkännandeprocessen igen?
• Äldre versioner av kundfiler måste hanteras för att säkerställa att det inte finns någon förvirring, så versionskontroll behövs.
• Slutgiltigt godkännande från kunden ska vara tydligt och dokumenterat
• Om detta slutgiltiga godkännande är villkorat av att du gör ytterligare korrigeringar, bör du överväga ytterligare ett bevisinlämning, trots din kunds instruktioner
• Hur beräknas och bokförs kostnaderna för författarkorrigeringar?
• Informeras kunderna om dessa kostnader innan de åtgärdas?
• Ombeds kunder att skriftligen godkänna korrigeringskostnader?

Kom ihåg det gamla talesättet: "Det finns alltid tid för ett nytt tryck!".

Några åtgärder att överväga:

Fäst D50-dekal på fysiska kontraktsfärgprover för att indikera felaktiga visningsförhållanden, dessa kan återanvändas. Klistermärkena, när de ses under felaktig belysning, visar färgremsor som ses på bilden nedan. När de ses under rätt D50-ljus bör remsorna knappt synas.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Använd godkännandeklistermärken/interaktiv PDF/word-dokument för godkännande/kommentarer/korrigeringar och ytterligare åtgärder/ombevis etc.

Det här interaktiva formuläret är nedladdningsbart så att du kan anpassa och ändra efter dina behov. Det kan inkluderas som ett försättsblad för PDF-korrektur, eller som ett pappersformulär för fysiska korrektur. Ett system för godkännande av bevis online skulle dock vara mycket mer transparent och spårbart, även för fysiska bevis.

Många gratis PDF-läsare kommer inte att visa en komplex grafisk PDF-fil korrekt för färg eller innehåll! Acrobat Professional är "guldstandarden". Så, ge alltid råd till kunder om visningsproblem med annan PDF-programvara.