Använda ett MIS för att automatisera produktionen och omvandla intäkter till vinst

Ett MIS-system (Management Information System) är avgörande för moderna tryckerier, eftersom det tillhandahåller data för ledningsbeslut och automatiserar produktionssteg. Viktiga faktorer när du väljer ett MIS är att välja en pålitlig leverantör, se till att systemet kan anpassas till dina affärsbehov och utvärdera dess kärnfunktioner (kalkylering, jobbhantering) och tillvalsmoduler (Web-to-Print). Anpassa MIS till din verksamhet.

Vi har sedan länge passerat den tid då trycksaker ansågs vara en hantverksbransch. Nuförtiden kan vi optimera våra processer med hjälp av data, som ligger till grund för både affärs- och produktionsbeslut. Förmågan att hantera och tolka dessa data är nyckeln till framgång för alla tryckerier, och detta gäller såväl för det minsta skyltmakeriet som för stora multidisciplinära tryckerier.

Grundkonceptet bakom ett MIS-system (Management Information System), eller till och med ett ERP-system (Enterprise Resource Program), är inte begränsat till tryckerier, men det finns flera system som har utvecklats speciellt för tryckerier, så dessa är en bra utgångspunkt. De flesta av dessa täcker nu alla aspekter av tryckning, från etikettering på smala banor till grafik i storformat, vilket återspeglar det faktum att många leverantörer av tryckeritjänster nu täcker flera marknadssektorer.

MIS varierar dock i omfattning, där vissa främst riktar sig till organisationer på företagsnivå med flera anläggningar, eventuellt i olika länder, och som kan hantera olika språk och valutor. Andra är utformade för små och medelstora företag, som är billigare att implementera men som kan få svårt att klara sig om verksamheten expanderar.

Det finns två huvudaspekter på ett MIS. Den första är att samla in data om företagets verksamhet och sedan presentera den i ett format som hjälper ledningen att fatta beslut. Det kan handla om produktivitetsinformation för att se vilka maskiner som arbetar hårdast och för att identifiera flaskhalsar och onödiga förseningar. Det kan också handla om finansiell produktionsinformation för att se om viss utrustning eller vissa produkter kostar mer än de smakar, eller om det finns delar av verksamheten som tär på resultatet – till exempel höga energiräkningar – eller områden som tjänar mer än genomsnittet och som skulle kunna kapitaliseras.

Detta innebär oundvikligen att MIS måste anslutas till alla andra system, från RIP-servrar till redovisningspaket, genom hela verksamheten så att det kan hämta in dessa data. Det innebär i sin tur att det är en komplex uppgift att implementera ett MIS – och kanske senare behöva ersätta det MIS – så det är bäst att ta god tid på sig och välja noggrant mellan de olika alternativen.

Av denna anledning är den första faktorn att ta hänsyn till leverantören själv. Systemet är viktigt, men du kommer att ha en långsiktig relation med leverantören, så ta en titt på företagets historia, människorna som arbetar där och den allmänna attityden. Viktigast av allt är att se till att dessa människor kommer att finnas där för dig när allt har kraschat och du verkligen behöver hjälp.

Nästa sak att tänka på är hur väl systemet presenterar data och hur lätt detta kan anpassas. Inget företag är det andra likt, så det är viktigt att se till att MIS-instrumentpanelen levererar den information du behöver och inte tvingar dig att arbeta på det sätt som passar MIS. Denna information delas vanligtvis upp i nyckeltal, eller KPI, och bör innehålla poster som maskinutnyttjande, omsättning och fakturabetalningar – allt det som hjälper till att förvandla intäkter till vinster.

Den andra aspekten av ett MIS är dess förmåga att automatisera många av produktionsstegen tillsammans, från att ta in jobb, preflighta och korrigera och sedan dirigera dem vidare till rätt utskriftskö. Detta har utvecklats ur det faktum att ett MIS måste anslutas till många olika system, vilket skapar en de facto-kedja mellan vad som annars skulle vara separata system, ofta utvecklade av olika leverantörer. För många företag är denna automatisering det främsta skälet till att investera i ett MIS eftersom det gör det möjligt för verksamheten att ta på sig ett stort antal jobb med låg marginal och ändå göra vinst.

De flesta MIS består av en databas med ett antal kärnfunktioner plus ytterligare moduler så att du bara behöver köpa in de delar som du behöver. Kärnfunktionerna bör omfatta instrumentpanelen och nyckeltal, samt jobbuppskattning och hantering av jobbbiljetter. Detta innebär att kunddata bara behöver matas in en gång, från en offertförfrågan eller en faktisk order, och kan sedan användas i hela produktionssystemet för att eliminera risken för fel som uppstår när information matas in på nytt.

Andra valfria moduler kan vara en webb-till-tryck- eller e-handelsmodul så att du kan automatisera jobbinlämningen. Andra typiska moduler kan vara lagerhantering och CRM (Customer Relationship Management). Balansen mellan vad som är en kärnfunktion eller en valfri modul varierar från ett MIS till ett annat. I vissa fall kan det vara så att kärnfunktionerna omfattar kalkylering och till och med webb-till-tryck, men att de valfria modulerna erbjuder fler funktioner. De flesta moderna MIS erbjuder också en mobilapp så att säljpersonal som arbetar utanför kontoret kan boka in jobb och även kontrollera hur långt kundjobben har kommit.

Det blir också allt vanligare att erbjuda ett molnalternativ. Dessa system kan vara billigare eftersom det inte finns någon fysisk server att underhålla på plats. Säkerheten på nätet har förbättrats så att det inte längre är ett lika stort problem som det en gång var, men det förutsätter att man har en konstant internetanslutning.

Richard Earley, som driver Recreative Signs i Brighton, Storbritannien, har arbetat med det molnbaserade Clarity Go MIS. Han förklarar: ”Det går otroligt snabbt att ta fram en offert till en kund, särskilt som man kan göra det var man än befinner sig. Jag kan ha ett möte på plats, göra en undersökning och medan jag sitter i bilen innan jag åker iväg eller på tåget tillbaka kan jag ta fram offerten och skicka den till den kund som jag just har lämnat. Utan Clarity Go skulle det lätt ta 24 timmar eller mer att svara på det här sättet.”

Sammanfattningsvis är ett MIS inte ett enkelt val av programvara; det är bokstavligen det enda verktyget som kommer att styra alla andra. Så det är viktigt att ta lite tid att tänka noga över vilka funktioner du behöver från ett MIS och jämföra de olika alternativen som finns tillgängliga. Det viktigaste rådet är att anpassa MIS till ditt företag, och inte tvärtom.