Коришћење МИС-а за аутоматизацију производње и претварање прихода у профит

Управљачки информациони систем (MIS) је кључан за модерне штампарске компаније, пружајући податке за управљачке одлуке и аутоматизујући производне кораке. Кључни фактори при избору MIS-а укључују избор поузданог добављача, осигуравање да се систем може прилагодити вашим пословним потребама и процену његових основних функција (процена, управљање задацима) и опционих модула (Web-to-Print). Прилагодите MIS свом послу.

Давно су прошли дани када се штампарија сматрала занатском индустријом. Данас нам подаци омогућавају да оптимизујемо наше процесе и одређују пословне и производне одлуке. Дакле, способност управљања и тумачења тих података је кључна за успех сваке штампарске компаније, а то важи и за најмању радионицу за израду натписа, па све до великих мултидисциплинарних штампара.

Основни концепт иза система за управљање информацијама или МИС-а, или чак Програма за управљање ресурсима предузећа или ЕРП-а, није ограничен само на штампање, већ постоји неколико система који су посебно развијени за штампаче, тако да су ово добра почетна тачка. Већина њих сада покрива све аспекте штампања, од етикетирања уског формата до графике широког формата, што одражава чињеницу да многи добављачи услуга штампања сада покривају неколико тржишних сектора.

Међутим, МИС се разликују по свом обиму, при чему су неки углавном намењени организацијама на нивоу предузећа са више локација, могуће у различитим земљама и способним да обрађују различите језике и валуте. Други су дизајнирани за мала и средња предузећа, што ће бити јефтиније за имплементацију, али би могли имати потешкоћа са подношењем захтева ако се пословање прошири.

Постоје два главна аспекта УИС-а. Први је прикупљање података о пословању компаније, а затим њихово представљање у формату који помаже у доношењу менаџерских одлука. Ово може да укључује информације о продуктивности како би се видело које машине највише раде и како би се идентификовала уска грла и непотребна кашњења. Подједнако, може да укључује финансијске информације о производњи како би се видело да ли нека опрема или производи коштају више него што зарађују, или да ли постоје аспекти пословања који умањују профит – као што су високи рачуни за енергију – или области које остварују изнад просека, а које би се могле искористити.

Неизбежно то значи повезивање МИС-а са свим осталим системима, од РИП сервера до рачуноводствених пакета, кроз цело предузеће, како би могао да прикупља ове податке. То заузврат значи да је имплементација МИС-а – а можда и каснија замена тог МИС-а – сложен задатак, па је најбоље да не журите и пажљиво бирате између различитих опција.

Из тог разлога, први фактор који треба узети у обзир је сам добављач. Систем је важан, али ћете имати дугорочни однос са добављачем, зато погледајте историју компаније, људе који тамо раде и општи став. Најважније је да се уверите да ће ти људи бити ту за вас када све дође до колапса и када вам заиста буде потребна помоћ.

Следећа ствар коју треба размотрити је колико добро систем приказује податке и колико се лако они могу прилагодити. Ниједна два предузећа нису иста, зато је важно осигурати да MIS контролна табла пружа информације које су вам потребне, а не да вас приморава да радите на начин који одговара MIS-у. Ове информације су обично подељене на кључне индикаторе учинка или KPI и требало би да укључују ставке као што су искоришћеност машина, промет и плаћање фактура – све ствари које помажу да се приходи претворе у профит.

Други аспект УИС-а је његова способност да аутоматизује многе производне кораке заједно, од преузимања послова, провере исписа и исправке, па све до њиховог усмеравања до одговарајућег реда за штампање. Ово је произашло из чињенице да УИС мора да се повеже са много различитих система, стварајући де факто ланац између онога што би иначе били одвојени системи, често развијени од стране различитих произвођача. За многе компаније, ова аутоматизација је главни разлог за улагање у УИС, јер омогућава предузећу да преузме велики број послова са ниском маржом, а да и даље оствари профит.

Већина МИС-ова се састоји од базе података са бројним основним функцијама плус додатним модулима, тако да морате да купујете само делове који су вам потребни. Основни скуп функција требало би да укључује контролну таблу и кључне индикаторе учинка, као и процену посла и управљање захтевима за посао. То значи да се подаци о купцима морају унети само једном, из захтева за понуду или стварне поруџбине, а затим се могу користити у свим производним системима како би се елиминисала могућност грешака услед поновног уноса информација.

Други опциони модули могу укључивати модул за штампање са веба или е-трговину како бисте могли да аутоматизујете слање задатака. Други типични модули могу укључивати управљање залихама и управљање односима са купцима или CRM. Равнотежа између онога што је основна функција или опциони модул варираће од једног MIS-а до другог. У неким случајевима можете открити да основни скуп функција укључује процену, па чак и неке опције штампања са веба, али да опциони модули нуде више функционалности. Већина модерних MIS-ова ће такође понудити мобилну апликацију тако да продајно особље које ради ван канцеларије може да заказује послове, као и да проверава напредак задатака купаца.

Такође је све чешће нудити опцију у облаку. Ови системи могу бити јефтинији јер нема физичког сервера који би се одржавао на лицу места. Онлајн безбедност се побољшала до те мере да то више није проблем као некада, али овај приступ зависи од сталне интернет везе.

Ричард Ерли, који води компанију Recreative Signs са седиштем у Брајтону, у Великој Британији, сарађује са Clarity Go MIS-ом заснованим на облаку. Он објашњава: „Брзина којом можете да подигнете понуду за клијента је запањујућа, посебно зато што то можете да урадите са било које локације. Могу да одржим састанак на локацији, урадим анкету и док седим у ауту пре него што кренем или се вратим возом, могу да подигнем понуду и пошаљем је клијенту са којим сам управо отишао. Без Clarity Go-а, лако би било потребно 24 сата или више да се на овај начин одговори.“

Закључно, МИС није једноставан избор софтвера; то је буквално један алат који ће доминирати свим осталима. Зато је важно да одвојите мало времена да пажљиво размислите које функције су вам потребне од МИС-а и да упоредите различите доступне опције. Најважнији савет је да прилагодите МИС свом послу, а не обрнуто.