Poznajte svoje čísla: Budujte efektívne KPI pre vašu firmu

Marshall Atkinson zdôrazňuje dôležitosť budovania a pochopenia efektívneho KPIS pre vaše podnikanie. Tiež podrobne popisuje, aké KPI je dôležité merať a ako tieto KPI implementovať.

Niekde počas svojej kariéry ste pravdepodobne čítali, sledovali alebo počúvali niekoho, kto podrobne popisoval dôležitosť KPI alebo „Kľúčových ukazovateľov výkonnosti“. Asi desať minút po tom, o čom sa bavili, ste začali kontrolovať svoj telefón, e-maily, sociálne siete alebo čokoľvek iné, okrem toho, čo sa daná osoba pokúšala komunikovať.

KPI? čísla? Matematika?

Nuda! Teda... no tak. Nášmu biznisu sa darí výborne. Dosiahli sme úspech bez týchto nezmyslov týkajúcich sa KPI. Prečo začať teraz?

Pretože zvuk sania, ktorý počujete, sú zisky lietajúce von oknom. Aj keď ste dosiahli úspech bez obáv o metriky KPI, nezaručuje to budúci úspech. A nezabúdajme, že vo svojej firme môžete nechať tašku s nezachytenou hotovosťou, pretože nevykonávate prácu potrebnú na jej vyzdvihnutie.

Tu je to, čo mám na mysli. „Kľúčový ukazovateľ výkonu“ je čokoľvek dôležité vo vašom podnikaní. Chcete to sledovať, pretože ak je niečo dôležité, chcete sa uistiť, že vždy získate maximálnu úroveň účinnosti. Ak to však ešte nebolo definované, ako viete, že fungujete na plnú kapacitu a nemáte žiadny nerealizovaný potenciál?

Tento článok je o definovaní týchto príležitostí, implementácii systému a zabezpečení jeho fungovania.

Pochopenie najlepších metrík

Ktoré najdôležitejšie veci si vo svojom podnikaní neustále trénujete? Predaj? Výroba? Spokojnosť zákazníkov? Presnosť objednávky? Koľko minút trávi ten chlap vo výrobe každý deň v kúpeľni?

Existujú stovky, ak nie tisíce vecí, ktoré by sme mohli merať v akomkoľvek podnikaní. Ale iba niekoľko kliknutí na miesto, aby ste urobili rozdiel na ďalšej úrovni. Keď niečo považujete za dôležité, čo to vedie k úspechu alebo neúspechu?

Ako príklad si zoberme asi ten najbežnejší, predaj. Iste, môžete si nastaviť hlavný cieľ príjmov. Ale čo to poháňa? Môžete to rozdeliť na ľahko zrozumiteľnú matematiku, aby ste každý deň vedeli, či dosiahnete tento predajný cieľ?

Povedzme, že chcete dosiahnuť predajný cieľ 1 000 000 USD. Ak je vaša priemerná veľkosť objednávky 1 500 USD, môžete ju použiť na určenie ľahko čitateľného KPI.

1 000 000 USD/1 500 USD = 666,6 objednávok ročne. Zaokrúhlime to a nazvime to 667.

667/12 mesiacov = 55,58 objednávok mesačne. Zaokrúhlime to a nazvime to 56.

56/4 týždňov = 14 objednávok týždenne.

14/5 = 2,8 objednávky za deň. Zaokrúhlime to a nazvime to 3.

Preto, ak vaša firma uzavrie 3 objednávky denne s priemernou hodnotou predaja 1 500 USD, ľahko dosiahnete svoj cieľ príjmov 1 000 000 USD.

Pozrite sa späť na svoje včerajšie predajné úsilie. Uzavreli ste aspoň tri objednávky v hodnote 1 500 USD? Ak nie, aké zmeny robíte, aby ste dosiahli tento malý denný cieľ?

Ďalšie príklady

Samozrejme, to je jeden príklad. Kľúčovým ukazovateľom výkonu, na ktorom vám najviac záleží, môže byť čas výroby, vzdelanie zamestnancov, chybovosť alebo akékoľvek dôležité dátové body, ktoré ľahko signalizujú úspech alebo zlyhanie.

Viac ako čokoľvek iné chcete, aby vaše KPI boli relevantné. Sledovanie a meranie údajov nemá zmysel, ak s informáciami nič neurobíte. Keď už máte informácie, začnite ich používať ako signál na zmenu. Ako hovorí môj dobrý priateľ Mark Coudray: „Stať sa môžu len tri veci a dve z nich sú zlé. Veci sa zlepšia. Veci sa zhoršia. Alebo veci zostanú rovnaké."

Keď sa začnete hrabať v číslach KPI, môže vám to ukázať príležitosť na zlepšenie iných oblastí podnikania.

Príležitosti pred vami

Povedzme, že začnete merať prestoje vo výrobe. Toto je časť času počas pracovného dňa, ktorý nestrávite tlačou. Keď tlačíte, zarábate peniaze. Keď netlačíte, míňate peniaze. Prestoje môžu byť drahé, takže sledovanie je fantastickým KPI.

Kvôli novému záujmu o KPI prestojov sa váš tím začal zaoberať hlavnou príčinou prestojov vo výrobe. Väčšinou sa čaká na veci. Čaká sa na namiešanie atramentu. Čakanie na obrazovkách na prípravu. Čaká sa na sčítanie a zostavenie zásob. Čaká sa na schválenie manažéra na spustenie úlohy.

Matematika za ich hypotézou im dáva za pravdu a ukazuje, že viac ako 60 % prestojov obchodu na niečo čaká. Aby sme to napravili, tím už dnes začína s „vychytávaním“ všetkého potrebného pre zajtrajšiu výrobu. Vyžaduje si to určitú reorganizáciu, školenie a zmeny procesov, ale urobia to.

Vďaka tomuto úsiliu rastie produkcia, klesajú náklady a zvyšuje sa spokojnosť zamestnancov aj zákazníkov.

Pretože sa stali dve veci: niečo sa zmeralo a to viedlo k zmene. Vylepšenia boli potvrdené, pretože KPI preukázali, že myšlienka fungovala.

Aké KPI merať?

Stále si myslíte, že KPI sú nudné a strata času? Ak áno, som si istý, že vaša konkurencia bude spokojná.

Ak sa však chcete do toho ponoriť hlbšie, poďme preskúmať, ako určiť, ktoré KPI by ste mohli chcieť merať.

Najprv sa na to pozrime z dvoch uhlov pohľadu. Čo je pokazené alebo čo treba zlepšiť? A čo je dôležité a potrebné, aby ste mohli pokračovať v úspešnej práci? Metriky KPI môžete zostaviť na základe ktoréhokoľvek z týchto nápadov, ale pravdepodobne budú dôležité obe.

Najlepší spôsob, ako to urobiť, je zhromaždiť svoj tím a diskutovať. Za tie roky som sa naučil, že ak chcete poznať skutočnú realitu podnikania, musíte vyjsť zo svojej kancelárie a opýtať sa ľudí, ktorí túto prácu vykonávajú. Verte mi, majú svoj názor.

Keďže vaším cieľom je uľahčiť im prácu, zlepšiť váš produkt, znížiť náklady a zvýšiť zisky... je to hodnotná aktivita. Použite tabuľu alebo veľký stojan s podložkou. Premyslite si so svojím tímom dôležité metriky na meranie a analýzu a informácie o tom, čo do nich vstupuje.

Na konci cvičenia chcete uviesť dôležité body o podnikaní, vďaka ktorým je spoločnosť zdravá. "Ak tieto veci nefungujú správne, sme odsúdení na zánik."

A pre každý z nich určite, ako sa dá merať úspech. Čo a ako budete niečo merať a čo je úspešné číslo?

Definujte dôležité veci vo formáte OKR

Jedným jednoduchým spôsobom, ako definovať úspech, je uviesť každý dôležitý bod vo formáte OKR. OKR znamená „Cieľ, kľúčový výsledok“. Znamená to: "Toto chceme a tu je pozitívny výsledok toho, čo sa stalo."

Ak použijeme náš príklad predaja z predchádzajúceho obdobia, ak je cieľom dosiahnuť denný priemer troch predajov za deň s celkovým predajom aspoň 1 500 USD, potom sa dosiahne cieľový výnos vo výške 1 000 000 USD.

Ďalším krokom je zistiť, či dokážete pochopiť, čo prispieva k tomuto úspechu. Koľko denných ponúk musíte poslať, aby ste uzavreli tri predaje? Ak je priemerná hodnota objednávky 1 500 USD, aký typ zákazníka minie túto sumu? Uzatvárate väčší predaj odporúčaním alebo studeným volaním?

Tu začína skutočná práca. Uveďte svoje ciele, definujte, čo je dôležité, nastavte cieľové číslo KPI a merajte a testujte výsledky.

Nezabudnite, že musíte zapojiť svoj tím do všetkých aspektov tejto cesty. Koniec koncov, oni sú tí, ktorí si budú lámať chrbát a snažia sa to uskutočniť.

Implementácia KPI

Povedzme, že ste sa vy a váš tím stretli a vytvorili si svoj prvý súbor kľúčových ukazovateľov výkonu na použitie. Ďalším krokom je v skutočnosti implementácia kroku zberu údajov na meranie úspechu.

Chcete si to čo najviac uľahčiť. Ak môžete automatizovať zhromažďovanie údajov bez toho, aby túto prácu vykonávala osoba, je to najlepšie. To však nie je vždy možné. Ak bude člen tímu tráviť čas a úsilie sledovaním niečoho, uľahčite mu zhromažďovanie údajov. Zjednodušte veci, ako sa len dá, a dajte im nástroje, aby boli úspešní.

Mali by ste často absolvovať školenie a podporu, aby ste zabezpečili, že údaje sa zbierajú presne a včas. Moja skúsenosť bola taká, že ak má časový výkaz čísla, ktoré väčšinou končia 5 alebo 0, člen tímu si ich vymýšľa.

Vytváranie dobrých návykov je spôsob, akým sa tieto údaje zbierajú. Musí sa cítiť ako prirodzená súčasť procesu a vždy sa to stane bez zlyhania.

Záver

Všetci skúsení lídri v biznise vám povedia, že „nemôžete riadiť to, čo nemeriate“. Toto je 100% presné.

Nájdi si čas na zhromažďovanie, triedenie, vytváranie grafov a analyzovanie kľúčových údajových bodov pre vašu firmu je kritickým krokom k udržaniu zdravia a rastu vašej firmy.

Údaje o výkonnosti pomáhajú lídrovi robiť informované rozhodnutia. Inak len hádate.