Использование MIS для автоматизации производства и превращения доходов в прибыль

Информационная система управления (MIS) имеет решающее значение для современного печатного бизнеса, предоставляя данные для принятия управленческих решений и автоматизируя производственные этапы. Ключевыми факторами при выборе MIS являются выбор надежного поставщика, обеспечение того, что система может быть настроена в соответствии с потребностями Вашего бизнеса, а также оценка ее основных функций (оценка, управление заданиями) и дополнительных модулей (Web-to-Print). Настройте MIS в соответствии с потребностями Вашего бизнеса.

Мы уже давно прошли те времена, когда печать считалась ремесленной отраслью. В наши дни данные позволяют нам оптимизировать наши процессы и определяют как деловые, так и производственные решения. Поэтому умение управлять этими данными и интерпретировать их — ключ к успеху любого печатного бизнеса, и это справедливо как для самых маленьких мастерских по изготовлению вывесок, так и для крупных многопрофильных типографий.

Основная концепция информационной системы управления, или MIS, или даже программы управления ресурсами предприятия, или ERP, не ограничивается печатью, но есть несколько систем, разработанных специально для типографий, так что они являются хорошей отправной точкой. Большинство из них теперь охватывают все аспекты печати — от узкорулонной маркировки до широкоформатной графики, что отражает тот факт, что многие поставщики услуг печати теперь охватывают несколько секторов рынка.

Однако MIS различаются по сфере применения: некоторые из них предназначены в основном для организаций корпоративного уровня, имеющих несколько сайтов, возможно, в разных странах и способных работать с разными языками и валютами. Другие предназначены для малых и средних компаний, их внедрение обойдется дешевле, но при расширении бизнеса они могут не справиться с задачей.

Существует два основных аспекта MIS. Первый — это сбор данных о работе компании, а затем представление их в формате, помогающем принимать управленческие решения. Сюда может входить информация о производительности, чтобы увидеть, какие машины работают интенсивнее всего, и выявить узкие места и ненужные задержки. В равной степени она может включать и финансовую информацию о производстве, чтобы понять, стоит ли какое-то оборудование или продукция больше, чем приносит прибыли, или есть ли в бизнесе аспекты, которые съедают прибыль — например, высокие счета за электроэнергию — или области, которые приносят прибыль выше средней, и на них можно заработать.

Это неизбежно означает подключение MIS ко всем остальным системам, от RIP-серверов до бухгалтерских пакетов, в рамках всего бизнеса, чтобы она могла получать эти данные. Это, в свою очередь, означает, что внедрение MIS — а впоследствии, возможно, и ее замена — сложная задача, поэтому лучше не торопиться и тщательно выбирать между различными вариантами.

По этой причине первым фактором, на который следует обратить внимание, является сам поставщик. Система важна, но с поставщиком у Вас будут долгосрочные отношения, поэтому присмотритесь к истории компании, людям, работающим в ней, и общему отношению. Самое главное, убедитесь, что эти люди будут рядом с Вами, когда все рухнет и Вам действительно понадобится помощь.

Следующее, на что следует обратить внимание, — это то, насколько хорошо система представляет данные и насколько легко ее можно настроить. Нет двух одинаковых предприятий, поэтому важно убедиться, что приборная панель MIS предоставляет необходимую Вам информацию, а не заставляет Вас работать так, как удобно MIS. Эта информация обычно разбивается на ключевые показатели эффективности, или KPI, и должна включать такие пункты, как загрузка оборудования, оборот и оплата счетов — все то, что помогает превратить выручку в прибыль.

Второй аспект MIS — это ее способность автоматизировать многие этапы производства, начиная с приема заданий, их предварительной засветки и корректировки и заканчивая направлением их в нужную очередь печати. Это стало возможным благодаря тому, что MIS должна подключаться ко многим различным системам, создавая фактическую цепочку между тем, что в противном случае было бы отдельными системами, часто разработанными разными поставщиками. Для многих компаний такая автоматизация является основной причиной для инвестиций в MIS, поскольку она позволяет бизнесу выполнять большое количество низкомаржинальных работ и при этом получать прибыль.

Большинство MIS состоит из базы данных с рядом основных функций и дополнительных модулей, так что Вам придется покупать только те части, которые Вам нужны. Основной набор функций должен включать в себя приборную панель и ключевые показатели эффективности, а также оценку стоимости работ и управление билетами на выполнение работ. Это означает, что данные о клиенте нужно вводить только один раз — при запросе котировок или фактическом заказе — и затем их можно использовать во всех производственных системах, чтобы исключить вероятность ошибок при повторном вводе информации.

Другие дополнительные модули могут включать модуль web-to-print или модуль электронной коммерции, чтобы Вы могли автоматизировать отправку заданий. Другие типичные модули могут включать управление складскими запасами и управление взаимоотношениями с клиентами или CRM. Баланс между тем, что является основной функцией или дополнительным модулем, варьируется от одной MIS к другой. В некоторых случаях Вы можете обнаружить, что основной набор функций включает в себя расчет стоимости и даже веб-печать, но дополнительные модули предлагают более широкие функциональные возможности. Большинство современных MIS также предлагают мобильное приложение, чтобы сотрудники отдела продаж, работающие вне офиса, могли бронировать задания, а также проверять ход выполнения заданий клиентов.

Также все чаще предлагаются варианты облачных систем. Такие системы могут быть дешевле, поскольку нет физического сервера, который нужно обслуживать на месте. Безопасность в Интернете повысилась настолько, что это уже не является такой проблемой, как раньше, но такой подход зависит от наличия постоянного Интернет-соединения.

Ричард Эрли, управляющий компанией Recreative Signs, расположенной в Брайтоне, Великобритания, работает с облачной системой Clarity Go MIS. Он объясняет: «Скорость, с которой Вы можете составить коммерческое предложение для клиента, просто поражает воображение, особенно если Вы можете сделать это из любого места. Я могу провести встречу на объекте, провести обследование и, сидя в машине перед отъездом или в поезде на обратном пути, составить коммерческое предложение и отправить его клиенту, которого я только что покинул. Если бы не было Clarity Go, на такой ответ легко ушло бы 24 часа или больше».

В заключение хочу сказать, что MIS — это не просто выбор программного обеспечения; это буквально единственный инструмент, который будет управлять всеми остальными. Поэтому важно потратить некоторое время на то, чтобы тщательно обдумать, какие функции MIS Вам нужны, и сравнить различные доступные варианты. Самый важный совет — подстраивайте MIS под свой бизнес, а не наоборот.