Utiliza um MIS para automatizar a produção e transformar as receitas em lucros

Um Sistema de Informação de Gestão (MIS) é crucial para as empresas de impressão modernas, fornecendo dados para decisões de gestão e automatizando as etapas de produção. Os factores-chave na escolha de um MIS incluem a seleção de um fornecedor fiável, a garantia de que o sistema é personalizável de acordo com as necessidades da sua empresa e a avaliação das suas caraterísticas principais (orçamentação, gestão de trabalhos) e módulos opcionais (Web-to-Print). Personalizar o MIS em função da sua empresa.

Já lá vai o tempo em que a impressão era considerada uma indústria artesanal. Hoje em dia, os dados permitem-nos otimizar os nossos processos e determinam as decisões comerciais e de produção. Assim, a capacidade de gerir e interpretar esses dados é fundamental para o sucesso de qualquer empresa de impressão, e isto aplica-se tanto à mais pequena loja de sinalética como às grandes gráficas multidisciplinares.

O conceito básico por detrás de um sistema de informação de gestão ou MIS, ou mesmo de um Programa de Recursos Empresariais ou ERP, não se limita à impressão, mas existem vários sistemas que foram desenvolvidos especificamente para as empresas de impressão, pelo que constituem um bom ponto de partida. A maioria destes sistemas abrange agora todos os aspectos da impressão, desde a etiquetagem em banda estreita até aos gráficos de grande formato, reflectindo o facto de muitos fornecedores de serviços de impressão abrangerem agora vários sectores do mercado.

No entanto, os MIS variam no seu âmbito, sendo que alguns se destinam principalmente a organizações de nível empresarial com vários locais, possivelmente em diferentes países e capazes de lidar com diferentes línguas e moedas. Outros são concebidos para pequenas e médias empresas, cuja implementação é mais barata, mas que podem ter dificuldades em lidar com a expansão do negócio.

Um MIS tem dois aspectos principais. O primeiro consiste em recolher dados sobre o funcionamento da empresa e depois apresentá-los num formato que ajude a tomar decisões de gestão. Isto pode incluir informação sobre produtividade para ver que máquinas estão a trabalhar mais e para identificar estrangulamentos e atrasos desnecessários. Do mesmo modo, pode incluir informação sobre a produção financeira para ver se alguns equipamentos ou produtos estão a custar mais do que rendem, ou se há aspectos da empresa que estão a prejudicar os resultados – como contas de energia elevadas – ou áreas que estão a render acima da média e que poderiam ser capitalizadas.

Inevitavelmente, isto significa ligar o MIS a todos os outros sistemas, desde os servidores RIP aos pacotes de contabilidade, ao longo de toda a empresa, para que possa obter estes dados. Isto significa que a implementação de um SIG – e talvez mais tarde ter de o substituir – é uma tarefa complexa, pelo que é melhor levar o seu tempo e escolher cuidadosamente entre as diferentes opções.

Por este motivo, o primeiro fator a ter em conta é o próprio fornecedor. O sistema é importante, mas vais ter uma relação a longo prazo com o fornecedor, por isso analisa a história da empresa, as pessoas que lá trabalham e a atitude geral. Mais importante ainda, certifica-te de que essas pessoas vão estar lá para ti quando tudo se desmoronar e precisares mesmo de ajuda.

A próxima coisa a considerar é a forma como o sistema apresenta os dados e a facilidade com que estes podem ser personalizados. Não há duas empresas iguais, por isso é importante certificar-se de que o painel de controlo do MIS fornece a informação de que necessita e não o obriga a trabalhar da forma que convém ao MIS. Esta informação é normalmente dividida em indicadores-chave de desempenho, ou KPI, e deve incluir itens como a utilização das máquinas, o volume de negócios e o pagamento de facturas – tudo o que ajuda a transformar receitas em lucros.

O segundo aspeto de um MIS é a sua capacidade de automatizar muitas das etapas de produção em conjunto, desde a receção dos trabalhos, passando pelo preflighting e a correção, até ao seu encaminhamento para a fila de impressão correta. Este aspeto desenvolveu-se a partir do facto de um MIS ter de se ligar a muitos sistemas diferentes, criando uma cadeia de facto entre o que, de outra forma, seriam sistemas separados, muitas vezes desenvolvidos por diferentes fornecedores. Para muitas empresas, esta automatização é a principal razão para investir num MIS, uma vez que permite à empresa aceitar um grande número de trabalhos com margens reduzidas e, ainda assim, obter lucros.

A maioria dos SIG consiste numa base de dados com uma série de funcionalidades principais e módulos adicionais, de modo a que só tenha de comprar as partes de que necessita. O conjunto de funcionalidades principais deve incluir o painel de controlo e os indicadores-chave de desempenho, bem como a estimativa e a gestão dos pedidos de trabalho. Isto significa que os dados do cliente só têm de ser introduzidos uma vez, a partir de um pedido de orçamento ou de uma encomenda efectiva, e podem depois ser utilizados em todos os sistemas de produção para eliminar a possibilidade de erros decorrentes da reintrodução de informações.

Outros módulos opcionais podem incluir um módulo web-to-print ou de comércio eletrónico para que possas automatizar a apresentação de trabalhos. Outros módulos típicos podem incluir a gestão do inventário de existências e a gestão da relação com os clientes ou CRM. O equilíbrio entre o que é uma função principal e um módulo opcional varia de um MIS para outro. Nalguns casos, pode acontecer que o conjunto de caraterísticas principais inclua a orçamentação e até mesmo a impressão na Web, mas que os módulos opcionais ofereçam mais funcionalidades. A maioria dos MIS modernos também oferece uma aplicação móvel para que o pessoal de vendas que trabalha fora do escritório possa reservar trabalhos, bem como verificar o progresso dos trabalhos dos clientes.

Também é cada vez mais comum oferecer uma opção de nuvem. Estes sistemas podem ser mais baratos, uma vez que não existe um servidor físico para manter no local. A segurança online melhorou ao ponto de já não ser a preocupação de outrora, mas esta abordagem depende da existência de uma ligação constante à Internet.

Richard Earley, que dirige a Recreative Signs em Brighton, Reino Unido, tem trabalhado com o Clarity Go MIS baseado na nuvem. Explica: “A velocidade a que se pode obter um orçamento para um cliente é alucinante, especialmente porque se pode fazê-lo a partir de qualquer local. Posso realizar uma reunião no local, fazer o levantamento e, enquanto estou sentado no carro antes de partir ou no comboio de regresso, posso fazer o orçamento e enviá-lo ao cliente que acabei de deixar. Sem o Clarity Go, isto exigiria facilmente 24 horas ou mais para responder desta forma.”

Em conclusão, um SIG não é uma simples escolha de software; é literalmente a única ferramenta que irá governar todas as outras. Por isso, é importante dedicar algum tempo a pensar cuidadosamente sobre as caraterísticas de que necessita num SIG e comparar as diferentes opções disponíveis. O conselho mais importante é personalizar o SIG em função da sua empresa, e não o contrário.