Wykorzystanie systemu MIS do automatyzacji produkcji i przekształcenia przychodów w zyski

System informacji zarządczej (MIS) ma kluczowe znaczenie dla nowoczesnych firm poligraficznych, dostarczając danych do podejmowania decyzji zarządczych i automatyzując etapy produkcji. Kluczowe czynniki przy wyborze MIS obejmują wybór wiarygodnego dostawcy, upewnienie się, że system można dostosować do potrzeb biznesowych oraz ocenę jego podstawowych funkcji (szacowanie, zarządzanie zadaniami) i opcjonalnych modułów (Web-to-Print). Dostosowanie systemu MIS do potrzeb firmy.

Dawno minęły czasy, gdy druk był uważany za branżę rzemieślniczą. Obecnie dane pozwalają nam optymalizować nasze procesy i determinują zarówno decyzje biznesowe, jak i produkcyjne. Tak więc umiejętność zarządzania i interpretowania tych danych jest kluczem do sukcesu każdej firmy poligraficznej, i dotyczy to zarówno najmniejszych drukarni szyldów, jak i dużych drukarni wielobranżowych.

Podstawowa koncepcja stojąca za systemem informacji zarządczej (MIS), a nawet programem zasobów przedsiębiorstwa (ERP), nie ogranicza się do drukowania, ale istnieje kilka systemów, które zostały opracowane specjalnie dla drukarni, więc są one dobrym punktem wyjścia. Większość z nich obejmuje obecnie wszystkie aspekty drukowania, od etykietowania wąskich wstęg po grafikę wielkoformatową, co odzwierciedla fakt, że wielu dostawców usług druku obejmuje obecnie kilka sektorów rynku.

Systemy MIS różnią się jednak zakresem, a niektóre z nich są przeznaczone głównie dla organizacji na poziomie przedsiębiorstwa z wieloma lokalizacjami, być może w różnych krajach i zdolnych do obsługi różnych języków i walut. Inne są przeznaczone dla małych i średnich firm, które będą tańsze we wdrożeniu, ale mogą mieć trudności z radzeniem sobie, gdy firma się rozwija.

MIS ma dwa główne aspekty. Pierwszym z nich jest gromadzenie danych na temat funkcjonowania firmy, a następnie prezentowanie ich w formacie ułatwiającym podejmowanie decyzji zarządczych. Może to obejmować informacje o produktywności, aby zobaczyć, które maszyny pracują najciężej i zidentyfikować wąskie gardła i niepotrzebne opóźnienia. Może to również obejmować informacje finansowe dotyczące produkcji, aby sprawdzić, czy niektóre urządzenia lub produkty kosztują więcej niż zarabiają, lub czy istnieją aspekty działalności, które wpływają na wyniki finansowe – takie jak wysokie rachunki za energię – lub obszary, które zarabiają powyżej średniej i które można by wykorzystać.

Nieuchronnie oznacza to podłączenie systemu MIS do wszystkich innych systemów, od serwerów RIP po pakiety księgowe, w całej firmie, aby mógł on pobierać te dane. To z kolei oznacza, że wdrożenie systemu MIS – i być może późniejsza konieczność jego wymiany – jest złożonym zadaniem, więc najlepiej nie spieszyć się i ostrożnie wybierać między różnymi opcjami.

Z tego powodu pierwszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest sam dostawca. System jest ważny, ale zamierzasz nawiązać długoterminową relację z dostawcą, więc przyjrzyj się historii firmy, ludziom tam pracującym i ogólnemu nastawieniu. Co najważniejsze, upewnij się, że ci ludzie będą przy tobie, gdy wszystko się zawali i naprawdę będziesz potrzebować pomocy.

Kolejną rzeczą do rozważenia jest to, jak dobrze system prezentuje dane i jak łatwo można je dostosować. Nie ma dwóch takich samych firm, więc ważne jest, aby upewnić się, że pulpit nawigacyjny MIS dostarcza potrzebnych informacji, a nie zmusza do pracy w sposób, który odpowiada MIS. Informacje te są zwykle podzielone na kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i powinny obejmować takie elementy, jak wykorzystanie maszyn, obroty i płatności faktur – wszystko to, co pomaga przekształcić przychody w zyski.

Drugim aspektem systemu MIS jest jego zdolność do automatyzacji wielu etapów produkcji, od przyjmowania zadań, wstępnego naświetlania i poprawiania, a następnie kierowania ich do właściwej kolejki drukowania. Wynika to z faktu, że system MIS musi łączyć się z wieloma różnymi systemami, tworząc de facto łańcuch między tym, co w przeciwnym razie byłoby oddzielnymi systemami, często opracowanymi przez różnych dostawców. Dla wielu firm ta automatyzacja jest głównym powodem inwestowania w system MIS, ponieważ umożliwia firmie podejmowanie dużej liczby zadań o niskiej marży i nadal osiąganie zysków.

Większość systemów MIS składa się z bazy danych z szeregiem podstawowych funkcji oraz dodatkowych modułów, dzięki czemu wystarczy zakupić tylko te części, które są potrzebne. Podstawowy zestaw funkcji powinien obejmować pulpit nawigacyjny i kluczowe wskaźniki wydajności, a także szacowanie zadań i zarządzanie zadaniami. Oznacza to, że dane klienta muszą być wprowadzane tylko raz, z zapytania ofertowego lub faktycznego zamówienia, a następnie mogą być wykorzystywane w systemach produkcyjnych w celu wyeliminowania potencjalnych błędów wynikających z ponownego wprowadzania informacji.

Inne opcjonalne moduły mogą obejmować moduł web-to-print lub e-commerce, dzięki czemu można zautomatyzować przesyłanie zadań. Inne typowe moduły mogą obejmować zarządzanie zapasami magazynowymi i zarządzanie relacjami z klientami lub CRM. Równowaga między tym, co jest funkcją podstawową, a tym, co jest modułem opcjonalnym, będzie się różnić w zależności od systemu MIS. W niektórych przypadkach może się okazać, że podstawowy zestaw funkcji obejmuje szacowanie, a nawet niektóre funkcje web-to-print, ale opcjonalne moduły oferują więcej funkcji. Większość nowoczesnych systemów MIS oferuje również aplikację mobilną, dzięki której pracownicy sprzedaży działający poza biurem mogą rezerwować zlecenia, a także sprawdzać postępy w realizacji zleceń klientów.

Coraz powszechniejsze staje się również oferowanie opcji chmury. Systemy te mogą być tańsze, ponieważ nie ma fizycznego serwera do utrzymania na miejscu. Bezpieczeństwo online poprawiło się do tego stopnia, że nie jest już tak niepokojące jak kiedyś, ale to podejście zależy od stałego połączenia z Internetem.

Richard Earley, który prowadzi firmę Recreative Signs z siedzibą w Brighton w Wielkiej Brytanii, pracował z opartym na chmurze systemem Clarity Go MIS. Wyjaśnia: „Szybkość, z jaką można przygotować wycenę dla klienta, jest oszałamiająca, zwłaszcza że można to zrobić z dowolnego miejsca. Mogę odbyć spotkanie na miejscu, przeprowadzić ankietę i siedząc w samochodzie przed wyjazdem lub wracając pociągiem, mogę przygotować ofertę i wysłać ją do klienta, którego właśnie opuściłem. Bez Clarity Go odpowiedź w ten sposób zajęłaby 24 godziny lub więcej”.

Podsumowując, MIS nie jest prostym wyborem oprogramowania; jest to dosłownie jedno narzędzie, które będzie rządzić wszystkimi innymi. Dlatego ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na dokładne przemyślenie, jakich funkcji potrzebujesz od systemu MIS i porównać różne dostępne opcje. Najważniejszą radą jest dostosowanie systemu MIS do potrzeb firmy, a nie odwrotnie.