Een Management Informatie Systeem (MIS) is cruciaal voor moderne drukkerijen. Het levert gegevens voor managementbeslissingen en automatiseert productiestappen. Belangrijke factoren bij het kiezen van een MIS zijn het selecteren van een betrouwbare leverancier, ervoor zorgen dat het systeem kan worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf en het evalueren van de kernfuncties (calculatie, opdrachtbeheer) en optionele modules (Web-to-Print). Pas het MIS-systeem aan uw bedrijf aan.
De tijd dat drukwerk werd beschouwd als een ambachtelijke industrie ligt ver achter ons. Tegenwoordig stellen gegevens ons in staat onze processen te optimaliseren en zijn ze bepalend voor zowel zakelijke als productiebeslissingen. Het vermogen om die gegevens te beheren en te interpreteren is dus de sleutel tot het succes van elke drukkerij, en dit geldt zowel voor de kleinste signmakerij als voor grote multidisciplinaire drukkerijen.
Het basisconcept achter een managementinformatiesysteem of MIS, of zelfs een Enterprise Resource Program of ERP, is niet beperkt tot afdrukken, maar er zijn verschillende systemen die speciaal zijn ontwikkeld voor drukkers, dus deze vormen een goed startpunt. De meeste van deze systemen dekken nu alle aspecten van printen, van smalplaatetikettering tot grootformaat grafische afbeeldingen, wat het feit weerspiegelt dat veel printserviceproviders nu meerdere marktsectoren bestrijken.
De reikwijdte van MIS verschilt echter, waarbij sommige vooral gericht zijn op organisaties op bedrijfsniveau met meerdere vestigingen, mogelijk in verschillende landen en die met verschillende talen en valuta kunnen omgaan. Andere zijn ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven, die goedkoper te implementeren zijn, maar moeite kunnen hebben als het bedrijf uitbreidt.
Een MIS heeft twee hoofdaspecten. Het eerste is het verzamelen van gegevens over de werking van het bedrijf en die dan presenteren in een formaat dat helpt bij het nemen van managementbeslissingen. Dit kan productiviteitsinformatie zijn om te zien welke machines het hardst werken en om knelpunten en onnodige vertragingen te identificeren. Het kan ook gaan om financiële productie-informatie om te zien of bepaalde apparatuur of producten meer kosten dan ze opbrengen, of dat er aspecten van het bedrijf zijn die aan het resultaat knagen – zoals hoge energierekeningen – of gebieden die bovengemiddeld verdienen en waarop kan worden ingespeeld.
Dit betekent onvermijdelijk dat het MIS moet worden aangesloten op alle andere systemen in het bedrijf, van RIP-servers tot boekhoudpakketten, zodat het deze gegevens kan ophalen. Dat betekent weer dat het implementeren van een MIS – en later misschien het moeten vervangen van dat MIS – een complexe taak is, dus je kunt er het beste de tijd voor nemen en zorgvuldig kiezen tussen de verschillende opties.
Daarom is de eerste factor om rekening mee te houden de leverancier zelf. Het systeem is belangrijk, maar je gaat een langdurige relatie aan met de leverancier, dus kijk naar de geschiedenis van het bedrijf, de mensen die er werken en de algemene houding. Zorg er vooral voor dat die mensen er voor je zijn als alles is vastgelopen en je echt hulp nodig hebt.
Het volgende waar je naar moet kijken is hoe goed het systeem gegevens presenteert en hoe gemakkelijk deze kunnen worden aangepast. Geen twee bedrijven zijn hetzelfde, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het MIS-dashboard de informatie levert die je nodig hebt en je niet dwingt om te werken op de manier die bij het MIS past. Deze informatie wordt meestal onderverdeeld in belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) en moet items bevatten zoals machinegebruik, omzet en factuurbetalingen – allemaal zaken die helpen om inkomsten om te zetten in winst.
Het tweede aspect van een MIS is de mogelijkheid om veel van de productiestappen samen te automatiseren, van het binnenhalen van opdrachten, preflighting en correctie, tot het routeren naar de juiste afdrukwachtrij. Dit is een gevolg van het feit dat een MIS verbinding moet maken met veel verschillende systemen, waardoor een feitelijke keten ontstaat tussen wat anders afzonderlijke systemen zouden zijn, vaak ontwikkeld door verschillende leveranciers. Voor veel bedrijven is deze automatisering de belangrijkste reden om te investeren in een MIS, omdat het bedrijf hierdoor grote aantallen opdrachten met een lage marge kan aannemen en toch winst kan maken.
De meeste MIS bestaan uit een database met een aantal kernfuncties plus aanvullende modules, zodat je alleen de onderdelen hoeft te kopen die je nodig hebt. De kernfuncties moeten het dashboard en de belangrijkste prestatie-indicatoren omvatten, evenals het schatten van opdrachten en het beheren van opdrachttickets. Dit betekent dat klantgegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd, vanaf een offerteaanvraag of daadwerkelijke order, en vervolgens in alle productiesystemen kunnen worden gebruikt om de kans op fouten door het opnieuw invoeren van informatie te elimineren.
Andere optionele modules kunnen een web-to-print- of e-commercemodule zijn, zodat je het indienen van opdrachten kunt automatiseren. Andere typische modules zijn voorraadbeheer en klantenbeheer of CRM. De balans tussen wat een kernfunctie en wat een optionele module is, varieert van het ene MIS tot het andere. In sommige gevallen is de kernfunctie inclusief calculatie en zelfs web-to-print, maar bieden optionele modules meer functionaliteit. De meeste moderne MIS-systemen bieden ook een mobiele app zodat verkopers die buiten kantoor werken opdrachten kunnen boeken en de voortgang van opdrachten van klanten kunnen controleren.
Het wordt ook steeds gebruikelijker om een cloudoptie aan te bieden. Deze systemen kunnen goedkoper zijn omdat er geen fysieke server op locatie hoeft te worden onderhouden. De online beveiliging is zodanig verbeterd dat dit niet langer de zorg is die het ooit was, maar deze aanpak is wel afhankelijk van een constante internetverbinding.
Richard Earley, die Recreative Signs in Brighton (Verenigd Koninkrijk) runt, heeft gewerkt met het cloudgebaseerde Clarity Go MIS. Hij legt uit: “De snelheid waarmee je een offerte voor een klant kunt maken is verbluffend, vooral omdat je dat vanaf elke locatie kunt doen. Ik kan een vergadering op locatie houden, een onderzoek doen en terwijl ik in de auto zit voordat ik wegga of in de trein terugkom, kan ik de offerte maken en naar de klant sturen die ik net heb verlaten. Zonder Clarity Go zou het gemakkelijk 24 uur of meer duren om op deze manier te reageren.”
Kortom, een MIS is geen eenvoudige softwarekeuze; het is letterlijk het ene hulpmiddel dat alle andere zal overheersen. Het is dus belangrijk om goed na te denken over welke functies je nodig hebt in een MIS en de verschillende beschikbare opties te vergelijken. Het belangrijkste advies is om het MIS aan te passen aan je bedrijf en niet andersom.
Met meer dan 30 jaar ervaring biedt FESPA World de nieuwste functies, nieuws uit de sector, blogs, persberichten en podcasts die relevant zijn voor de drukwerkgemeenschap. De inhoud beslaat een breed scala aan sectoren, waaronder zeefdrukken, digitaal printen, textielprinten en meer en wordt eenmaal per maand verzonden.