उत्पादनलाई स्वचालित गर्न र राजस्वलाई नाफामा परिणत गर्न MIS प्रयोग गर्दै

आधुनिक प्रिन्ट व्यवसायहरूको लागि व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) महत्त्वपूर्ण छ, जसले व्यवस्थापन निर्णयहरूको लागि डेटा प्रदान गर्दछ र उत्पादन चरणहरू स्वचालित गर्दछ। MIS छनौट गर्दा प्रमुख कारकहरूमा भरपर्दो आपूर्तिकर्ता छनौट गर्नु, प्रणाली तपाईंको व्यवसायको आवश्यकता अनुसार अनुकूलन योग्य छ भनी सुनिश्चित गर्नु, र यसको मुख्य सुविधाहरू (अनुमान, कार्य व्यवस्थापन) र वैकल्पिक मोड्युलहरू (वेब-टु-प्रिन्ट) को मूल्याङ्कन गर्नु समावेश छ। आफ्नो व्यवसाय वरिपरि MIS अनुकूलित गर्नुहोस्।

हामीले ती दिनहरू धेरै अगाडि बढिसकेका छौं जब छापाखानालाई शिल्प उद्योग मानिन्थ्यो। आजकल डेटाले हामीलाई हाम्रा प्रक्रियाहरूलाई अनुकूलन गर्न र व्यवसाय र उत्पादन दुवै निर्णयहरू निर्धारण गर्न अनुमति दिन्छ। त्यसैले त्यो डेटा व्यवस्थापन र व्याख्या गर्ने क्षमता कुनै पनि छापाखाना व्यवसायको सफलताको लागि महत्वपूर्ण हुन्छ, र यो सबैभन्दा सानो साइन बनाउने पसलदेखि ठूला बहु-अनुशासन प्रिन्टरहरूको लागि पनि सत्य हो।

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली वा MIS, वा इन्टरप्राइज रिसोर्स प्रोग्राम वा ERP पछाडिको आधारभूत अवधारणा मुद्रणमा मात्र सीमित छैन तर प्रिन्टरहरूको लागि विशेष रूपमा विकसित गरिएका धेरै प्रणालीहरू छन् त्यसैले यी राम्रो सुरुवात बिन्दु हुन्। यी मध्ये धेरैले अब साँघुरो वेब लेबलिङदेखि फराकिलो ढाँचा ग्राफिक्ससम्म मुद्रणका सबै पक्षहरूलाई समेट्नेछन्, जसले गर्दा धेरै मुद्रण सेवा प्रदायकहरूले अब धेरै बजार क्षेत्रहरू समेट्छन् भन्ने तथ्यलाई प्रतिबिम्बित गर्दछ।

यद्यपि, MIS आफ्नो दायरामा फरक-फरक हुन्छन्, केही मुख्यतया धेरै साइटहरू भएका उद्यम-स्तरका संस्थाहरूलाई लक्षित गरेर बनाइएका हुन्छन्, सम्भवतः विभिन्न देशहरूमा र फरक भाषा र मुद्राहरू ह्यान्डल गर्न सक्षम हुन्छन्। अरूहरू सानादेखि मध्यम आकारका कम्पनीहरूको लागि डिजाइन गरिएका छन्, जुन कार्यान्वयन गर्न सस्तो हुनेछ तर व्यवसाय विस्तार भएमा सामना गर्न संघर्ष गर्न सक्छ।

MIS का दुई मुख्य पक्षहरू छन्। पहिलो भनेको कम्पनीको सञ्चालनको बारेमा डेटा सङ्कलन गर्नु र त्यसपछि व्यवस्थापन निर्णयहरू गर्न मद्दत गर्न ढाँचामा प्रस्तुत गर्नु हो। यसमा कुन मेसिनहरूले सबैभन्दा कडा परिश्रम गरिरहेका छन् भनेर हेर्न र अवरोधहरू र अनावश्यक ढिलाइहरू पहिचान गर्न उत्पादकता जानकारी समावेश हुन सक्छ। त्यस्तै गरी यसमा वित्तीय उत्पादन जानकारी समावेश हुन सक्छ कि केही उपकरण वा उत्पादनहरूले कमाइभन्दा बढी लागत गरिरहेका छन् कि छैनन्, वा व्यवसायका केही पक्षहरू छन् कि छैनन् जसले तल्लो रेखामा खाइरहेका छन् – जस्तै उच्च ऊर्जा बिलहरू – वा औसतभन्दा बढी कमाइ गरिरहेका क्षेत्रहरू जसलाई पूँजीकृत गर्न सकिन्छ।

अनिवार्य रूपमा यसको अर्थ MIS लाई अन्य सबै प्रणालीहरूमा जडान गर्नु हो, RIP सर्भरहरूदेखि लेखा प्याकेजहरूसम्म, व्यवसाय मार्फत ताकि यसले यो डेटा तान्न सकोस्। यसको अर्थ MIS कार्यान्वयन गर्नु – र सायद पछि त्यो MIS लाई प्रतिस्थापन गर्नु – एक जटिल कार्य हो त्यसैले आफ्नो समय लिनु र विभिन्न विकल्पहरू बीच सावधानीपूर्वक छनौट गर्नु उत्तम हुन्छ।

यस कारणले गर्दा, ध्यानमा राख्नु पर्ने पहिलो कारक भनेको आपूर्तिकर्ता आफैं हो। प्रणाली महत्त्वपूर्ण छ तर तपाईंको आपूर्तिकर्तासँग दीर्घकालीन सम्बन्ध हुनेछ त्यसैले कम्पनीको इतिहास, त्यहाँ काम गर्ने मानिसहरू र समग्र मनोवृत्ति हेर्नुहोस्। सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा, सबै कुरा बिग्रिएको बेला र तपाईंलाई वास्तवमै मद्दत चाहिएको बेला ती मानिसहरू तपाईंको लागि त्यहाँ हुनेछन् भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्।

विचार गर्नुपर्ने अर्को कुरा भनेको प्रणालीले डेटा कति राम्रोसँग प्रस्तुत गर्छ र यसलाई कति सजिलै अनुकूलित गर्न सकिन्छ भन्ने हो। कुनै पनि दुई व्यवसायहरू एकै हुँदैनन्, त्यसैले MIS ड्यासबोर्डले तपाईंलाई आवश्यक जानकारी प्रदान गरिरहेको छ र MIS लाई उपयुक्त हुने तरिकाले काम गर्न बाध्य पारिरहेको छैन भन्ने कुरा सुनिश्चित गर्नु महत्त्वपूर्ण छ। यो जानकारी सामान्यतया प्रमुख कार्यसम्पादन सूचकहरू, वा KPI मा विभाजित हुन्छ, र मेसिनको उपयोग, कारोबार र इनभ्वाइस भुक्तानी जस्ता वस्तुहरू समावेश गर्नुपर्छ – राजस्वलाई नाफामा परिणत गर्न मद्दत गर्ने सबै चीजहरू।

MIS को दोस्रो पक्ष भनेको काम लिने, पूर्व-उडान गर्ने र सुधार गर्ने, र त्यसपछि तिनीहरूलाई सही प्रिन्ट क्युमा रुट गर्ने जस्ता धेरै उत्पादन चरणहरूलाई एकसाथ स्वचालित गर्ने क्षमता हो। यो यस तथ्यबाट विकसित भएको हो कि MIS ले धेरै फरक प्रणालीहरूसँग जडान गर्नुपर्छ जसले गर्दा अन्यथा फरक प्रणालीहरू बीचको वास्तविक श्रृंखला सिर्जना हुन्छ, जुन प्रायः फरक विक्रेताहरूद्वारा विकसित गरिन्छ। धेरै कम्पनीहरूको लागि, यो स्वचालन MIS मा लगानी गर्नुको मुख्य कारण हो किनभने यसले व्यवसायलाई ठूलो संख्यामा कम मार्जिन कामहरू लिन र अझै पनि नाफा कमाउन सक्षम बनाउँछ।

धेरैजसो MIS मा धेरै मुख्य सुविधाहरू र थप मोड्युलहरू भएको डाटाबेस हुन्छ जसले गर्दा तपाईंले आवश्यक पर्ने भागहरू मात्र किन्नुपर्ने हुन्छ। मुख्य सुविधा सेटमा ड्यासबोर्ड र प्रमुख कार्यसम्पादन सूचकहरू, साथै काम अनुमान र काम टिकटहरू व्यवस्थापन समावेश हुनुपर्छ। यसको मतलब ग्राहक डेटा केवल एक पटक मात्र प्रविष्ट गर्नुपर्छ, उद्धरणको लागि अनुरोध वा वास्तविक अर्डरबाट, र त्यसपछि जानकारी पुन: की गर्दा त्रुटिहरूको सम्भावना हटाउन उत्पादन प्रणालीहरूमा प्रयोग गर्न सकिन्छ।

अन्य वैकल्पिक मोड्युलहरूमा वेब-टु-प्रिन्ट वा ई-कमर्स मोड्युल समावेश हुन सक्छ ताकि तपाईंले काम पेश गर्ने कार्य स्वचालित गर्न सक्नुहुन्छ। अन्य विशिष्ट मोड्युलहरूमा स्टक इन्भेन्टरी व्यवस्थापन र ग्राहक सम्बन्ध व्यवस्थापन वा CRM समावेश हुन सक्छ। कोर प्रकार्य वा वैकल्पिक मोड्युल के हो बीचको सन्तुलन एक MIS देखि अर्को MIS मा फरक हुनेछ। केही अवस्थामा तपाईंले पाउन सक्नुहुन्छ कि कोर सुविधा सेटमा अनुमान र केही वेब-टु-प्रिन्ट पनि समावेश छ तर त्यो वैकल्पिक मोड्युलहरूले थप कार्यक्षमता प्रदान गर्दछ। धेरैजसो आधुनिक MIS ले मोबाइल एप पनि प्रदान गर्नेछ ताकि कार्यालय बाहिर बिक्री कर्मचारी सञ्चालनले काम बुक गर्न सकून्, साथै ग्राहक कामहरूको प्रगति जाँच गर्न सकून्।

क्लाउड विकल्प प्रदान गर्नु पनि बढ्दो रूपमा सामान्य हुँदै गइरहेको छ। साइटमा मर्मत गर्न कुनै भौतिक सर्भर नभएकोले यी प्रणालीहरू सस्तो हुन सक्छन्। अनलाइन सुरक्षा यति सुधार भएको छ कि यो अब पहिले जस्तो चिन्ताको विषय रहेन तर यो दृष्टिकोण निरन्तर इन्टरनेट जडानमा निर्भर गर्दछ।

बेलायतको ब्राइटनमा आधारित रिक्रिएटिभ साइन्स चलाउने रिचर्ड अर्लीले क्लाउड-आधारित क्ल्यारिटी गो एमआईएससँग काम गरिरहेका छन्। उनी बताउँछन्: “ग्राहकको लागि तपाईंले उद्धरण उठाउन सक्ने गति अचम्मलाग्दो छ, विशेष गरी जब तपाईं यो कुनै पनि स्थानबाट गर्न सक्नुहुन्छ। म साइट बैठक गर्न सक्छु, सर्वेक्षण गर्न सक्छु, र रेलबाट निस्कनु अघि वा रेलमा फर्कनु अघि कारमा बस्दा, म उद्धरण उठाउन सक्छु र मैले भर्खरै छोडेको ग्राहकलाई पठाउन सक्छु। क्ल्यारिटी गो बिना, यसरी प्रतिक्रिया दिन २४ घण्टा वा सोभन्दा बढी समय लाग्न सक्छ।”

निष्कर्षमा, MIS एउटा साधारण सफ्टवेयर छनौट होइन; यो शाब्दिक रूपमा एउटा उपकरण हो जसले अरू सबैलाई शासन गर्नेछ। त्यसैले MIS बाट तपाईंलाई कुन सुविधाहरू चाहिन्छ भन्ने बारे ध्यानपूर्वक सोच्न र उपलब्ध विभिन्न विकल्पहरूको तुलना गर्न केही समय निकाल्नु महत्त्वपूर्ण छ। सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण सल्लाह भनेको आफ्नो व्यवसाय वरिपरि MIS अनुकूलित गर्नु हो, न कि अर्को तरिकाले।