MIS를 사용하여 생산을 자동화하고 수익을 수익으로 전환하기

경영 정보 시스템(MIS)은 경영 의사 결정을 위한 데이터를 제공하고 생산 단계를 자동화하는 현대 인쇄 비즈니스에 매우 중요합니다. MIS를 선택할 때 중요한 요소로는 신뢰할 수 있는 공급업체를 선택하고, 비즈니스 요구에 맞게 시스템을 사용자 지정할 수 있는지 확인하고, 핵심 기능(견적, 작업 관리)과 옵션 모듈(웹투프린트)을 평가하는 것이 있습니다. 비즈니스에 맞게 MIS를 사용자 지정하세요.

인쇄가 수공업으로 여겨지던 시대는 이미 오래 전에 지나갔습니다. 오늘날에는 데이터를 통해 프로세스를 최적화하고 비즈니스 및 생산 결정을 내릴 수 있습니다. 따라서 데이터를 관리하고 해석하는 능력은 모든 인쇄 비즈니스 성공의 핵심이며, 이는 소규모 간판 제작소부터 대형 다분야 인쇄업체까지 마찬가지입니다.

경영 정보 시스템 또는 MIS, 심지어 전사적 자원 관리 프로그램 또는 ERP의 기본 개념은 인쇄에만 국한되지 않지만 프린터용으로 특별히 개발된 몇 가지 시스템이 있으므로 이러한 시스템이 좋은 출발점이 될 수 있습니다. 이들 중 대부분은 좁은 웹 라벨링부터 와이드 포맷 그래픽까지 인쇄의 모든 측면을 다루며, 이는 현재 많은 인쇄 서비스 제공업체가 여러 시장 분야를 다루고 있다는 사실을 반영합니다.

그러나 MIS는 그 범위가 다양하며, 일부는 주로 여러 국가에 걸쳐 여러 사이트를 보유하고 다양한 언어와 통화를 처리할 수 있는 엔터프라이즈급 조직을 대상으로 합니다. 중소기업을 위해 설계된 제품도 있는데, 구현 비용은 저렴하지만 비즈니스가 확장될 경우 대응에 어려움을 겪을 수 있습니다.

MIS에는 크게 두 가지 측면이 있습니다. 첫 번째는 회사 운영에 관한 데이터를 수집한 다음 이를 경영 의사 결정에 도움이 되는 형식으로 제시하는 것입니다. 여기에는 어떤 기계가 가장 열심히 작동하는지 확인하고 병목 현상과 불필요한 지연을 파악하기 위한 생산성 정보가 포함될 수 있습니다. 마찬가지로 재무 생산 정보에는 일부 장비나 제품이 수익보다 비용이 더 많이 드는지, 높은 에너지 비용과 같이 비즈니스의 수익을 갉아먹는 측면이 있는지, 또는 평균 이상의 수익을 내고 있어 이를 활용할 수 있는 영역이 있는지 확인할 수 있는 재무 생산 정보도 포함될 수 있습니다.

이는 필연적으로 이 데이터를 가져올 수 있도록 RIP 서버에서 회계 패키지에 이르는 다른 모든 시스템에 MIS를 연결해야 한다는 것을 의미합니다. 즉, MIS를 구현하고 나중에 해당 MIS를 교체해야 할 수도 있는 복잡한 작업이므로 시간을 두고 다양한 옵션 중에서 신중하게 선택하는 것이 가장 좋습니다.

따라서 가장 먼저 고려해야 할 요소는 공급업체 자체입니다. 시스템도 중요하지만 공급업체와 장기적인 관계를 맺게 될 것이므로 회사의 연혁, 그곳에서 일하는 사람들, 전반적인 태도를 살펴보세요. 가장 중요한 것은 모든 것이 잘못되어 도움이 필요할 때 그 사람들이 여러분을 도와줄 수 있는지 확인하는 것입니다.

다음으로 고려해야 할 사항은 시스템이 데이터를 얼마나 잘 표시하고 얼마나 쉽게 사용자 지정할 수 있는지입니다. 모든 비즈니스가 동일하지 않으므로 MIS 대시보드가 필요한 정보를 제공하는지 확인하고, MIS에 맞는 방식으로 작업하도록 강요하지 않는 것이 중요합니다. 이러한 정보는 일반적으로 핵심 성과 지표(KPI)로 분류되며, 기계 사용률, 매출, 송장 결제 등 매출을 수익으로 전환하는 데 도움이 되는 모든 항목이 포함되어야 합니다.

MIS의 두 번째 측면은 작업 접수, 사전 비행 및 수정, 올바른 인쇄 대기열로 라우팅하는 등 많은 생산 단계를 함께 자동화하는 기능입니다. 이는 MIS가 다양한 시스템에 연결되어야 하기 때문에 서로 다른 공급업체에서 개발한 개별 시스템 간에 사실상의 체인이 형성된다는 사실에서 발전했습니다. 많은 기업에서 이러한 자동화를 통해 저마진 작업을 대량으로 처리하면서도 수익을 창출할 수 있기 때문에 MIS에 투자하는 주된 이유가 됩니다.

대부분의 MIS는 여러 핵심 기능과 추가 모듈이 포함된 데이터베이스로 구성되어 있으므로 필요한 부분만 구매하면 됩니다. 핵심 기능에는 대시보드와 핵심 성과 지표, 작업 견적 및 작업 티켓 관리 기능이 포함되어야 합니다. 즉, 견적 요청이나 실제 주문에서 고객 데이터를 한 번만 입력하면 생산 시스템 전체에서 사용할 수 있으므로 정보 재입력으로 인한 오류 가능성을 없앨 수 있습니다.

다른 옵션 모듈에는 작업 제출을 자동화할 수 있는 웹-투-프린트 또는 전자상거래 모듈이 포함될 수 있습니다. 기타 일반적인 모듈에는 재고 관리, 고객 관계 관리 또는 CRM이 포함될 수 있습니다. 핵심 기능과 선택적 모듈 간의 균형은 MIS마다 다릅니다. 어떤 경우에는 핵심 기능 세트에 견적과 일부 웹 투 프린트가 포함되어 있지만 옵션 모듈이 더 많은 기능을 제공하는 경우도 있습니다. 대부분의 최신 MIS는 모바일 앱도 제공하므로 사무실 밖에서 일하는 영업 직원이 작업을 예약하고 고객 작업의 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

또한 클라우드 옵션을 제공하는 것이 점점 더 보편화되고 있습니다. 이러한 시스템은 현장에서 유지 관리할 물리적 서버가 없기 때문에 더 저렴할 수 있습니다. 온라인 보안은 예전보다 더 이상 걱정할 필요가 없을 정도로 개선되었지만 이러한 접근 방식은 지속적인 인터넷 연결에 의존합니다.

영국 브라이튼에 본사를 둔 리크리에이티브 사인즈를 운영하는 리처드 얼리는 클라우드 기반 Clarity Go MIS를 사용하고 있습니다. 그는 이렇게 설명합니다: “고객에 대한 견적을 올리는 속도가 놀라울 정도로 빠르며, 특히 어느 위치에서든 견적을 올릴 수 있습니다. 현장 미팅을 하고 설문조사를 하고, 출발하기 전이나 돌아오는 기차 안에서 차에 앉아 견적을 작성하여 방금 떠난 고객에게 보낼 수 있습니다. 클래러티 고가 없었다면 이런 식으로 응답하려면 24시간 이상 걸렸을 것입니다.”

결론적으로, MIS는 단순한 소프트웨어 선택이 아니라 말 그대로 다른 모든 것을 지배하는 하나의 도구입니다. 따라서 시간을 들여 MIS에서 어떤 기능이 필요한지 신중하게 생각하고 사용 가능한 다양한 옵션을 비교하는 것이 중요합니다. 가장 중요한 조언은 MIS를 비즈니스에 맞게 커스터마이징하는 것이지, 그 반대가 되어서는 안 된다는 것입니다.