MISを使って生産を自動化し、収益を利益に変える

経営情報システム（MIS）は、経営判断のためのデータを提供し、生産ステップを自動化する、現代の印刷ビジネスにとって極めて重要です。MISを選択する際の重要な要素には、信頼できるサプライヤーを選択すること、ビジネスニーズに合わせてシステムをカスタマイズできることを確認すること、コア機能（見積もり、ジョブ管理）とオプションモジュール（Web-to-Print）を評価することなどがあります。貴社のビジネスに合わせてMISをカスタマイズする

印刷が手工業と考えられていた時代はとうに過ぎ去った。今日では、データによってプロセスを最適化し、ビジネスと生産の両方の意思決定を行うことができます。そのため、データを管理し解釈する能力は、あらゆる印刷ビジネスの成功の鍵であり、これは小規模な看板屋から大規模な複合印刷会社まで同じです。

経営情報システム（MIS）、あるいは企業資源プログラム（ERP）の基本的なコンセプトは印刷に限定されるものではないが、印刷業者向けに特別に開発されたシステムがいくつかあるため、これらは良い出発点となる。これらのほとんどは現在、ナローウェブラベリングからワイドフォーマットグラフィックまで印刷のあらゆる側面をカバーしており、多くの印刷サービスプロバイダーが現在複数の市場セクターをカバーしているという事実を反映している。

しかし、MISの対象範囲はさまざまで、複数の拠点、場合によっては異なる国にまたがり、異なる言語や通貨を扱うことができる企業レベルの組織を主な対象としているものもある。また、中小企業向けに設計されたものもあり、導入コストは安いが、事業が拡大した場合に対応に苦慮する可能性がある。

MISには主に2つの側面がある。一つ目は、会社の経営に関するデータを収集し、それを経営上の意思決定に役立つ形式で提示することである。これには、どの機械が最もよく働いているか、ボトルネックや不必要な遅れを特定するための生産性情報が含まれる。また、一部の設備や製品が収益よりもコストが高いかどうか、あるいは、エネルギー代が高いなど、収益を圧迫している部分があるかどうか、あるいは、平均を上回る収益を上げている部分があり、それを活用できる可能性があるかどうかを確認するための財務生産情報も含まれる。

これは必然的に、MISをRIPサーバーから会計パッケージまで、他のすべてのシステムに接続し、データを取り込めるようにすることを意味する。つまり、MISの導入は複雑な作業であり、後にMISを交換しなければならない可能性もある。

そのため、まず考慮すべきはサプライヤーそのものである。システムも重要ですが、サプライヤーと長期的な関係を持つことになるので、会社の歴史、そこで働く人々、全体的な態度を見てください。最も重要なのは、すべてがクラッシュし、本当に助けが必要になったときに、その人たちがあなたのそばにいてくれるかどうかを確認することです。

次に考慮すべきことは、システムがデータをどの程度うまく表示するか、また、それをどの程度簡単にカスタマイズできるかということである。2つとして同じビジネスはないため、MISダッシュボードが必要な情報を提供し、MISに適した方法で作業することを強要していないことを確認することが重要である。この情報は通常、主要業績評価指標（KPI）に分類され、機械の稼働率、売上高、請求書の支払い状況など、収益を利益につなげるためのあらゆる項目が含まれる。

MISの第二の側面は、ジョブの取り込みから、プリフライトと修正、そして適切な印刷キューへのルーティングまで、多くの生産ステップを一緒に自動化する能力である。これは、MISが多くの異なるシステムに接続しなければならないという事実から発展したもので、そうでなければ別々のシステムであり、多くの場合、異なるベンダーによって開発されたシステム間の事実上のチェーンを作り出している。多くの企業にとって、この自動化はMISに投資する主な理由であり、これによって利益率の低い仕事を大量に引き受けても利益を上げることができるようになるからである。

ほとんどのMISは、多くのコア機能と追加モジュールを備えたデータベースで構成されているため、必要な部分のみを購入すればよい。コア機能には、ダッシュボードや主要業績評価指標、見積もりやジョブチケットの管理などが含まれる。これにより、顧客データは見積依頼や実際の注文から一度だけ入力すればよくなり、その後、生産システム全体で使用できるため、情報の再入力によるエラーの可能性を排除することができる。

その他のオプションモジュールには、ジョブ送信を自動化するためのWeb-to-printモジュールやeコマースモジュールなどがあります。その他の代表的なモジュールには、在庫管理や顧客関係管理（CRM）などがあります。コア機能とオプションモジュールのバランスは、MISによって異なります。場合によっては、コア機能セットには見積もりやウェブ印刷も含まれるが、オプションモジュールの方がより多くの機能を提供するということもある。また、最近のMISのほとんどはモバイルアプリを提供しており、社外で営業スタッフが仕事を予約したり、顧客の仕事の進捗状況を確認したりできるようになっています。

また、クラウドオプションを提供することも一般的になってきている。これらのシステムは、オンサイトで維持する物理的なサーバーがないため、より安価になります。オンライン・セキュリティも向上し、かつてのような心配はなくなったが、この方法は常時インターネットに接続できる環境に依存する。

英国ブライトンでRecreative Signsを経営するRichard Earley氏は、クラウドベースのClarity Go MISを使用しています。同氏は次のように説明します：「顧客に対して見積もりを作成するスピードには驚かされます。現地でミーティングを行い、調査を行い、出発前の車の中や帰りの電車の中で見積書を作成し、出発したばかりのクライアントに送信することができます。Clarity Goがなければ、このような対応に24時間以上かかっていたでしょう。

結論として、MISは単純なソフトウェアの選択ではなく、文字通り、他のすべてを支配する1つのツールである。そのため、MISにどのような機能が必要かをじっくり考え、利用可能なさまざまなオプションを比較することが重要である。最も重要なアドバイスは、MISを御社のビジネスに合わせてカスタマイズすることです。