Quali sono gli indicatori chiave di prestazione all'interno di un'azienda di stampa?

Nessan Cleary condivide vari indicatori chiave di prestazione fondamentali per gestire un'attività di stampa di successo. Questi KPI possono essere monitorati su base giornaliera, settimanale o mensile. Tenendo traccia di questi KPIS la tua azienda può generare profitti più elevati.

Ogni azienda, comprese quelle che forniscono servizi di stampa di grande formato, esiste per realizzare profitti. In teoria è possibile verificare lo stato di salute di un'impresa attraverso il suo bilancio. Ma per gestire un'attività di stampa di successo non bastano solo i numeri. Pertanto ha senso identificare una serie di indicatori chiave di prestazione o KPI che è possibile monitorare nel tempo per garantire che l'azienda sia sana, sia su base giornaliera, settimanale o mensile. Ancora più importante, puoi utilizzare questi KPI per eliminare i problemi e aumentare i profitti.

Tuttavia, non esiste un'attività di stampa standard poiché ciascuna offre un diverso mix di servizi e una diversa proposta di valore ai clienti. Quindi la chiave di questo approccio è scegliere il KPI giusto che corrisponda agli obiettivi della tua attività. Si tratta probabilmente di un mix di informazioni finanziarie, produttive e logistiche. Un MIS decente dovrebbe aiutare con la maggior parte di questi problemi, ma potresti scoprire di aver bisogno di altre fonti per approfondire alcune aree come i problemi con le apparecchiature di produzione o con la contabilità o l'adempimento. Detto questo, non scegliere troppi KPI o affogherai nei dati.

Saldi

I due fattori principali di ogni attività sono l’aumento dei ricavi e la riduzione dei costi. Quindi il primo KPI da considerare sono le vendite e un buon punto di partenza è il costo medio di acquisizione di nuovi clienti. Ogni azienda avrà alcuni clienti più esigenti di altri. Pertanto è utile tenere traccia di quanto ti costa ciascun cliente, sia in termini di chiusura di ogni vendita che del grado di gestione del cliente richiesto durante tutti gli ordini, compreso il tempo impiegato a risolvere i problemi con i file, e quindi confrontare questo con i ricavi derivanti da tali clienti. Ciò potrebbe indicare che alcuni clienti rappresentano semplicemente più problemi di quanto valgano, ma allo stesso tempo può indicare quelli da cui vale la pena prendersi di più, nonché tendenze in crescita in particolari applicazioni.

Didascalia: Oltre alle stampanti, come questa P5 350HSR, Durst vende anche un servizio di analisi che funziona con le sue stampanti e i flussi di lavoro per aiutare i clienti a capire come vengono utilizzate le loro macchine. ©Nessan Cleary

È utile vedere da dove provengono queste vendite, ad esempio da un sistema web-to-print, da una campagna di marketing o da post sui social media. Ciò può aiutare a determinare il modo migliore per spendere i soldi in marketing o per smettere di sprecare risorse in campagne che non funzionano.

Denunce, contestazioni

È anche una buona idea tenere traccia del numero di reclami e del costo per gestirli. Può essere utile vedere se esiste un tema comune, come l'output a colori di una stampante o magari un problema del personale che può essere risolto con una maggiore formazione.

Lavori completati

Allo stesso modo, è utile tenere traccia di quanti lavori sono stati completati e consegnati in tempo.

Esistono molti parametri diversi che possono essere misurati in tutto il reparto di produzione, quindi il trucco è identificare solo quelli chiave che forniranno un'istantanea accurata del funzionamento del reparto di produzione. La maggior parte dei dispositivi di stampa è in grado di produrre numerose informazioni, dall'utilizzo dell'inchiostro fino ai codici di errore, a cui dovresti essere in grado di accedere tramite il RIP o tramite l'integrazione con un MIS. Sempre più spesso i produttori tentano di far pagare la condivisione di queste informazioni, solitamente come parte di un servizio di analisi dei dati in corso, ma ciò avrà un valore limitato a meno che non includa tutti i diversi dispositivi di stampa in uso in modo da poterli confrontare.

Utilizzo per attrezzature

Uno degli indicatori più importanti è l'utilizzo per ciascun prezzo delle apparecchiature poiché nessuno di questi dispositivi genererà guadagni mentre sono inattivi. Ciò può aiutare a identificare i colli di bottiglia se, ad esempio, il tavolo da taglio viene lasciato in attesa che i lavori finiscano di stampare o se alcuni dispositivi richiedono del tempo per essere configurati, come dover cambiare strumenti su un tavolo da taglio o fissare con nastro adesivo particolari tipi di supporti su una stampante piana. Ciò dovrebbe anche eliminare eventuali problemi con l'attrezzatura, se particolari dispositivi presentano problemi di manutenzione superiori alla media o se alcuni dispositivi hanno requisiti di prestampa specifici che limitano la flessibilità nella riorganizzazione dei flussi di lavoro con breve preavviso.

Margini effettivi vs stima

Un altro utile KPI da tenere d'occhio è confrontare i margini effettivi su particolari lavori con la stima. Non è raro che una stima presupponga che un lavoro sarà prodotto in un modo particolare, solo che il team di produzione adotti un approccio diverso, che potrebbe alterare i costi e quindi i margini su quel lavoro. Oppure potrebbero esserci stati problemi e costi accessori lungo il percorso, ma in ogni caso è necessario che la stima e i costi effettivi siano il più vicini possibile per evitare discussioni con i clienti.

Finanze

Inutile dire che devi tenere d'occhio la salute finanziaria del
società, compreso il profitto complessivo e il grado di crescita annuo. Può essere utile suddividerlo in ciascuna applicazione o gruppo di prodotti per vedere quali parti dell'attività sono più redditizie. Vale anche la pena monitorare il tempo medio impiegato dai clienti per pagare le fatture e quanto ti costa eseguire tali pagamenti.

Didascalia: La maggior parte dei sistemi MIS, come PrintIQ, può aiutare i clienti a impostare un elenco di KPI da monitorare.

Al giorno d’oggi, poche aziende possono permettersi di ignorare la propria sostenibilità complessiva. Ci sono due aspetti principali della sostenibilità. Il primo è semplicemente quello di eliminare gli sprechi, il che riduce anche direttamente i costi. Ciò significa monitorare il modo in cui vengono utilizzate le risorse, come il riscaldamento e l’elettricità. Passare a un sistema più efficiente per i lavori di annidamento o raggruppamento può aiutare a ridurre gli sprechi di substrato.

Adozione delle migliori pratiche
L’altro elemento è l’adozione di migliori pratiche come il passaggio a materiali più facilmente riciclabili, l’utilizzo di software per il risparmio dell’inchiostro e il rafforzamento della produzione per evitare di dover effettuare ristampe per errori. Il monitoraggio di tali dati facilita la dimostrazione dei progressi reali ai clienti, molti dei quali potrebbero aver bisogno di tali dati per tracciare il proprio impatto ambientale.

Del resto, le informazioni tratte da questi indicatori di prestazione possono essere utilizzate anche come parte del marketing complessivo. Ciò potrebbe includere dettagli come un'elevata percentuale di lavori consegnati in tempo o un'ampia percentuale di clienti che scelgono di restituire per ordini ripetuti. Allo stesso modo, coinvolgere il personale nella raccolta di questi indicatori di prestazione può contribuire ad aumentare il morale del personale e fornire a singoli individui o addirittura a interi dipartimenti traguardi da superare.

In conclusione, molti fornitori di servizi di stampa possono trarre vantaggio dall’adozione del concetto giapponese di Kaizen, che significa identificare piccoli problemi e apportare miglioramenti continui. Tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione consentirà miglioramenti continui in tutta l’azienda, che a loro volta dovrebbero portare a maggiori profitti.