Conosci i tuoi numeri: crea KPI efficaci per la tua azienda

Marshall Atkinson sottolinea l'importanza di costruire e comprendere KPIS efficaci per la tua azienda. Descrive inoltre in dettaglio quali KPI sono importanti da misurare e come implementarli.

Ad un certo punto della tua carriera, probabilmente avrai letto, guardato o ascoltato qualcuno che descriveva nel dettaglio l'importanza dei KPI o "Indicatori chiave di prestazione". Dopo circa dieci minuti dall'inizio di qualunque cosa stessero parlando, hai iniziato a controllare il telefono, le e-mail, i social media o qualsiasi altra cosa tranne che a sintonizzarti su ciò che la persona stava cercando di comunicare.

KPI? Numeri? Matematica?

Noioso! Voglio dire... andiamo. La nostra attività sta andando alla grande. Abbiamo avuto successo senza nessuna di queste sciocchezze KPI. Perché iniziare adesso?

Perché il suono risucchiante che senti sono i profitti che volano fuori dalla finestra. Anche se hai avuto successo senza preoccuparti delle tue metriche KPI, ciò non garantisce il successo futuro. E non dimentichiamo che potresti lasciare un borsone pieno di contanti non catturati nella tua attività perché non stai facendo il lavoro necessario per raccoglierlo.

Ecco cosa intendo. Un “Key Performance Indicator” è qualcosa di importante nella tua attività. Vuoi tenerne traccia perché se qualcosa è importante, vuoi assicurarti di ottenere sempre il massimo livello di efficacia. Tuttavia, se ciò non è stato ancora definito, come fai a sapere che stai operando a pieno regime e che non disponi di alcun potenziale non realizzato?

Questo articolo riguarda la definizione di queste opportunità, l'implementazione di un sistema e la garanzia che funzioni.

Comprendere le migliori metriche

Quali sono le cose più importanti su cui tieni costantemente puntato l'occhio nella tua attività? Saldi? Produzione? Soddisfazione del cliente? Precisione dell'ordine? Quanti minuti trascorre ogni giorno in bagno il ragazzo della produzione?

Ci sono centinaia, se non migliaia, di cose che potremmo misurare in qualsiasi attività. Ma bastano pochi clic per fare la differenza. Quando consideri qualcosa di così importante, cosa lo spinge al successo o al fallimento?

Ad esempio, prendiamo probabilmente il più comune, le vendite. Certo, puoi impostare un obiettivo di entrate principali. Ma cosa lo spinge? Puoi scomporlo in calcoli matematici di facile comprensione per sapere ogni giorno se raggiungerai l'obiettivo di vendita?

Supponiamo che tu voglia raggiungere un obiettivo di vendita di $ 1.000.000. Se la dimensione media del tuo ordine è di $ 1.500, potresti utilizzarla per determinare un KPI di facile lettura.

$ 1.000.000/$ 1.500 = 666,6 ordini all'anno. Arrotondamo e chiamiamolo 667.

667/12 mesi = 55,58 ordini al mese. Arrotondamo e chiamiamolo 56.

56/4 settimane = 14 ordini a settimana.

14/5 = 2,8 ordini al giorno. Arrotondamo e chiamiamolo 3.

Pertanto, se la tua azienda chiude 3 ordini al giorno con un valore di vendita medio di $ 1.500, raggiungerai facilmente il tuo obiettivo di entrate di $ 1.000.000.

Ripensa ai tuoi sforzi di vendita di ieri. Hai chiuso almeno tre ordini del valore di $ 1.500? In caso contrario, quali cambiamenti stai apportando per raggiungere quel piccolo obiettivo quotidiano?

Altri esempi

Naturalmente, questo è un esempio. Il KPI più importante per te potrebbe riguardare il tempo di produzione, la formazione dei dipendenti, i tassi di difettosità o qualsiasi dato importante per segnalare facilmente il successo o il fallimento.

Più di ogni altra cosa, vuoi che i tuoi KPI siano rilevanti. Non ha molto senso tracciare e misurare i dati se non si fa nulla con le informazioni. Una volta che hai le informazioni, inizia a usarle come segnale di cambiamento. Come dice il mio caro amico Mark Coudray: “Solo tre cose possono succedere, e due di queste sono brutte. Le cose andranno meglio. Le cose peggioreranno. Oppure le cose rimarranno le stesse.

Quando inizi a scavare nei numeri KPI, puoi indicarti l'opportunità di migliorare altre aree di business.

Opportunità davanti a te

Diciamo che inizi a misurare i tempi di inattività della produzione. Questa è la parte di tempo della giornata lavorativa non dedicata alla stampa. Quando stampi, guadagni soldi. Quando non stampi, spendi soldi. I tempi di inattività possono diventare costosi, quindi è un KPI fantastico da monitorare.

A causa del nuovo interesse per il KPI dei tempi di inattività, il tuo team ha iniziato a esaminare la causa principale dei tempi di inattività per la produzione. Per lo più è in attesa delle cose. In attesa che l'inchiostro venga miscelato. In attesa sugli schermi di essere preparati. In attesa che l'inventario venga conteggiato e messo in scena. In attesa dell'approvazione del manager per eseguire un lavoro.

I calcoli alla base della loro ipotesi danno loro ragione, dimostrando che oltre il 60% dei tempi di inattività del negozio è dovuto all'attesa di qualcosa. Per correggere questo problema, il team inizia oggi la “caccia al tesoro” per tutto ciò che è necessario per la produzione di domani. Ciò richiede riorganizzazione, formazione e cambiamenti di processo, ma lo fanno.

Grazie a questo sforzo, la produzione aumenta, i costi diminuiscono e aumenta sia la soddisfazione dei dipendenti che quella dei clienti.

Perché sono successe due cose: qualcosa è stato misurato e questo ha portato al cambiamento. I miglioramenti sono stati convalidati perché i KPI hanno dimostrato che l’idea funzionava.

Quali KPI misurare?

Pensi ancora che i KPI siano noiosi e una perdita di tempo? Se lo fai, sono sicuro che la tua concorrenza sarà felice.

Ma, se vuoi approfondire questo argomento, esploriamo come determinare quali KPI potresti voler misurare.

Innanzitutto, esaminiamo la cosa da due prospettive. Cosa c'è di rotto o deve essere migliorato? E cosa è importante e deve continuare a funzionare con successo? Puoi costruire metriche KPI attorno a entrambe queste idee, ma probabilmente entrambe sarebbero importanti.

Il modo migliore per farlo è riunire la tua squadra e discutere. Ho imparato nel corso degli anni che se vuoi conoscere la realtà reale di un'azienda, devi uscire dal tuo ufficio e chiedere alle persone che svolgono il lavoro. Credimi, hanno un'opinione.

Poiché il tuo obiettivo è semplificare il loro lavoro, migliorare il tuo prodotto, ridurre i costi e aumentare i profitti... questa è un'attività preziosa. Usa una lavagna o un grande cavalletto con un blocco. Brainstorming con il tuo team sulle metriche importanti da misurare e analizzare e su ciò che le alimenta.

Alla fine dell'esercizio, vuoi elencare i punti importanti sull'attività che mantengono l'azienda in salute. "Se queste cose non funzionano correttamente, siamo condannati."

E per ciascuno di essi, determina come misurare il successo. Cosa e come misurerai qualcosa e qual è un numero di successo?

Definisci le cose importanti nel formato OKR

Un modo semplice per definire il successo è elencare ogni punto cruciale nel formato OKR. OKR sta per “Obiettivo, risultato chiave”. Ciò significa: "Ecco ciò che vogliamo, ed ecco il risultato positivo di ciò che accade".

Utilizzando l'esempio di vendita di prima, se l'obiettivo è avere una media giornaliera di tre vendite al giorno, con un totale delle vendite di almeno $ 1.500, verrà raggiunto l'obiettivo di entrate di $ 1.000.000.

Il prossimo passo è vedere se riesci a capire cosa alimenta questo successo. Quanti preventivi giornalieri devi inviare per chiudere tre vendite? Se il valore medio dell'ordine è di $ 1.500, che tipo di cliente spende tale importo? Chiudi più vendite tramite referral o tramite chiamate a freddo?

È qui che inizia il vero lavoro. Indica i tuoi obiettivi, definisci ciò che è importante, imposta un numero KPI target e misura e testa i risultati.

Non dimenticare che devi coinvolgere il tuo team in tutti gli aspetti di questo viaggio. Dopotutto, sono loro che si romperanno la schiena cercando di realizzarlo.

Implementazione dei KPI

Supponiamo che tu e il tuo team vi siate incontrati e abbiate individuato il primo set di KPI da utilizzare. Il passo successivo è effettivamente implementare la fase di raccolta dei dati per valutare il successo.

Vuoi renderlo il più semplice possibile. Se puoi automatizzare la raccolta dei dati senza che una persona faccia il lavoro, è meglio. Tuttavia, ciò non è sempre possibile. Se un membro del team dedicherà tempo e sforzi al monitoraggio di qualcosa, rendigli facile la raccolta dei dati. Semplifica le cose il più possibile e fornisci loro gli strumenti per avere successo.

È necessario seguire frequentemente formazione e supporto per garantire che i dati vengano raccolti in modo accurato e tempestivo. La mia esperienza è che se una scheda attività contiene numeri che terminano nella maggior parte dei casi con un 5 o uno 0, il membro del team li sta inventando.

Creare buone abitudini è il modo in cui questi dati vengono raccolti. Deve sembrare una parte naturale del processo e accadere ogni volta senza errori.

Conclusione

Tutti i leader veterani del business ti diranno che “non puoi gestire ciò che non misuri”. Questo è accurato al 100%.

Prendersi il tempo necessario per raccogliere, ordinare, rappresentare graficamente e analizzare i dati chiave della tua attività è un passaggio fondamentale per mantenerla sana e in crescita.

I dati sulle prestazioni aiutano un leader a prendere decisioni informate. Altrimenti stai solo indovinando.