Un sistema informativo gestionale (MIS) è fondamentale per le moderne aziende di stampa, in quanto fornisce dati per le decisioni di gestione e automatizza le fasi di produzione. I fattori chiave nella scelta di un MIS sono la selezione di un fornitore affidabile, la garanzia che il sistema sia personalizzabile in base alle esigenze della tua azienda e la valutazione delle sue funzioni principali (preventivazione, gestione dei lavori) e dei moduli opzionali (Web-to-Print). Personalizza il MIS in base alla tua attività.
Sono ormai lontani i tempi in cui la stampa era considerata un’industria artigianale. Oggi i dati ci permettono di ottimizzare i nostri processi e determinano le decisioni aziendali e di produzione. Quindi la capacità di gestire e interpretare i dati è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda di stampa, e questo vale sia per il più piccolo negozio di insegne che per i grandi stampatori multidisciplinari.
Il concetto di base di un sistema informativo gestionale o MIS, o anche di un programma di risorse aziendali o ERP, non si limita alla stampa, ma esistono diversi sistemi sviluppati appositamente per le tipografie, che rappresentano un buon punto di partenza. La maggior parte di questi sistemi copre ormai tutti gli aspetti della stampa, dall’etichettatura a banda stretta alla grafica di grande formato, a testimonianza del fatto che molti fornitori di servizi di stampa coprono ormai diversi settori di mercato.
Tuttavia, i MIS variano nella loro portata: alcuni sono rivolti principalmente a organizzazioni di livello aziendale con più sedi, magari in diversi paesi e in grado di gestire lingue e valute diverse. Altri sono pensati per le piccole e medie imprese, che saranno più economiche da implementare ma potrebbero avere difficoltà a far fronte all’espansione dell’attività.
Gli aspetti principali di un MIS sono due. Il primo è la raccolta di dati sull’andamento dell’azienda e la loro presentazione in un formato che aiuti a prendere decisioni di gestione. Questo potrebbe includere informazioni sulla produttività per vedere quali macchine lavorano di più e per identificare i colli di bottiglia e i ritardi inutili. Allo stesso modo, potrebbe includere informazioni sulla produzione finanziaria per capire se alcune attrezzature o prodotti costano più di quanto guadagnano, o se ci sono aspetti dell’azienda che stanno intaccando i profitti, come le bollette energetiche elevate, o aree che guadagnano più della media e che potrebbero essere capitalizzate.
Inevitabilmente questo significa collegare il MIS a tutti gli altri sistemi, dai server RIP ai pacchetti di contabilità, in tutta l’azienda in modo che possa raccogliere questi dati. Questo significa che l’implementazione di un MIS – e forse in seguito la sua sostituzione – è un compito complesso, quindi è meglio prendersi il tempo necessario e scegliere con attenzione tra le diverse opzioni.
Per questo motivo, il primo fattore da prendere in considerazione è il fornitore stesso. Il sistema è importante, ma il tuo rapporto con il fornitore sarà a lungo termine, quindi dai un’occhiata alla storia dell’azienda, alle persone che vi lavorano e all’atteggiamento generale. Soprattutto, assicurati che queste persone saranno lì per te quando tutto andrà a rotoli e avrai bisogno di aiuto.
La cosa successiva da considerare è la qualità della presentazione dei dati da parte del sistema e la facilità di personalizzazione. Non esistono due aziende uguali, quindi è importante assicurarsi che il cruscotto del MIS fornisca le informazioni di cui hai bisogno e che non ti costringa a lavorare secondo le modalità più adatte al MIS. Queste informazioni sono solitamente suddivise in indicatori chiave di prestazione (KPI) e dovrebbero includere elementi come l’utilizzo dei macchinari, il fatturato e i pagamenti delle fatture: tutti elementi che aiutano a trasformare i ricavi in profitti.
Il secondo aspetto di un MIS è la sua capacità di automatizzare molte delle fasi di produzione, dall’acquisizione dei lavori, alla loro preflightatura e correzione, fino all’instradamento verso la giusta coda di stampa. Questo aspetto si è sviluppato grazie al fatto che un MIS deve collegarsi a molti sistemi diversi, creando una catena di fatto tra quelli che altrimenti sarebbero sistemi separati, spesso sviluppati da fornitori diversi. Per molte aziende, l’automazione è il motivo principale per cui investire in un MIS, in quanto consente all’azienda di gestire un gran numero di lavori a basso margine e di ottenere comunque un profitto.
La maggior parte dei MIS consiste in un database con una serie di funzioni principali e moduli aggiuntivi, in modo che tu debba acquistare solo le parti di cui hai bisogno. Il set di funzioni principali dovrebbe includere il cruscotto e gli indicatori chiave di prestazione, oltre alla stima dei lavori e alla gestione dei ticket di lavoro. In questo modo i dati dei clienti devono essere inseriti una sola volta, a partire da una richiesta di preventivo o da un ordine effettivo, e possono essere utilizzati in tutti i sistemi di produzione per eliminare il rischio di errori dovuti alla digitazione delle informazioni.
Altri moduli opzionali possono includere un modulo web-to-print o e-commerce per automatizzare l’invio dei lavori. Altri moduli tipici possono includere la gestione dell’inventario di magazzino e la gestione delle relazioni con i clienti o CRM. L’equilibrio tra le funzioni principali e i moduli opzionali varia da un MIS all’altro. In alcuni casi è possibile che il set di funzioni principali includa la stima e persino un modulo web-to-print, mentre i moduli opzionali offrono maggiori funzionalità. La maggior parte dei moderni MIS offre anche un’applicazione mobile per consentire al personale di vendita che opera fuori dall’ufficio di prenotare i lavori e di controllare l’avanzamento dei lavori dei clienti.
È inoltre sempre più comune offrire un’opzione cloud. Questi sistemi possono essere più economici perché non ci sono server fisici da mantenere in loco. La sicurezza online è migliorata al punto da non essere più un problema come un tempo, ma questo approccio dipende dalla disponibilità di una connessione internet costante.
Richard Earley, che gestisce Recreative Signs con sede a Brighton, nel Regno Unito, ha lavorato con il MIS Clarity Go basato su cloud. Spiega: “La velocità con cui puoi fare un preventivo per un cliente è sbalorditiva, soprattutto perché puoi farlo da qualsiasi luogo. Posso organizzare un incontro sul posto, fare il sopralluogo e, mentre sono seduto in macchina prima di partire o sul treno di ritorno, posso fare il preventivo e inviarlo al cliente che ho appena lasciato. Senza Clarity Go, per rispondere in questo modo ci vorrebbero facilmente 24 ore o più”.
In conclusione, un MIS non è una semplice scelta software; è letteralmente l’unico strumento che governa tutti gli altri. Per questo è importante prendersi del tempo per riflettere attentamente sulle caratteristiche di cui hai bisogno e confrontare le diverse opzioni disponibili. Il consiglio più importante è quello di personalizzare il MIS in base alla tua attività e non viceversa.
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