Egy MIS használata a termelés automatizálására és a bevételek nyereséggé alakítására

A vezetői információs rendszer (MIS) létfontosságú a modern nyomdaipari vállalkozások számára, mivel adatokat szolgáltat a vezetői döntésekhez és automatizálja a gyártási lépéseket. A MIS kiválasztásakor kulcsfontosságú tényezők közé tartozik a megbízható szállító kiválasztása, annak biztosítása, hogy a rendszer az Ön üzleti igényeihez igazítható legyen, valamint az alapvető funkciók (becslés, munkakezelés) és az opcionális modulok (Web-to-Print) értékelése. A MIS testreszabása az Ön vállalkozásához.

Már régen túl vagyunk azokon az időkön, amikor a nyomtatást kézműves iparágnak tekintették. Manapság az adatok lehetővé teszik számunkra, hogy optimalizáljuk folyamatainkat, és meghatározzák mind az üzleti, mind a termelési döntéseket. Az adatok kezelésének és értelmezésének képessége tehát kulcsfontosságú minden nyomdaipari vállalkozás sikeréhez, és ez igaz a legkisebb táblagyártó üzletre éppúgy, mint a nagy, több szakterületet képviselő nyomdákra.

A vezetői információs rendszer vagy MIS, vagy akár a vállalati erőforrás program vagy ERP alapkoncepciója nem korlátozódik a nyomtatásra, de számos olyan rendszer létezik, amelyet kifejezetten a nyomtatók számára fejlesztettek ki, így ezek jó kiindulópontot jelentenek. Ezek többsége ma már a nyomtatás minden aspektusát lefedi a keskeny nyomtatott anyagú címkézéstől a széles formátumú grafikáig, ami tükrözi azt a tényt, hogy sok nyomdai szolgáltató ma már több piaci ágazatot is lefed.

A MIS-ek azonban eltérőek alkalmazási körüket tekintve, némelyikük elsősorban a több telephellyel rendelkező, esetleg különböző országokban működő, különböző nyelveket és pénznemeket kezelni képes vállalati szintű szervezeteket célozza meg. Másokat kis- és középvállalkozások számára terveztek, amelyek olcsóbbak a bevezetésben, de nehezen tudnak megbirkózni a vállalkozás bővülése esetén.

A MIS-nek két fő szempontja van. Az első a vállalat működésével kapcsolatos adatok gyűjtése, majd ezek olyan formában történő bemutatása, amely segíti a vezetői döntések meghozatalát. Ez magában foglalhat termelékenységi információkat, hogy lássuk, mely gépek dolgoznak a legjobban, és hogy azonosítsuk a szűk keresztmetszeteket és a szükségtelen késedelmeket. Ugyanígy tartalmazhat pénzügyi termelési információkat is, amelyekből kiderül, hogy egyes berendezések vagy termékek többe kerülnek-e, mint amennyi hasznot hoznak, vagy hogy vannak-e az üzletnek olyan aspektusai, amelyek felemésztik az eredményt – például a magas energiaszámlák -, vagy olyan területek, amelyek átlagon felül keresnek, és amelyekből tőkét lehetne kovácsolni.

Ez elkerülhetetlenül azt jelenti, hogy a MIS-t az összes többi rendszerhez – a RIP-kiszolgálóktól a könyvelési csomagokig – az egész vállalkozáson keresztül össze kell kapcsolni, hogy az adatokat be tudja vonni. Ez viszont azt jelenti, hogy egy MIS bevezetése – és később esetleg a MIS cseréje – összetett feladat, ezért a legjobb, ha időt szánunk rá, és körültekintően választunk a különböző lehetőségek között.

Ezért az első tényező, amelyet figyelembe kell venni, maga a szállító. A rendszer fontos, de Ön hosszú távú kapcsolatot fog kialakítani a beszállítóval, ezért nézze meg a vállalat történetét, az ott dolgozó embereket és az általános hozzáállást. A legfontosabb, hogy győződjön meg arról, hogy ezek az emberek ott lesznek Ön mellett, amikor minden összeomlik, és valóban segítségre van szüksége.

A következő dolog, amit figyelembe kell venni, hogy a rendszer mennyire jól mutatja be az adatokat, és mennyire könnyen testre szabható. Nincs két egyforma vállalkozás, ezért fontos meggyőződni arról, hogy a MIS műszerfala a szükséges információkat szolgáltatja, és nem kényszeríti Önt arra, hogy a MIS-nek megfelelő módon dolgozzon. Ezeket az információkat általában kulcsfontosságú teljesítménymutatókra vagy KPI-kre bontják, és olyan elemeket kell tartalmazniuk, mint a gépkihasználtság, a forgalom és a számlák kifizetése – mindazokat a dolgokat, amelyek segítenek a bevételt nyereséggé alakítani.

Az MIS második szempontja az, hogy képes automatizálni a gyártási lépések nagy részét, a munkák beérkezésétől kezdve az előfényképezésen és javításon át a megfelelő nyomtatási sorba való továbbításig. Ez abból a tényből fejlődött ki, hogy egy MIS-nek számos különböző rendszerhez kell kapcsolódnia, ami egy tényleges láncot hoz létre az egyébként különálló, gyakran különböző gyártók által kifejlesztett rendszerek között. Sok vállalat számára ez az automatizálás a fő oka annak, hogy MIS-be fektessen be, mivel lehetővé teszi, hogy a vállalkozás nagyszámú, alacsony árrésű munkát vállaljon, és mégis nyereséget termeljen.

A legtöbb MIS egy adatbázisból áll, amely számos alapfunkciót és további modulokat tartalmaz, így Önnek csak a szükséges részeket kell megvásárolnia. Az alapvető funkcióknak tartalmazniuk kell a műszerfalat és a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat, valamint a munkák becslését és a munkajegyek kezelését. Ez azt jelenti, hogy az ügyféladatokat csak egyszer kell beírni, az ajánlatkérésből vagy a tényleges megrendelésből, és ezután az egész termelési rendszerben felhasználhatók, hogy kiküszöböljék az információk újbóli beírása miatti hibalehetőségeket.

Egyéb opcionális modulok közé tartozhat egy web-to-print vagy e-kereskedelmi modul, amellyel automatizálhatja a munkák benyújtását. Egyéb tipikus modulok közé tartozhat a készletkészlet-kezelés és az ügyfélkapcsolat-kezelés vagy CRM. Az egyensúly aközött, hogy mi az alapfunkció és mi az opcionális modul, MIS-enként változik. Egyes esetekben előfordulhat, hogy az alapfunkciók közé tartozik a becslés és akár némi web-to-print, de az opcionális modulok több funkciót kínálnak. A legtöbb modern MIS mobilalkalmazást is kínál, hogy az irodán kívül dolgozó értékesítő munkatársak az irodán kívül is le tudják foglalni a munkákat, valamint ellenőrizni tudják az ügyfelek munkáinak előrehaladását.

Az is egyre gyakoribb, hogy felhőszolgáltatást is kínálnak. Ezek a rendszerek olcsóbbak lehetnek, mivel nincs fizikai szerver, amelyet helyben kell fenntartani. Az online biztonság olyan mértékben javult, hogy ez már nem jelent akkora gondot, mint korábban, de ez a megközelítés folyamatos internetkapcsolat meglététől függ.

Richard Earley, aki az Egyesült Királyságban, Brightonban működő Recreative Signs céget vezeti, a felhőalapú Clarity Go MIS-szel dolgozik. Elmagyarázza: „Az a sebesség, amellyel ajánlatot tudunk készíteni egy ügyfélnek, észbontó, különösen, hogy ezt bármilyen helyről megtehetjük. Megbeszélést tarthatok a helyszínen, elvégezhetem a felmérést, és miközben az autóban ülök, mielőtt elindulnék, vagy a vonaton hazafelé, elkészíthetem az árajánlatot, és elküldhetem az ügyfélnek, akit épp az imént hagytam el. A Clarity Go nélkül ez könnyen 24 órát vagy még többet igényelne, hogy ilyen módon válaszoljak.”

Összefoglalva, a MIS nem egy egyszerű szoftverválasztás; szó szerint ez az egyetlen eszköz, amely az összes többit uralja. Ezért fontos, hogy szánjon egy kis időt arra, hogy alaposan átgondolja, milyen funkciókra van szüksége egy MIS-től, és hasonlítsa össze a rendelkezésre álló különböző lehetőségeket. A legfontosabb tanács az, hogy a MIS-t az Ön vállalkozásához igazítsa, és ne fordítva.