Ismerje meg számait: Hatékony KPI-k létrehozása vállalkozása számára

Marshall Atkinson hangsúlyozza a hatékony KPIS létrehozásának és megértésének fontosságát az Ön vállalkozása számára. Azt is részletezi, hogy milyen KPI-ket fontos mérni, és hogyan kell ezeket a KPI-ket megvalósítani.

Valahol pályafutása során valószínűleg olvasott, nézett vagy hallgatott valakit, aki részletezte a KPI-k vagy a „Fő teljesítménymutatók” fontosságát. Körülbelül tíz perccel azután, hogy bármiről is beszéltek, elkezdte ellenőrizni a telefonját, az e-mailjeit, a közösségi médiát vagy bármi mást, csak nem ráhangolódott arra, hogy mit próbált kommunikálni.

KPI-k? Számok? Matek?

Unalmas! Úgy értem… gyerünk. Vállalkozásunk remekül megy. Sikereket értünk el e KPI ostobaságok nélkül is. Miért most kezdjük?

Mert a szívó hang, amit hallasz, az ablakon kirepülő haszon. Még ha sikerrel járt is anélkül, hogy a KPI-mutatói miatt aggódna, ez nem garantálja a jövőbeni sikert. És ne felejtsük el, hogy egy zsáknyi készpénzt hagyhat a vállalkozásában, mert nem végzi el a szükséges munkát, hogy felvegye.

Íme, mire gondolok. A kulcsfontosságú teljesítménymutató minden fontos dolog az Ön vállalkozásában. Ezt szeretné nyomon követni, mert ha valami fontos, akkor azt szeretné elérni, hogy mindig a maximális hatékonyságot érje el. Azonban, ha ez még nincs meghatározva, honnan tudhatja, hogy teljes kapacitással működik, és nincs-e még ki nem realizált potenciálja?

Ez a cikk ezeknek a lehetőségeknek a meghatározásáról, a rendszer bevezetéséről és működésének biztosításáról szól.

A legjobb mutatók megértése

Melyek a legfontosabb dolgok, amelyekre folyamatosan figyelsz a vállalkozásodban? Értékesítés? Termelés? Vevői elégedettség? Megrendelés pontossága? Hány percet tölt az a termelésben dolgozó fickó naponta a fürdőszobában?

Több száz, ha nem ezer dolog van, amit bármilyen üzletben mérhetünk. De csak néhány kattintás a helyére a következő szint eléréséhez. Ha valamit ennyire fontosnak tartasz, mi készteti sikerre vagy kudarcra?

Vegyük például a talán legelterjedtebbet, az értékesítést. Természetesen beállíthat egy felső bevételi célt. De mi hajtja ezt? Felbonthatja ezt könnyen érthető matematikára, hogy naponta tudja, hogy eléri-e az értékesítési célt?

Tegyük fel, hogy el akarja érni az 1 000 000 dolláros értékesítési célt. Ha átlagos rendelési mérete 1500 USD, akkor ezt felhasználhatja egy könnyen olvasható KPI meghatározására.

1 000 000 USD/1 500 USD = 666,6 rendelés évente. Kerekedjünk fel és hívjuk a 667-et.

667/12 hónap = 55,58 rendelés havonta. Kerekedjünk fel és hívjuk 56-nak.

56/4 hét = heti 14 rendelés.

14/5 = 2,8 megrendelés naponta. Kerekedjünk fel és hívjuk 3-nak.

Ezért ha vállalkozása naponta 3 megrendelést zár le 1500 USD átlagos értékesítési értékkel, akkor könnyen elérheti az 1 000 000 USD bevételi célt.

Tekintse vissza a tegnapi értékesítési erőfeszítéseit. Lezárt legalább három 1500 dollár értékű rendelést? Ha nem, milyen változtatásokat hajt végre, hogy elérje ezt a kis napi célt?

Egyéb példák

Természetesen ez egy példa. Az Ön számára legfontosabb KPI lehet a gyártási idő, az alkalmazottak oktatása, a hibaarány, vagy bármely fontos adatpont, amely könnyen jelezheti a sikert vagy a kudarcot.

Mindennél jobban szeretné, ha a KPI-k relevánsak legyenek. Nem sok értelme van az adatok nyomon követésének és mérésének, ha nem tesz semmit az információval. Ha megvan az információ, kezdje el használni azokat a változás jeleként. Ahogy jó barátom, Mark Coudray mondja: „Csak három dolog történhet, és ezek közül kettő rossz. A dolgok javulni fognak. A dolgok egyre rosszabbak lesznek. Vagy a dolgok a régiben maradnak.”

Amikor elkezd ásni a KPI-számokat, rámutathat arra, hogy más üzleti területeken is javíthat.

Lehetőségek Ön előtt

Tegyük fel, hogy elkezdi mérni a termelési állásidejét. Ez az az idő, amelyet a munkanap során nem a nyomtatással töltenek. Ha nyomtat, pénzt keres. Ha nem nyomtat, akkor pénzt költ. Az állásidő drágulhat, ezért fantasztikus KPI követni.

A leállási KPI iránti új érdeklődés miatt csapata elkezdte vizsgálni a termelés leállásának kiváltó okát. Leginkább a dolgokra vár. Várakozás a tinta keverésére. Várakozás a képernyőkön a felkészülésre. Várakozás a leltár megszámlálására és megrendezésére. Várakozás a vezető jóváhagyására a munka elvégzéséhez.

A hipotézisük mögött meghúzódó matematika igazolja, hogy igazuk van, és azt mutatja, hogy az üzlet leállásának több mint 60%-a vár valamire. Ennek kijavítására a csapat már ma elkezdi a „vadászatot” mindarra, ami a holnapi produkcióhoz szükséges. Ez némi átszervezést, képzést és folyamatmódosítást igényel, de megcsinálják.

Ennek az erőfeszítésnek köszönhetően nő a termelés, csökkennek a költségek, és nő az alkalmazottak és a vevők elégedettsége.

Mert két dolog történt: valamit megmértek, és ez változáshoz vezetett. A fejlesztések érvényesítésre kerültek, mert a KPI-k bebizonyították, hogy az ötlet működik.

Milyen KPI-ket kell mérni?

Még mindig úgy gondolja, hogy a KPI-k unalmasak és időpocsékolás? Ha így tesz, biztos vagyok benne, hogy a versenytársak boldogok lesznek.

Ha azonban mélyebbre szeretne ásni ebben, nézzük meg, hogyan határozhatja meg, milyen KPI-ket érdemes mérni.

Először is vizsgáljuk meg ezt két szempontból. Mi az, ami elromlott vagy javításra szorul? És mi a fontos és mi kell a sikeres működéshez? KPI-mérőszámokat építhet bármelyik ötlet köré, de valószínűleg mindkettő fontos lenne.

Ennek legjobb módja, ha összegyűjti a csapatát és megvitatja. Az évek során megtanultam, hogy ha meg akarja ismerni egy vállalkozás tényleges valóságát, ki kell mennie az irodájából, és meg kell kérdeznie a munkát végzőket. Hidd el, van véleményük.

Mivel az Ön célja, hogy megkönnyítse a munkájukat, javítsa termékét, csökkentse a költségeket és növelje a profitot… ez egy értékes tevékenység. Használjon táblát vagy nagy, alátéttel ellátott festőállványt. Ötletgyűjtése a fontos mérendő és elemezhető mutatókról, valamint arról, hogy mi vált be ezekből csapatával.

A gyakorlat végén szeretné felsorolni az üzlettel kapcsolatos fontos pontokat, amelyek megőrzik a vállalat egészségét. "Ha ezek a dolgok nem működnek megfelelően, halálra vagyunk ítélve."

És mindegyiknél határozza meg, hogyan mérhető a siker. Mit és hogyan fogsz mérni valamit, és mi a sikeres szám?

Határozza meg a fontos dolgokat az OKR formátumban

A siker meghatározásának egyik egyszerű módja az, hogy minden kulcsfontosságú pontot felsorolunk az OKR formátumban. Az OKR az „Objective, Key Result” rövidítése. Jelentése: „Íme, amit akarunk, és ez a pozitív eredménye ennek.”

Korábbi értékesítési példánkat használva, ha a cél az, hogy napi átlagosan három eladás legyen naponta legalább 1500 USD összértékkel, akkor az 1 000 000 USD bevételi célt elérjük.

A következő lépés az, hogy megtudd, vajon megérted-e, hogy mitől függ ez a siker. Hány napi árajánlatot kell küldenie három értékesítés lezárásához? Ha a rendelés átlagos értéke 1500 USD, milyen típusú vásárló költi el ezt az összeget? Több értékesítést ajánlanak vagy hideghívással?

Itt kezdődik az igazi munka. Fogalmazza meg céljait, határozza meg, mi a fontos, állítson be egy cél KPI-számot, mérje és tesztelje az eredményeket.

Ne felejtse el, hogy csapatát ennek az utazásnak minden aspektusába be kell vonnia. Elvégre ők azok, akik megtörik a hátukat, és megpróbálják megvalósítani.

KPI-k megvalósítása

Tegyük fel, hogy Ön és csapata találkoztak, és kidolgozták az első használható KPI-készletet. A következő lépés az adatgyűjtési lépés végrehajtása a siker felmérése érdekében.

Ezt a lehető legkönnyebbé szeretné tenni. Az a legjobb, ha automatizálni tudja az adatgyűjtést anélkül, hogy valaki a munkát végezné. Ez azonban nem mindig lehetséges. Ha egy csapattag időt és erőfeszítést kíván fordítani valami nyomon követésére, könnyítse meg számára az adatok gyűjtését. Egyszerűsítse le a dolgokat, amennyire csak tudja, és adja meg nekik a sikerességhez szükséges eszközöket.

Gyakran követnie kell a képzést és a támogatást, hogy biztosítsa az adatok pontos és időben történő gyűjtését. Az a tapasztalatom, hogy ha egy munkaidő-nyilvántartásban olyan számok vannak, amelyek túlnyomórészt 5-re vagy 0-ra végződnek, akkor a csapattag kitalálja azokat.

A jó szokások kialakítása az, ahogyan ezek az adatok gyűjthetők. Ezt a folyamat természetes részének kell éreznie, és minden alkalommal hiba nélkül meg kell történnie.

Következtetés

Az üzleti élet minden veterán vezetője azt fogja mondani, hogy „nem tudod kezelni azt, amit nem mérsz”. Ez 100%-ban pontos.

A vállalkozása legfontosabb adatpontjainak összegyűjtésére, rendezésére, grafikonjainak ábrázolására és elemzésére fordított idő kritikus lépés a vállalkozás egészségének és növekedésének megőrzésében.

A teljesítményadatok segítenek a vezetőnek tájékozott döntések meghozatalában. Ellenkező esetben csak találgatsz.