Korištenje MIS-a za automatizaciju proizvodnje i pretvaranje prihoda u profit

Sustav za upravljanje informacijama (MIS) ključan je za moderne tiskarske tvrtke, pružajući podatke za upravljačke odluke i automatizirajući proizvodne korake. Ključni čimbenici pri odabiru MIS-a uključuju odabir pouzdanog dobavljača, osiguravanje prilagodljivosti sustava vašim poslovnim potrebama te procjenu njegovih ključnih značajki (procjena, upravljanje poslovima) i opcionalnih modula (Web-to-Print). Prilagodite MIS svom poslovanju.

Davno su prošli dani kada se tisak smatrao obrtničkom industrijom. Danas nam podaci omogućuju optimizaciju procesa i određuju poslovne i proizvodne odluke. Stoga je sposobnost upravljanja i interpretacije tih podataka ključ uspjeha svakog tiskarskog poduzeća, a to vrijedi i za najmanju radionicu za izradu znakova pa sve do velikih multidisciplinarnih tiskara.

Osnovni koncept informacijskog sustava za upravljanje ili MIS-a, ili čak programa za upravljanje resursima poduzeća ili ERP-a, nije ograničen samo na ispis, već postoji nekoliko sustava koji su posebno razvijeni za tiskare, pa su ovo dobra polazna točka. Većina njih sada će pokrivati ​​sve aspekte ispisa, od uskorolatnog označavanja do širokoformatne grafike, što odražava činjenicu da mnogi pružatelji usluga ispisa sada pokrivaju nekoliko tržišnih sektora.

Međutim, MIS se razlikuje po svom opsegu, pri čemu su neki uglavnom namijenjeni organizacijama na razini poduzeća s više lokacija, moguće u različitim zemljama i sposobnima za rukovanje različitim jezicima i valutama. Drugi su namijenjeni malim i srednjim tvrtkama, što će biti jeftinije za implementaciju, ali bi se mogli suočiti s poteškoćama ako se poslovanje proširi.

Postoje dva glavna aspekta MIS-a. Prvi je prikupljanje podataka o poslovanju tvrtke, a zatim njihovo predstavljanje u formatu koji pomaže u donošenju upravljačkih odluka. To može uključivati ​​informacije o produktivnosti kako bi se vidjelo koji strojevi najnapornije rade i kako bi se identificirala uska grla i nepotrebna kašnjenja. Isto tako, može uključivati ​​financijske informacije o proizvodnji kako bi se vidjelo koštaju li neka oprema ili proizvodi više nego što zarađuju ili postoje li aspekti poslovanja koji nagrizaju profit – poput visokih računa za energiju – ili područja koja zarađuju iznad prosjeka, a koja bi se mogla iskoristiti.

Neizbježno je da to znači povezivanje MIS-a sa svim ostalim sustavima, od RIP poslužitelja do računovodstvenih paketa, kroz cijelo poslovanje kako bi se mogli prikupljati ti podaci. To zauzvrat znači da je implementacija MIS-a – a možda i kasnija zamjena tog MIS-a – složen zadatak, stoga je najbolje odvojiti vrijeme i pažljivo odabrati između različitih opcija.

Zbog toga je prvi faktor koji treba uzeti u obzir sam dobavljač. Sustav je važan, ali imat ćete dugoročan odnos s dobavljačem, stoga pogledajte povijest tvrtke, ljude koji tamo rade i cjelokupni stav. Najvažnije je osigurati da će ti ljudi biti tu za vas kada se sve sruši i kada vam stvarno zatreba pomoć.

Sljedeća stvar koju treba uzeti u obzir je koliko dobro sustav prikazuje podatke i koliko se lako oni mogu prilagoditi. Niti jedna tvrtka nije ista, stoga je važno osigurati da MIS nadzorna ploča pruža informacije koje su vam potrebne, a ne da vas prisiljava da radite na način koji odgovara MIS-u. Ove informacije obično su raščlanjene na ključne pokazatelje uspješnosti ili KPI-jeve i trebale bi uključivati ​​stavke poput iskorištenosti strojeva, prometa i plaćanja računa – sve stvari koje pomažu pretvoriti prihode u profit.

Drugi aspekt MIS-a je njegova sposobnost automatizacije mnogih proizvodnih koraka zajedno, od preuzimanja poslova, provjere prije ispisa i ispravljanja, pa sve do njihovog usmjeravanja u odgovarajući red čekanja za ispis. To se razvilo iz činjenice da se MIS mora povezati s mnogim različitim sustavima, stvarajući de facto lanac između onoga što bi inače bili odvojeni sustavi, često razvijeni od strane različitih dobavljača. Za mnoge tvrtke ova automatizacija je glavni razlog ulaganja u MIS jer omogućuje tvrtki da preuzme veliki broj poslova s ​​niskom maržom i dalje ostvari profit.

Većina MIS-ova sastoji se od baze podataka s nizom osnovnih značajki plus dodatnih modula tako da morate kupiti samo dijelove koji su vam potrebni. Osnovni skup značajki trebao bi uključivati ​​nadzornu ploču i ključne pokazatelje učinkovitosti, kao i procjenu posla i upravljanje zahtjevima za posao. To znači da se podaci o kupcima moraju unijeti samo jednom, iz zahtjeva za ponudu ili stvarne narudžbe, a zatim se mogu koristiti u svim proizvodnim sustavima kako bi se uklonila mogućnost pogrešaka pri ponovnom unosu informacija.

Drugi opcionalni moduli mogu uključivati ​​modul za web-to-print ili e-trgovinu kako biste mogli automatizirati slanje poslova. Drugi tipični moduli mogu uključivati ​​upravljanje zalihama i upravljanje odnosima s klijentima ili CRM. Ravnoteža između onoga što je osnovna funkcija ili opcionalni modul razlikovat će se od jednog MIS-a do drugog. U nekim slučajevima možete otkriti da osnovni skup značajki uključuje procjenu, pa čak i neke web-to-print, ali da opcionalni moduli nude više funkcionalnosti. Većina modernih MIS-ova također će ponuditi mobilnu aplikaciju tako da prodajno osoblje izvan ureda može rezervirati poslove, kao i provjeravati napredak poslova kupaca.

Također je sve češće nuditi opciju u oblaku. Ovi sustavi mogu biti jeftiniji jer nema fizičkog poslužitelja koji bi se održavao na licu mjesta. Online sigurnost se poboljšala do te mjere da to više nije problem kao nekada, ali ovaj pristup ovisi o stalnoj internetskoj vezi.

Richard Earley, koji vodi tvrtku Recreative Signs sa sjedištem u Brightonu u Velikoj Britaniji, radi s Clarity Go MIS-om u oblaku. Objašnjava: „Brzina kojom možete dobiti ponudu za kupca je nevjerojatna, posebno jer to možete učiniti s bilo koje lokacije. Mogu održati sastanak na gradilištu, provesti anketu i dok sjedim u automobilu prije polaska ili povratka vlakom, mogu dobiti ponudu i poslati je klijentu s kojim sam upravo otišao. Bez Clarity Goa, za ovaj odgovor bi lako trebalo 24 sata ili više.“

Zaključno, MIS nije jednostavan izbor softvera; to je doslovno alat koji će dominirati nad svim ostalima. Stoga je važno odvojiti malo vremena kako biste pažljivo razmislili o značajkama koje su vam potrebne od MIS-a i usporedili različite dostupne opcije. Najvažniji savjet je prilagoditi MIS svom poslovanju, a ne obrnuto.