Utiliser un système d’information de gestion pour automatiser la production et transformer les revenus en bénéfices

Un système d’information de gestion (SIG) est essentiel pour les imprimeries modernes, car il fournit des données pour les décisions de gestion et automatise les étapes de la production. Pour choisir un SIG, il est essentiel de sélectionner un fournisseur fiable, de s’assurer que le système peut être adapté aux besoins de votre entreprise et d’évaluer ses fonctions de base (devis, gestion des travaux) et ses modules optionnels (Web-to-Print). Personnalisez le SIG en fonction de votre activité.

Il est loin le temps où l’impression était considérée comme une activité artisanale. De nos jours, les données nous permettent d’optimiser nos processus et déterminent les décisions commerciales et de production. La capacité à gérer et à interpréter ces données est donc essentielle à la réussite de toute entreprise d’impression, qu’il s’agisse d’un petit atelier de fabrication d’enseignes ou d’une grande imprimerie pluridisciplinaire.

Le concept de base d’un système d’information de gestion ou MIS, ou même d’un programme de ressources d’entreprise ou ERP, n’est pas limité à l’impression, mais plusieurs systèmes ont été spécifiquement développés pour les imprimeurs et constituent donc un bon point de départ. La plupart de ces systèmes couvrent désormais tous les aspects de l’impression, de l’étiquetage en bande étroite aux graphiques grand format, ce qui reflète le fait que de nombreux fournisseurs de services d’impression couvrent désormais plusieurs secteurs du marché.

Toutefois, les SIG varient dans leur portée, certains étant principalement destinés aux entreprises disposant de plusieurs sites, éventuellement dans différents pays, et capables de gérer différentes langues et devises. D’autres sont conçus pour les petites et moyennes entreprises, dont la mise en œuvre est moins coûteuse, mais qui peuvent avoir du mal à faire face à l’expansion de l’entreprise.

Un SIG comporte deux aspects principaux. Le premier consiste à collecter des données sur le fonctionnement de l’entreprise et à les présenter sous une forme qui facilite la prise de décisions par la direction. Il peut s’agir d’informations sur la productivité, pour savoir quelles machines travaillent le plus et identifier les goulets d’étranglement et les retards inutiles. Il peut également s’agir d’informations sur la production financière pour déterminer si certains équipements ou produits coûtent plus cher qu’ils ne rapportent, ou si certains aspects de l’entreprise grugent le résultat net – comme des factures d’énergie élevées – ou si des secteurs rapportent plus que la moyenne et pourraient être capitalisés.

Inévitablement, cela signifie qu’il faut connecter le SIG à tous les autres systèmes, des serveurs RIP aux progiciels de comptabilité, tout au long de l’entreprise, afin qu’il puisse recueillir ces données. Cela signifie que la mise en œuvre d’un MIS – et peut-être plus tard son remplacement – est une tâche complexe. Il est donc préférable de prendre son temps et de choisir soigneusement entre les différentes options.

C’est pourquoi le premier facteur à prendre en compte est le fournisseur lui-même. Le système est important, mais vous allez avoir une relation à long terme avec le fournisseur. Examinez donc l’histoire de l’entreprise, les personnes qui y travaillent et l’attitude générale. Plus important encore, assurez-vous que ces personnes seront là pour vous lorsque tout s’effondrera et que vous aurez vraiment besoin d’aide.

La prochaine chose à considérer est la qualité de la présentation des données par le système et la facilité avec laquelle elles peuvent être personnalisées. Il n’y a pas deux entreprises identiques, il est donc important de s’assurer que le tableau de bord du SIG fournit les informations dont vous avez besoin et qu’il ne vous oblige pas à travailler de la manière qui convient au SIG. Ces informations sont généralement divisées en indicateurs clés de performance, ou ICP, et devraient inclure des éléments tels que l’utilisation des machines, le chiffre d’affaires et les paiements de factures – tous les éléments qui contribuent à transformer les revenus en bénéfices.

Le deuxième aspect d’un SIG est sa capacité à automatiser de nombreuses étapes de la production, depuis la réception des travaux, le contrôle en amont et la correction, jusqu’à l’acheminement vers la bonne file d’attente d’impression. Cela s’explique par le fait qu’un MIS doit se connecter à de nombreux systèmes différents, créant ainsi une chaîne de facto entre ce qui serait autrement des systèmes distincts, souvent développés par des fournisseurs différents. Pour de nombreuses entreprises, cette automatisation est la principale raison d’investir dans un MIS, car elle permet à l’entreprise de prendre en charge un grand nombre de travaux à faible marge tout en réalisant des bénéfices.

La plupart des systèmes d’information de gestion consistent en une base de données dotée d’un certain nombre de fonctionnalités de base et de modules supplémentaires, de sorte que vous n’avez à acheter que les parties dont vous avez besoin. L’ensemble des fonctionnalités de base devrait comprendre le tableau de bord et les indicateurs clés de performance, ainsi que l’estimation des travaux et la gestion des fiches de travail. Cela signifie que les données du client ne doivent être saisies qu’une seule fois, à partir d’une demande de devis ou d’une commande réelle, et qu’elles peuvent ensuite être utilisées dans l’ensemble des systèmes de production afin d’éliminer les risques d’erreur liés à la ressaisie des informations.

D’autres modules optionnels peuvent inclure un module de web-to-print ou de commerce électronique afin d’automatiser la soumission des travaux. D’autres modules typiques peuvent inclure la gestion des stocks et la gestion de la relation client (CRM). L’équilibre entre les fonctions de base et les modules optionnels varie d’un SIG à l’autre. Dans certains cas, vous constaterez que l’ensemble des fonctions de base comprend l’estimation et même un peu de web-to-print, mais que les modules optionnels offrent plus de fonctionnalités. La plupart des systèmes d’information modernes proposent également une application mobile qui permet au personnel de vente travaillant en dehors du bureau de réserver des travaux et de vérifier l’état d’avancement des travaux des clients.

Il est également de plus en plus courant de proposer une option « cloud ». Ces systèmes peuvent être moins chers car il n’y a pas de serveur physique à entretenir sur place. La sécurité en ligne s’est améliorée au point qu’elle n’est plus une préoccupation comme elle l’était autrefois, mais cette approche dépend d’une connexion internet constante.

Richard Earley, qui dirige la société Recreative Signs basée à Brighton, au Royaume-Uni, a travaillé avec le système d’information de gestion Clarity Go, basé sur le cloud. Il explique : « La vitesse à laquelle vous pouvez établir un devis pour un client est époustouflante, d’autant plus que vous pouvez le faire à partir de n’importe quel endroit. Je peux organiser une réunion sur le site, réaliser l’enquête et, assis dans la voiture avant de partir ou dans le train du retour, je peux établir le devis et l’envoyer au client que je viens de quitter. Sans Clarity Go, il faudrait facilement 24 heures ou plus pour répondre de cette manière.

En conclusion, un MIS n’est pas un simple choix de logiciel ; c’est littéralement l’outil qui dominera tous les autres. Il est donc important de prendre le temps de réfléchir soigneusement aux fonctionnalités que vous attendez d’un MIS et de comparer les différentes options disponibles. Le conseil le plus important est de personnaliser le MIS en fonction de votre entreprise, et non l’inverse.