MIS-järjestelmän käyttö tuotannon automatisoimiseksi ja tulojen muuttamiseksi voitoksi.

Johdon tietojärjestelmä (Management Information System, MIS) on ratkaisevan tärkeä nykyaikaisille painotaloille, sillä se tuottaa tietoa johtopäätöksiä varten ja automatisoi tuotantovaiheita. MIS-järjestelmää valittaessa keskeisiä tekijöitä ovat luotettavan toimittajan valinta, sen varmistaminen, että järjestelmä on räätälöitävissä yrityksesi tarpeisiin, sekä sen keskeisten ominaisuuksien (kustannusarviointi, työnhallinta) ja valinnaisten moduulien (Web-to-Print) arviointi. Räätälöi MIS-järjestelmä yrityksesi tarpeisiin.

Olemme jo kauan sitten ohittaneet ne ajat, jolloin painamista pidettiin käsityöläisalana. Nykyään tietojen avulla voimme optimoida prosessejamme ja tehdä sekä liiketoimintaa että tuotantoa koskevia päätöksiä. Kyky hallita ja tulkita tietoja on siis avainasemassa minkä tahansa painotalon menestyksen kannalta, ja tämä pätee niin pienimpään kyltinvalmistusliikkeeseen kuin suuriin monialaisiin painotaloihin.

Johdon tietojärjestelmän (MIS) tai jopa yrityksen resurssiohjelman (ERP) peruskonsepti ei rajoitu tulostamiseen, mutta on olemassa useita järjestelmiä, jotka on kehitetty erityisesti tulostimia varten, joten ne ovat hyvä lähtökohta. Useimmat näistä järjestelmistä kattavat nykyään kaikki tulostuksen osa-alueet kapearaiteisesta etiketöinnistä laajakuvagrafiikkaan, mikä kuvastaa sitä, että monet tulostuspalvelujen tarjoajat kattavat nykyään useita markkinasektoreita.

Tietojenkäsittelyjärjestelmät vaihtelevat kuitenkin soveltamisalaltaan, ja jotkin niistä on suunnattu pääasiassa yritystason organisaatioille, joilla on useita toimipaikkoja, mahdollisesti eri maissa ja jotka pystyvät käsittelemään eri kieliä ja valuuttoja. Toiset taas on suunniteltu pienille ja keskisuurille yrityksille, joiden käyttöönotto on halvempaa, mutta joiden voi olla vaikea selviytyä, jos liiketoiminta laajenee.

MIS:ssä on kaksi pääasiallista näkökohtaa. Ensimmäinen on yrityksen toimintaa koskevien tietojen kerääminen ja niiden esittäminen sellaisessa muodossa, että ne auttavat johdon päätöksenteossa. Tähän voi sisältyä tuottavuustietoja, joista nähdään, mitkä koneet työskentelevät eniten, ja joiden avulla voidaan tunnistaa pullonkaulat ja tarpeettomat viivästykset. Samoin se voi sisältää taloudellisia tuotantotietoja, joista nähdään, maksavatko jotkin laitteet tai tuotteet enemmän kuin ne tuottavat, tai onko yrityksessä osa-alueita, jotka syövät tulosta – kuten korkeat energialaskut – tai osa-alueita, jotka tuottavat keskimääräistä enemmän ja joita voitaisiin hyödyntää.

Tämä tarkoittaa väistämättä MIS-järjestelmän liittämistä kaikkiin muihin järjestelmiin, RIP-palvelimista kirjanpitopaketteihin, kautta koko yrityksen, jotta se voi hyödyntää näitä tietoja. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että MIS-järjestelmän käyttöönotto – ja ehkä myöhemmin sen korvaaminen – on monimutkainen tehtävä, joten on parasta käyttää aikaa ja valita huolellisesti eri vaihtoehtojen välillä.

Tästä syystä ensimmäinen huomioon otettava tekijä on itse toimittaja. Järjestelmä on tärkeä, mutta sinulla on pitkäaikainen suhde toimittajan kanssa, joten tutustu yrityksen historiaan, siellä työskenteleviin ihmisiin ja yleiseen asenteeseen. Tärkeintä on varmistaa, että nämä ihmiset ovat tukenasi, kun kaikki on kaatunut ja tarvitset todella apua.

Seuraavaksi on pohdittava, miten hyvin järjestelmä esittää tiedot ja miten helposti niitä voidaan mukauttaa. Mikään yritys ei ole samanlainen, joten on tärkeää varmistaa, että MIS-kojelauta tuottaa tarvitsemasi tiedot eikä pakota sinua työskentelemään MIS-järjestelmän mukaisella tavalla. Nämä tiedot on yleensä jaoteltu keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin eli KPI:iin, ja niiden pitäisi sisältää esimerkiksi koneiden käyttöastetta, liikevaihtoa ja laskujen maksuja – kaikkia niitä asioita, jotka auttavat muuttamaan tulot voitoiksi.

Toinen osa MIS-järjestelmää on sen kyky automatisoida monia tuotantovaiheita yhdessä, alkaen töiden vastaanottamisesta, esivalotuksesta ja korjauksesta ja sitten niiden ohjaamisesta oikeaan tulostusjonoon. Tämä on kehittynyt siitä, että MIS-järjestelmän on oltava yhteydessä moniin eri järjestelmiin, mikä luo tosiasiallisen ketjun niiden järjestelmien välille, jotka muuten olisivat erillisiä ja usein eri toimittajien kehittämiä. Monille yrityksille tämä automatisointi on tärkein syy investoida MIS-järjestelmään, koska sen ansiosta yritys voi ottaa vastaan suuria määriä matalan katteen töitä ja silti tehdä voittoa.

Useimmat monitietojärjestelmät koostuvat tietokannasta, jossa on useita perusominaisuuksia ja lisämoduuleja, joten sinun tarvitsee ostaa vain tarvitsemasi osat. Ydinominaisuuksiin pitäisi kuulua kojelauta ja keskeiset suorituskykyindikaattorit sekä työn arviointi ja työlippujen hallinta. Tämä tarkoittaa, että asiakastiedot on syötettävä vain kerran, tarjouspyynnöstä tai varsinaisesta tilauksesta, ja niitä voidaan sitten käyttää kaikissa tuotantojärjestelmissä, jolloin tietojen uudelleen syöttämisestä johtuvat mahdolliset virheet voidaan eliminoida.

Muita valinnaisia moduuleja voivat olla esimerkiksi web-to-print- tai sähköisen kaupankäynnin moduuli, jolla voit automatisoida työn lähettämisen. Muita tyypillisiä moduuleja voivat olla varastojen varastonhallinta ja asiakassuhteiden hallinta eli CRM. Ydintoimintojen ja valinnaisten moduulien välinen tasapaino vaihtelee eri tietojärjestelmissä. Joissain tapauksissa saatat huomata, että ydintoimintoihin kuuluu estimointi ja jopa jonkin verran verkkopainatusta, mutta valinnaiset moduulit tarjoavat enemmän toimintoja. Useimmissa nykyaikaisissa MIS-järjestelmissä on myös mobiilisovellus, jonka avulla myyntihenkilöstö, joka työskentelee toimiston ulkopuolella, voi varata töitä ja tarkistaa asiakkaiden töiden edistymisen.

On myös yhä yleisempää tarjota pilvipalveluvaihtoehto. Nämä järjestelmät voivat olla edullisempia, koska fyysistä palvelinta ei tarvitse ylläpitää paikan päällä. Verkkoturvallisuus on parantunut niin paljon, että se ei ole enää niin suuri huolenaihe kuin ennen, mutta tämä lähestymistapa edellyttää jatkuvaa internet-yhteyttä.

Richard Earley, joka pyörittää Brightonin kaupungissa Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevaa Recreative Signs -yritystä, on työskennellyt pilvipohjaisen Clarity Go MIS -järjestelmän kanssa. Hän selittää: ”Nopeus, jolla voit laatia tarjouksen asiakkaalle, on mieletön, varsinkin kun voit tehdä sen mistä tahansa paikasta käsin. Voin pitää työmaakokouksen, tehdä kartoituksen, ja istuessani autossa ennen lähtöä tai junassa takaisin voin laatia tarjouksen ja lähettää sen asiakkaalle, jonka olen juuri jättänyt. Ilman Clarity Go -palvelua vastaaminen tällä tavoin vaatisi helposti 24 tuntia tai enemmän.””

Yhteenvetona voidaan todeta, että MIS ei ole pelkkä ohjelmistovalinta, vaan se on kirjaimellisesti yksi työkalu, joka hallitsee kaikkia muita. Siksi on tärkeää miettiä tarkkaan, mitä ominaisuuksia tarvitset MIS-ohjelmalta, ja vertailla eri vaihtoehtoja. Tärkein neuvo on räätälöidä MIS-järjestelmä yrityksesi mukaan eikä päinvastoin.