Utilizar un SIG para automatizar la producción y convertir los ingresos en beneficios

Un Sistema de Información de Gestión (SIG) es crucial para las empresas de impresión modernas, ya que proporciona datos para las decisiones de gestión y automatiza los pasos de la producción. Los factores clave a la hora de elegir un SIG son seleccionar un proveedor fiable, asegurarse de que el sistema se puede personalizar según las necesidades de tu empresa y evaluar sus funciones principales (presupuesto, gestión de trabajos) y módulos opcionales (Web-to-Print). Personaliza el SIG en función de tu negocio.

Hace tiempo que dejamos atrás los días en que la impresión se consideraba una industria artesanal. Hoy en día, los datos nos permiten optimizar nuestros procesos y determinan las decisiones empresariales y de producción. Por tanto, la capacidad de gestionar e interpretar esos datos es clave para el éxito de cualquier empresa de impresión, y esto es válido tanto para el más pequeño taller de rotulación como para las grandes imprentas multidisciplinares.

El concepto básico de un sistema de información de gestión o MIS, o incluso de un programa de recursos empresariales o ERP, no se limita a la impresión, pero hay varios sistemas que se han desarrollado específicamente para impresores, por lo que son un buen punto de partida. La mayoría de ellos cubren ahora todos los aspectos de la impresión, desde el etiquetado de banda estrecha hasta los gráficos de gran formato, lo que refleja el hecho de que muchos proveedores de servicios de impresión cubren ahora varios sectores del mercado.

Sin embargo, el alcance de los MIS varía: algunos se dirigen principalmente a organizaciones de nivel empresarial con múltiples sedes, posiblemente en distintos países y capaces de manejar distintos idiomas y divisas. Otros están pensados para pequeñas y medianas empresas, cuya implantación es más barata, pero que pueden tener dificultades si la empresa se expande.

Un SIG tiene dos aspectos principales. El primero es recopilar datos sobre el funcionamiento de la empresa y presentarlos en un formato que ayude a tomar decisiones de gestión. Puede incluir información sobre la productividad para ver qué máquinas trabajan más y detectar cuellos de botella y retrasos innecesarios. También podría incluir información sobre la producción financiera para ver si algunos equipos o productos cuestan más de lo que generan, o si hay aspectos de la empresa que están mermando los resultados -como las elevadas facturas de energía- o áreas que generan ingresos superiores a la media que podrían capitalizarse.

Inevitablemente, esto significa conectar el MIS a todos los demás sistemas, desde los servidores RIP a los paquetes de contabilidad, a través de toda la empresa, para que pueda extraer estos datos. Esto, a su vez, significa que implantar un SIG -y quizás más adelante tener que sustituirlo- es una tarea compleja, por lo que es mejor tomarse su tiempo y elegir cuidadosamente entre las distintas opciones.

Por eso, el primer factor a tener en cuenta es el propio proveedor. El sistema es importante, pero vas a tener una relación a largo plazo con el proveedor, así que fíjate en la historia de la empresa, en las personas que trabajan en ella y en la actitud general. Y lo que es más importante, asegúrate de que esas personas van a estar a tu lado cuando todo se haya venido abajo y necesites ayuda de verdad.

Lo siguiente que hay que tener en cuenta es lo bien que el sistema presenta los datos y lo fácil que es personalizarlos. No hay dos empresas iguales, así que es importante asegurarse de que el cuadro de mandos del MIS te proporciona la información que necesitas, y no te obliga a trabajar de la forma que le conviene al MIS. Esta información suele desglosarse en indicadores clave de rendimiento, o KPI, y debe incluir elementos como la utilización de la maquinaria, el volumen de negocio y los pagos de facturas: todas las cosas que ayudan a convertir los ingresos en beneficios.

El segundo aspecto de un MIS es su capacidad para automatizar muchos de los pasos de producción, desde la recepción de los trabajos, su verificación previa y corrección, hasta su envío a la cola de impresión adecuada. Esto se ha desarrollado a partir del hecho de que un MIS tiene que conectarse a muchos sistemas distintos, creando una cadena de facto entre lo que de otro modo serían sistemas separados, a menudo desarrollados por distintos proveedores. Para muchas empresas, esta automatización es la principal razón para invertir en un SIG, ya que permite a la empresa asumir un gran número de trabajos de bajo margen y seguir obteniendo beneficios.

La mayoría de los SIG consisten en una base de datos con una serie de funciones básicas y módulos adicionales, de modo que sólo tienes que comprar las partes que necesitas. El conjunto de funciones básicas debe incluir el cuadro de mandos y los indicadores clave de rendimiento, así como la estimación de trabajos y la gestión de fichas de trabajo. Esto significa que los datos del cliente sólo tienen que introducirse una vez, a partir de una solicitud de presupuesto o de un pedido real, y luego pueden utilizarse en todos los sistemas de producción para eliminar la posibilidad de que se produzcan errores al volver a introducir la información.

Otros módulos opcionales pueden incluir un módulo web-to-print o de comercio electrónico para que puedas automatizar el envío de trabajos. Otros módulos típicos pueden ser la gestión del inventario de existencias y la gestión de las relaciones con los clientes o CRM. El equilibrio entre lo que es una función básica o un módulo opcional variará de un SIG a otro. En algunos casos, puede que el conjunto de funciones básicas incluya la estimación e incluso algo de web-to-print, pero que los módulos opcionales ofrezcan más funcionalidad. La mayoría de los SIG modernos también ofrecen una aplicación móvil para que el personal de ventas que trabaja fuera de la oficina pueda reservar trabajos y comprobar el progreso de los trabajos de los clientes.

También es cada vez más común ofrecer una opción en la nube. Estos sistemas pueden ser más baratos, ya que no hay un servidor físico que mantener in situ. La seguridad en línea ha mejorado hasta el punto de que ya no es tan preocupante como antes, pero este enfoque depende de tener una conexión constante a Internet.

Richard Earley, que dirige Recreative Signs, con sede en Brighton (Reino Unido), ha estado trabajando con el MIS Clarity Go basado en la nube. Nos lo explica: «La velocidad a la que puedes elaborar un presupuesto para un cliente es alucinante, sobre todo porque puedes hacerlo desde cualquier lugar. Puedo celebrar una reunión sobre el terreno, hacer el estudio y, mientras estoy sentado en el coche antes de salir o en el tren de vuelta, hacer el presupuesto y enviárselo al cliente que acabo de dejar. Sin Clarity Go, esto requeriría fácilmente 24 horas o más para responder de este modo».

En conclusión, un SIG no es una simple elección de software; es literalmente la única herramienta que gobernará a todas las demás. Por eso es importante dedicar tiempo a pensar detenidamente qué funciones necesitas de un SIG, y comparar las distintas opciones disponibles. El consejo más importante es personalizar el SIG en función de tu negocio, y no al revés.