Χρήση ενός MIS για την αυτοματοποίηση της παραγωγής και τη μετατροπή των εσόδων σε κέρδος

Ένα Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης (MIS) είναι ζωτικής σημασίας για τις σύγχρονες επιχειρήσεις εκτυπώσεων, παρέχοντας δεδομένα για τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης και αυτοματοποιώντας τα στάδια παραγωγής. Οι βασικοί παράγοντες κατά την επιλογή ενός MIS περιλαμβάνουν την επιλογή ενός αξιόπιστου προμηθευτή, τη διασφάλιση ότι το σύστημα μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες της επιχείρησής σας και την αξιολόγηση των βασικών χαρακτηριστικών του (εκτίμηση, διαχείριση εργασιών) και των προαιρετικών ενοτήτων του (Web-to-Print). Προσαρμόστε το MIS γύρω από την επιχείρησή σας.

Έχουμε περάσει προ πολλού τις ημέρες που οι εκτυπώσεις θεωρούνταν βιοτεχνία. Σήμερα τα δεδομένα μας επιτρέπουν να βελτιστοποιούμε τις διαδικασίες μας και καθορίζουν τόσο τις επιχειρηματικές όσο και τις παραγωγικές αποφάσεις. Έτσι, η ικανότητα διαχείρισης και ερμηνείας αυτών των δεδομένων είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε επιχείρησης εκτύπωσης, και αυτό ισχύει τόσο για το μικρότερο κατάστημα κατασκευής πινακίδων όσο και για μεγάλα πολυκλαδικά τυπογραφεία.

Η βασική ιδέα πίσω από ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης ή MIS, ή ακόμη και ένα πρόγραμμα επιχειρησιακών πόρων ή ERP, δεν περιορίζεται στην εκτύπωση, αλλά υπάρχουν αρκετά συστήματα που έχουν αναπτυχθεί ειδικά για εκτυπωτές, οπότε αυτά αποτελούν ένα καλό σημείο εκκίνησης. Τα περισσότερα από αυτά καλύπτουν πλέον όλες τις πτυχές της εκτύπωσης, από την ετικετοποίηση στενού ιστού έως τα γραφικά μεγάλου μεγέθους, αντανακλώντας το γεγονός ότι πολλοί πάροχοι υπηρεσιών εκτύπωσης καλύπτουν πλέον πολλούς τομείς της αγοράς.

Ωστόσο, τα MIS ποικίλλουν ως προς το πεδίο εφαρμογής τους, με ορισμένα να απευθύνονται κυρίως σε οργανισμούς επιχειρηματικού επιπέδου με πολλαπλές εγκαταστάσεις, ενδεχομένως σε διαφορετικές χώρες και να μπορούν να χειρίζονται διαφορετικές γλώσσες και νομίσματα. Άλλα έχουν σχεδιαστεί για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, η υλοποίηση των οποίων θα είναι φθηνότερη, αλλά μπορεί να δυσκολευτούν να αντεπεξέλθουν σε περίπτωση επέκτασης της επιχείρησης.

Υπάρχουν δύο κύριες πτυχές ενός MIS. Η πρώτη είναι η συλλογή δεδομένων σχετικά με τη λειτουργία της εταιρείας και στη συνέχεια η παρουσίασή τους σε μορφή που βοηθά στη λήψη διοικητικών αποφάσεων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πληροφορίες για την παραγωγικότητα, ώστε να δούμε ποια μηχανήματα εργάζονται πιο σκληρά και να εντοπίσουμε τα σημεία συμφόρησης και τις περιττές καθυστερήσεις. Εξίσου θα μπορούσε να περιλαμβάνει πληροφορίες οικονομικής παραγωγής για να διαπιστωθεί αν κάποιος εξοπλισμός ή προϊόντα κοστίζουν περισσότερο από ό,τι αποφέρουν, ή αν υπάρχουν πτυχές της επιχείρησης που επιβαρύνουν το τελικό αποτέλεσμα – όπως οι υψηλοί λογαριασμοί ενέργειας – ή τομείς που αποφέρουν κέρδη πάνω από το μέσο όρο και θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν.

Αυτό σημαίνει αναπόφευκτα τη σύνδεση του MIS με όλα τα άλλα συστήματα, από τους διακομιστές RIP έως τα λογιστικά πακέτα, σε όλη την επιχείρηση, ώστε να μπορεί να αντλεί αυτά τα δεδομένα. Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι η εφαρμογή ενός MIS – και ίσως αργότερα η αντικατάσταση αυτού του MIS – είναι ένα πολύπλοκο έργο, οπότε είναι καλύτερο να πάρετε το χρόνο σας και να επιλέξετε προσεκτικά μεταξύ των διαφόρων επιλογών.

Για το λόγο αυτό, ο πρώτος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ο ίδιος ο προμηθευτής. Το σύστημα είναι σημαντικό, αλλά πρόκειται να έχετε μια μακροχρόνια σχέση με τον προμηθευτή, γι’ αυτό ρίξτε μια ματιά στην ιστορία της εταιρείας, στους ανθρώπους που εργάζονται εκεί και στη συνολική συμπεριφορά. Το πιο σημαντικό, βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι άνθρωποι θα είναι εκεί για εσάς όταν όλα έχουν καταρρεύσει και χρειάζεστε πραγματικά βοήθεια.

Το επόμενο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε είναι πόσο καλά το σύστημα παρουσιάζει τα δεδομένα και πόσο εύκολα μπορεί να προσαρμοστεί. Καμία επιχείρηση δεν είναι ίδια, επομένως είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το ταμπλό του MIS παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεστε και δεν σας αναγκάζει να εργάζεστε με τον τρόπο που ταιριάζει στο MIS. Οι πληροφορίες αυτές αναλύονται συνήθως σε βασικούς δείκτες απόδοσης ή KPI και θα πρέπει να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως η χρήση των μηχανημάτων, ο κύκλος εργασιών και οι πληρωμές τιμολογίων – όλα τα πράγματα που βοηθούν στη μετατροπή των εσόδων σε κέρδη.

Η δεύτερη πτυχή ενός MIS είναι η ικανότητά του να αυτοματοποιεί πολλά από τα στάδια της παραγωγής μαζί, από την παραλαβή των εργασιών, τον προ-φωτισμό και τη διόρθωση και, στη συνέχεια, τη δρομολόγησή τους στη σωστή ουρά εκτύπωσης. Αυτό προέκυψε από το γεγονός ότι ένα MIS πρέπει να συνδεθεί με πολλά διαφορετικά συστήματα δημιουργώντας μια de facto αλυσίδα μεταξύ συστημάτων που διαφορετικά θα ήταν ξεχωριστά, συχνά αναπτυγμένα από διαφορετικούς προμηθευτές. Για πολλές εταιρείες, αυτή η αυτοματοποίηση είναι ο κύριος λόγος για την επένδυση σε ένα MIS, καθώς επιτρέπει στην επιχείρηση να αναλάβει μεγάλο αριθμό εργασιών με χαμηλό περιθώριο κέρδους και να εξακολουθεί να έχει κέρδος.

Τα περισσότερα MIS αποτελούνται από μια βάση δεδομένων με μια σειρά βασικών χαρακτηριστικών και πρόσθετες ενότητες, ώστε να χρειάζεται να αγοράσετε μόνο τα μέρη που χρειάζεστε. Το σύνολο των βασικών λειτουργιών θα πρέπει να περιλαμβάνει τον πίνακα οργάνων και τους βασικούς δείκτες επιδόσεων, καθώς και την εκτίμηση εργασιών και τη διαχείριση εισιτηρίων εργασιών. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα των πελατών πρέπει να εισαχθούν μόνο μία φορά, από ένα αίτημα για προσφορά ή πραγματική παραγγελία, και μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν σε όλα τα συστήματα παραγωγής για να εξαλειφθεί η πιθανότητα σφαλμάτων από την εκ νέου εισαγωγή πληροφοριών.

Άλλες προαιρετικές ενότητες μπορεί να περιλαμβάνουν μια ενότητα web-to-print ή ηλεκτρονικού εμπορίου, ώστε να μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την υποβολή εργασιών. Άλλες τυπικές ενότητες μπορεί να περιλαμβάνουν τη διαχείριση αποθεμάτων και τη διαχείριση πελατειακών σχέσεων ή CRM. Η ισορροπία μεταξύ του τι είναι βασική λειτουργία ή προαιρετική ενότητα θα διαφέρει από MIS σε MIS. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να διαπιστώσετε ότι το βασικό σύνολο λειτουργιών περιλαμβάνει την εκτίμηση και ακόμη και κάποια web-to-print, αλλά ότι οι προαιρετικές ενότητες προσφέρουν περισσότερες λειτουργίες. Τα περισσότερα σύγχρονα MIS θα προσφέρουν επίσης μια εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα, ώστε το προσωπικό πωλήσεων που λειτουργεί εκτός γραφείου να μπορεί να κάνει κρατήσεις εργασιών, καθώς και να ελέγχει την πρόοδο των εργασιών των πελατών.

Γίνεται επίσης όλο και πιο συνηθισμένο να προσφέρεται μια επιλογή cloud. Αυτά τα συστήματα μπορεί να είναι φθηνότερα, καθώς δεν υπάρχει φυσικός διακομιστής για να συντηρηθεί επιτόπου. Η διαδικτυακή ασφάλεια έχει βελτιωθεί σε σημείο που δεν αποτελεί πλέον την ανησυχία που ήταν κάποτε, αλλά αυτή η προσέγγιση εξαρτάται από τη συνεχή σύνδεση στο διαδίκτυο.

Ο Richard Earley, ο οποίος διευθύνει την Recreative Signs με έδρα το Μπράιτον του Ηνωμένου Βασιλείου, εργάζεται με το Clarity Go MIS που βασίζεται στο cloud. Ο ίδιος εξηγεί: “Το σύστημα αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά συστήματα που έχει αναπτύξει η εταιρεία: “Η ταχύτητα με την οποία μπορείτε να συγκεντρώσετε μια προσφορά για έναν πελάτη είναι εκπληκτική, ειδικά επειδή μπορείτε να το κάνετε από οποιαδήποτε τοποθεσία. Μπορώ να πραγματοποιήσω μια επιτόπια συνάντηση, να κάνω την έρευνα, και ενώ κάθομαι στο αυτοκίνητο πριν φύγω ή στο τρένο της επιστροφής, μπορώ να συντάξω την προσφορά και να την στείλω στον πελάτη που μόλις έφυγα. Χωρίς το Clarity Go, αυτό θα απαιτούσε εύκολα 24 ώρες ή και περισσότερο για να απαντήσω με αυτόν τον τρόπο”.

Εν κατακλείδι, ένα MIS δεν είναι μια απλή επιλογή λογισμικού- είναι κυριολεκτικά το ένα εργαλείο που θα κυριαρχήσει σε όλα τα άλλα. Επομένως, είναι σημαντικό να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε προσεκτικά ποια χαρακτηριστικά χρειάζεστε από ένα MIS και να συγκρίνετε τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές. Η πιο σημαντική συμβουλή είναι να προσαρμόσετε το MIS γύρω από την επιχείρησή σας και όχι το αντίθετο.