Was sind die wichtigsten Leistungsindikatoren in einem Druckunternehmen?

Nessan Cleary stellt verschiedene wichtige Leistungsindikatoren vor, die für die Führung eines erfolgreichen Druckunternehmens von grundlegender Bedeutung sind. Diese KPIs können entweder täglich, wöchentlich oder monatlich verfolgt werden. Durch die Verfolgung dieser KPIS kann Ihr Unternehmen höhere Gewinne erzielen.

Jedes Unternehmen, auch das, das großformatige Druckdienstleistungen anbietet, ist darauf ausgerichtet, Gewinne zu erwirtschaften. Theoretisch können Sie die Gesundheit eines Unternehmens anhand seiner Bilanz überprüfen. Aber für die Führung eines erfolgreichen Druckunternehmens braucht es weit mehr als nur Zahlen. Daher ist es sinnvoll, eine Reihe wichtiger Leistungsindikatoren oder KPIs zu identifizieren, die Sie im Laufe der Zeit verfolgen können, um sicherzustellen, dass das Unternehmen gesund ist, sei es auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Noch wichtiger ist, dass Sie diese KPI nutzen können, um Probleme zu beseitigen und den Gewinn zu steigern.

Es gibt jedoch kein Standard-Druckunternehmen, da jedes Unternehmen eine andere Mischung an Dienstleistungen und ein anderes Wertversprechen für die Kunden bietet. Der Schlüssel zu diesem Ansatz liegt also darin, den richtigen KPI auszuwählen, der zu den Zielen Ihres Unternehmens passt. Dabei handelt es sich wahrscheinlich um eine Mischung aus Finanz-, Produktions- und Logistikinformationen. Ein anständiges MIS sollte bei den meisten dieser Probleme hilfreich sein, aber möglicherweise benötigen Sie andere Quellen, um tiefer in einige Bereiche einzudringen, z. B. Probleme mit der Produktionsausrüstung oder mit der Buchhaltung oder der Auftragsabwicklung. Wählen Sie jedoch nicht zu viele KPIs aus, sonst ertrinken Sie in Daten.

Verkäufe

Die beiden Haupttreiber in jedem Unternehmen sind die Steigerung des Umsatzes und die Senkung der Kosten. Der erste KPI, den es zu betrachten gilt, ist also der Umsatz, und ein guter Ausgangspunkt sind die durchschnittlichen Kosten für die Akquise neuer Kunden. Jedes Unternehmen wird einige Kunden haben, die anspruchsvoller sind als andere. Daher ist es nützlich, zu verfolgen, wie viel Sie jeder Kunde kostet, sowohl im Hinblick auf den Abschluss jedes Verkaufs als auch auf den Grad der Kundenverwaltung, der während aller Bestellungen erforderlich ist, einschließlich der Zeit, die für die Behebung von Problemen mit Dateien aufgewendet wird, und dies dann mit den daraus erzielten Einnahmen abzugleichen Kunden. Dies kann darauf hindeuten, dass manche Kunden einfach mehr Probleme bereiten, als sie wert sind, kann aber auch auf diejenigen hinweisen, bei denen es sich lohnt, mehr in Kauf zu nehmen, sowie auf wachsende Trends in bestimmten Anwendungen.

Bildunterschrift: Neben Druckern wie diesem P5 350HSR verkauft Durst auch einen Analysedienst, der mit seinen Druckern und Arbeitsabläufen zusammenarbeitet, um Kunden zu verstehen, wie ihre Maschinen genutzt werden. ©Nessan Cleary

Es ist nützlich zu sehen, woher diese Verkäufe kommen, beispielsweise aus einem Web-to-Print-System, einer Marketingkampagne oder aus Social-Media-Beiträgen. Dies kann dabei helfen, herauszufinden, wie Sie Ihr Geld am besten für Marketing ausgeben oder keine Ressourcen mehr für Kampagnen verschwenden, die nicht funktionieren.

Beschwerden

Es ist auch eine gute Idee, die Anzahl der Beschwerden und die Kosten für die Bearbeitung dieser Beschwerden im Auge zu behalten. Es kann hilfreich sein, herauszufinden, ob es ein gemeinsames Thema gibt, etwa die Farbausgabe eines Druckers oder vielleicht ein Personalproblem, das durch mehr Schulung gelöst werden kann.

Abgeschlossene Jobs

Ebenso ist es gut, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Aufträge fertiggestellt und pünktlich geliefert wurden.

Es gibt viele verschiedene Kennzahlen, die in der gesamten Produktionsabteilung gemessen werden können. Der Trick besteht also darin, nur die wichtigsten zu identifizieren, die einen genauen Überblick darüber geben, wie gut die Produktionsabteilung funktioniert. Die meisten Druckgeräte können eine Fülle von Informationen vom Tintenverbrauch bis hin zu Fehlercodes erzeugen, auf die Sie über das RIP oder durch die Integration in ein MIS zugreifen können sollten. Immer mehr Hersteller versuchen, für die Weitergabe dieser Informationen Gebühren zu erheben, meist im Rahmen eines laufenden Datenanalysedienstes. Dies ist jedoch nur von begrenztem Wert, wenn nicht alle verwendeten Druckgeräte berücksichtigt werden, sodass Sie sie vergleichen können.

Nutzung für Ausrüstung

Einer der wichtigsten Indikatoren ist die Auslastung für jeden Gerätepreis, da keines dieser Geräte Geld verdient, während es ungenutzt herumliegt. Dies kann dabei helfen, Engpässe zu erkennen, wenn beispielsweise der Schneidetisch auf den Abschluss eines Druckauftrags wartet oder wenn die Einrichtung einiger Geräte eine Weile dauert, z. B. wenn die Werkzeuge am Schneidetisch gewechselt oder bestimmte Medientypen abgeklebt werden müssen auf einem Flachbettdrucker. Dies sollte auch etwaige Probleme mit Ihrer Ausrüstung beseitigen, wenn bei bestimmten Geräten überdurchschnittliche Wartungsprobleme auftreten oder wenn bei einigen Geräten besondere Anforderungen an die Druckvorstufe gestellt werden, die die Flexibilität bei der kurzfristigen Neuorganisation von Arbeitsabläufen einschränken.

Tatsächliche Margen vs. Schätzung

Ein weiterer nützlicher KPI, den Sie im Auge behalten sollten, ist der Vergleich der tatsächlichen Margen bei bestimmten Aufträgen mit der Schätzung. Es kommt nicht selten vor, dass bei einem Kostenvoranschlag davon ausgegangen wird, dass ein Auftrag auf eine bestimmte Art und Weise produziert wird, das Produktionsteam dann aber einen anderen Ansatz verfolgt, was sich auf die Kosten und damit auf die Margen dieses Auftrags auswirken kann. Oder es sind unterwegs Probleme und Nebenkosten aufgetreten, aber in jedem Fall möchten Sie, dass die Schätzung und die tatsächlichen Kosten so nah wie möglich sind, um Streitigkeiten mit Kunden zu vermeiden.

Finanzen

Es versteht sich von selbst, dass Sie die finanzielle Lage des Unternehmens im Auge behalten müssen
Unternehmen, einschließlich des Gesamtgewinns und des Wachstumsgrads pro Jahr. Es kann nützlich sein, dies auf jede Anwendung oder Produktgruppe aufzuteilen, um zu sehen, welche Teile des Geschäfts profitabler sind. Es lohnt sich auch, die durchschnittliche Zeit zu verfolgen, die Kunden benötigen, um Rechnungen zu bezahlen, und wie viel es Sie kostet, diesen Zahlungen nachzukommen.

Bildunterschrift: Die meisten MIS, wie zum Beispiel PrintIQ, können Kunden dabei helfen, eine Liste der zu überwachenden KPIs einzurichten.

Heutzutage können es sich nur wenige Unternehmen leisten, ihre allgemeine Nachhaltigkeit zu ignorieren. Es gibt zwei Hauptaspekte der Nachhaltigkeit. Die erste besteht einfach darin, Verschwendung zu vermeiden, was auch direkt die Kosten senkt. Das bedeutet, den Verbrauch von Ressourcen wie Wärme und Strom zu verfolgen. Der Wechsel zu einem effizienteren System für Verschachtelungs- oder Sammelarbeiten kann dazu beitragen, den Substratabfall zu reduzieren.

Best Practices übernehmen
Das andere Element ist die Übernahme bewährter Verfahren wie der Umstieg auf leichter zu recycelnde Materialien, der Einsatz von Software zum Einsparen von Tinte und die Straffung der Produktion, um zu vermeiden, dass aufgrund von Fehlern Nachdrucke angefertigt werden müssen. Durch die Nachverfolgung solcher Daten können Kunden ganz einfach echte Fortschritte demonstriert werden, von denen viele solche Aufzeichnungen möglicherweise benötigen, um ihren eigenen ökologischen Fußabdruck zu ermitteln.

Darüber hinaus können die aus diesen Leistungsindikatoren gewonnenen Informationen auch im Rahmen Ihres Gesamtmarketings genutzt werden. Dazu können Details wie eine hohe Quote pünktlich gelieferter Aufträge oder ein großer Prozentsatz der Kunden gehören, die sich bei Nachbestellungen für eine Rücksendung entscheiden. Ebenso kann die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Erfassung dieser Leistungsindikatoren dazu beitragen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern und Einzelpersonen oder sogar ganzen Abteilungen Meilensteine zu bieten, die es zu übertreffen gilt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Druckdienstleister von der Übernahme des japanischen Kaizen-Konzepts profitieren können, bei dem es darum geht, kleine Probleme zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Die Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Unternehmen, was wiederum zu höheren Gewinnen führen sollte.