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So finden Sie das richtige MIS

by Nessan Cleary | 24.03.2023
So finden Sie das richtige MIS

Management-Informationssystem-Software ist zu einer wesentlichen Komponente für den Betrieb einer modernen Druckerei geworden, aber die Implementierung wird ihren Erfolg bestimmen.

Ein Management Information System oder MIS ist wahrscheinlich eine der komplexesten Softwarekomponenten, auf die die meisten Druckunternehmen stoßen werden. Und genauso wie es enorme Unterschiede in der Art und Weise geben kann, wie verschiedene Druckereien arbeiten und welche Kunden sie bedienen, gibt es kein MIS, das für alle passt und sofort für alle funktioniert. Dies macht es schwierig, genau herauszufinden, was ein MIS für Sie tun kann und was es kosten könnte. Aber vielleicht ist ein besserer Ausgangspunkt zu fragen, was ein richtig implementiertes MIS Ihnen sparen kann?

Bei einem MIS geht es um zwei verschiedene Dinge – Geschäftsinformationen und Workflow-Automatisierung – und die Verbindung dieser Dinge sollte zu weniger Verschwendung und damit zu mehr Gewinn führen. Dies gilt für kleine Unternehmen ebenso wie für große Unternehmen.

Bildunterschrift: Das MIS soll wie in diesem Bild von PrintIQ einen Überblick über den Status aller anstehenden Jobs anzeigen können.

Die ursprüngliche Prämisse hinter der MIS-Software war es, dem Management ein umfassendes Verständnis aller Kosten und Probleme in einem Unternehmen zu vermitteln, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Die einzige Möglichkeit, alle Ihre Einnahmen und Ausgaben wirklich zu verstehen, besteht darin, ein zentralisiertes System zu verwenden, das mit allem verbunden ist, von den eingehenden Bestellungen bis hin zur Anzahl der Büroklammern, die die Buchhaltung verarbeitet. Das bedeutet, dass das Hauptverkaufsargument hinter einem MIS nicht so sehr die Funktionalität der Software selbst ist, sondern die Fähigkeit des Teams, sich mit der Software anderer Anbieter zu integrieren.

Das hat logischerweise dazu geführt, dass das MIS einige dieser anderen Systeme automatisch ausführt und bestimmt, wie die verschiedenen Jobs durch die verschiedenen Produktionsabteilungen geschoben werden. Dies bedeutet hauptsächlich Produktionsworkflows, und theoretisch könnte die Einrichtung eines Systems auf der Grundlage von Hot Foldern auch die automatische Übergabe von Jobs von einem Prozess zum nächsten ermöglichen. Aber ein MIS kann viel mehr als das. Es übernimmt automatisch alle Informationen aus dem Jobticket, falls erforderlich, für den Druck, die Weiterverarbeitung oder die Rechnungsstellung, ohne Fehler oder Duplizierung. Darüber hinaus sammelt es Daten, um Berichte über den Geschäftsverlauf zu erstellen, und kann an anderer Stelle Aktionen auslösen, z. B. das Bestellen von mehr Substraten bei Bedarf sowie das Anzeigen von Problemen, z. B. wenn eine bestimmte Maschine gewartet werden muss als erwartet oder wenn es Jobs gibt werden in dem einen oder anderen Prozess aufgehalten.

Modulare Architektur

Die meisten MIS bieten einen Kernsatz an Funktionen sowie eine Reihe optionaler Module, sodass Druckereien das MIS an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Obwohl die meisten MIS in verschiedenen Druckdisziplinen arbeiten, haben die meisten Großformatbenutzer spezifische Anforderungen, umso mehr, wenn Sie auch auf Textilien drucken. Dies bedeutet zumindest, dass die verwendeten großen Substratgrößen sowohl für Rollen als auch für starre Medien berücksichtigt werden müssen. Das MIS sollte auch die verschiedenen Veredelungsarten unterstützen, die im Großformatdruck üblich sind, einschließlich Schneiden über einen digitalen Schneidetisch oder Router, sowie Säumen, Schweißen, Ösen und so weiter.

Ein grundlegendes Merkmal jedes MIS ist die Fähigkeit, Aufträge zu schätzen und Angebote für Arbeiten zu versenden. Das bedeutet, dass alle relevanten Kosten, einschließlich der Rohstoffe und der Personalarbeit sowie der laufenden Kosten und der Abschreibung der verwendeten Ausrüstung, berücksichtigt und eine angemessene Marge für jeden Auftrag ermittelt werden können. In einigen Fällen kann es eine Auswahl an Möglichkeiten geben, einen Auftrag mit unterschiedlichen Auswirkungen auf die Schätzung zu erstellen.


Bildunterschrift: Das MIS soll wie in diesem Bild von PrintIQ einen Überblick über den Status aller anstehenden Jobs anzeigen können.

Das Kalkulationsmodul sollte eng mit der Planungsfunktion verknüpft sein, da Sie möchten, dass das MIS die effizienteste Produktionsmethode auswählt, wenn Sie Jobs für diese Schicht planen, aber Sie verlieren Geld, wenn die Kalkulation eine billigere Produktionsform annimmt. Idealerweise sollte die Terminierung dynamisch sein und in der Lage sein, automatisch zu aktualisieren, um neue Aufträge zu berücksichtigen, sobald sie eingehen, basierend auf ihren erforderlichen Lieferterminen und Synergien mit anderen Aufträgen.

Dies setzt wiederum voraus, dass das MIS entweder ein eigenes Ausschieß- und Sammelmodul enthält oder eng mit Ihrer Software verbunden ist. Dies ist besonders wichtig für großformatige Arbeiten, bei denen es ziemlich üblich ist, mehrere Jobs auf denselben Platinen zusammenzufassen, um Kosten zu sparen, und viele dieser Jobs haben unregelmäßige Formen, die ineinander verschachtelt werden müssen. Es versteht sich von selbst, dass das System in der Lage sein sollte, zwischen Jobs für verschiedene Kunden zu unterscheiden. Ebenso wichtig ist es, dass Aufträge für denselben Kunden in ihre verschiedenen Teile aufgeteilt werden können, z. B. möchte ein Einzelhändler möglicherweise dieselbe Art von Display, aber auf verschiedene Einzelhandelseinheiten mit unterschiedlichen Größenanforderungen. Das Mischen dieser Jobs spart Zeit und Rohstoffkosten, aber das System muss in der Lage sein, sie für die Lieferung und Rechnungsstellung zu trennen.

Das CRM-Modul sollte es dem Vertriebspersonal ermöglichen, mit Kunden in Kontakt zu treten, Angebote in Bestellungen umzuwandeln und den Fortschritt dieser Bestellungen zu verfolgen. Das sollte zumindest bedeuten, dass die Druckvorlagen für die Lieferung nachgejagt und sichergestellt werden müssen, dass jeder in der Genehmigungsschleife die Proofs abgezeichnet hat.

Die meisten MIS enthalten ein E-Commerce-Modul, obwohl einige Argumente dafür sprechen, dass ein dediziertes Web-to-Print-Programm besser geeignet sein könnte. Es hängt wirklich von der Größe jedes einzelnen Unternehmens und der Art der Kunden ab, die Sie bedienen. Einige Großformatabteilungen werden Teil einer größeren Akzidenzdruckgruppe sein oder sich darauf verlassen, dass Kunden einmalige Bestellungen aufgeben und per Kreditkarte bezahlen, während andere vielleicht nur Stammkunden ermöglichen möchten, Wiederholungsbestellungen auf Rechnung zu tätigen. Es gibt so viele Variationen, dass Web-to-Print eigentlich einen eigenen Artikel braucht.

Das MIS sollte eine Art Bestandsverwaltung beinhalten, um sicherzustellen, dass Ihnen nicht alles ausgeht, was für anstehende Aufträge benötigt wird, wie z. B. ein bestimmtes Substrat, sowie für den rechtzeitigen Kauf regelmäßiger Artikel, einschließlich Gerätewartungsteile, um Lasten zu vermeiden Minute Panik. Idealerweise sollte sich dies auch auf die Verwaltung Ihrer eigenen Lieferkette erstrecken, damit Sie die Kosten von Substraten verstehen und den Großeinkauf oder andere Angebote nutzen können.

Wenn es um die Erfüllung geht, sollte das MIS zumindest in der Lage sein, einen Lieferschein zu erstellen. Einige buchen die Lieferung auch bei einem Kurier- oder Versandunternehmen, andere gehen noch weiter und verbinden sich direkt mit den Systemen verschiedener Kurierunternehmen, um die kostengünstigste Form der Lieferung basierend auf den Anforderungen des Kunden zu erarbeiten, auch bei unterschiedlichen Teilen eines Auftrags an verschiedene Standorte gesendet werden müssen.

Schließlich verfügen die meisten MIS über ein Buchhaltungsmodul, aber es ist wahrscheinlich üblicher, es in dedizierte Buchhaltungssoftware zu integrieren, insbesondere angesichts der Tatsache, dass die meisten Buchhaltungssoftware recht gut etabliert ist.
Fazit: Auch wenn die meisten MIS-Anbieter ihre Software heutzutage als Teil eines Produktionsworkflows vermarkten, liegt der wahre Wert eines MIS in der Fähigkeit, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens zu erkennen. Letztendlich sollte sich ein MIS auszahlen, indem es dazu beiträgt, Verschwendung zu vermeiden und Arbeitsplätze effizienter zu produzieren.

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