Kennen Sie Ihre Zahlen: Erstellen Sie effektive KPIs für Ihr Unternehmen

Marshall Atkinson betont, wie wichtig es ist, effektive KPIS für Ihr Unternehmen aufzubauen und zu verstehen. Er erläutert außerdem, welche KPIs gemessen werden müssen und wie diese KPIs implementiert werden.

Irgendwann im Laufe Ihrer Karriere haben Sie wahrscheinlich schon einmal jemanden gelesen, gesehen oder gehört, der die Bedeutung von KPIs oder „Key Performance Indicators“ erläutert. Ungefähr zehn Minuten nach Beginn dessen, worüber die Person gesprochen hat, fingen Sie an, Ihr Telefon, Ihre E-Mails, Ihre sozialen Medien oder irgendetwas anderes zu überprüfen, ohne darauf zu achten, was die Person mitzuteilen versuchte.

KPIs? Zahlen? Mathematik?

Langweilig! Ich meine ... komm schon. Unser Geschäft läuft großartig. Wir hatten Erfolg ohne diesen KPI-Unsinn. Warum jetzt anfangen?

Denn das saugende Geräusch, das Sie hören, ist, dass die Gewinne aus dem Fenster fliegen. Selbst wenn Sie Erfolg hatten, ohne sich Gedanken über Ihre KPI-Kennzahlen zu machen, ist das keine Garantie für den zukünftigen Erfolg. Und vergessen wir nicht, dass Sie möglicherweise einen Seesack voller Bargeld in Ihrem Unternehmen zurücklassen, weil Sie nicht die nötige Arbeit leisten, um es abzuholen.

Hier ist, was ich meine. Ein „Key Performance Indicator“ ist alles, was in Ihrem Unternehmen wichtig ist. Sie möchten den Überblick behalten, denn wenn etwas wichtig ist, möchten Sie sicherstellen, dass Sie immer die maximale Wirksamkeit erzielen. Wenn dies jedoch noch nicht definiert ist, woher wissen Sie dann, dass Sie mit voller Kapazität arbeiten und kein ungenutztes Potenzial haben?

In diesem Artikel geht es darum, diese Möglichkeiten zu definieren, ein System zu implementieren und sicherzustellen, dass es funktioniert.

Die besten Kennzahlen verstehen

Was sind die wichtigsten Dinge, die Sie in Ihrem Unternehmen ständig im Auge behalten? Verkäufe? Produktion? Kundenzufriedenheit? Bestellgenauigkeit? Wie viele Minuten verbringt dieser Mann in der Produktion jeden Tag im Badezimmer?

Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von Dingen, die wir in jedem Unternehmen messen können. Aber nur wenige rasten ein, um einen Unterschied auf der nächsten Ebene zu machen. Wenn Sie etwas so Wichtiges in Betracht ziehen, was führt dann zum Erfolg oder Misserfolg?

Nehmen wir zum Beispiel die wahrscheinlich häufigste Variante: den Verkauf. Natürlich können Sie ein Umsatzziel festlegen. Aber was treibt das an? Können Sie das in eine leicht verständliche Mathematik umwandeln, um täglich zu wissen, ob Sie dieses Verkaufsziel erreichen werden?

Nehmen wir an, Sie möchten ein Umsatzziel von 1.000.000 US-Dollar erreichen. Wenn Ihre durchschnittliche Bestellgröße 1.500 US-Dollar beträgt, können Sie daraus einen leicht lesbaren KPI ermitteln.

1.000.000 $/1.500 $ = 666,6 Bestellungen pro Jahr. Lassen Sie uns aufrunden und es 667 nennen.

667/12 Monate = 55,58 Bestellungen pro Monat. Lassen Sie uns aufrunden und es 56 nennen.

56/4 Wochen = 14 Bestellungen pro Woche.

14/5 = 2,8 Bestellungen pro Tag. Lassen Sie uns aufrunden und es 3 nennen.

Wenn Ihr Unternehmen also täglich drei Bestellungen mit einem durchschnittlichen Verkaufswert von 1.500 US-Dollar abschließt, werden Sie Ihr Umsatzziel von 1.000.000 US-Dollar problemlos erreichen.

Schauen Sie noch einmal auf Ihre Verkaufsanstrengungen von gestern zurück. Haben Sie mindestens drei Bestellungen im Wert von 1.500 $ abgeschlossen? Wenn nicht, welche Änderungen nehmen Sie vor, um dieses kleine Tagesziel zu erreichen?

Andere Beispiele

Natürlich ist das ein Beispiel. Der KPI, der für Sie am wichtigsten ist, könnte sich auf Produktionszeit, Mitarbeiterschulung, Fehlerraten oder andere wichtige Datenpunkte beziehen, die leicht Erfolg oder Misserfolg signalisieren.

Sie möchten vor allem, dass Ihre KPIs relevant sind. Es macht wenig Sinn, Daten zu verfolgen und zu messen, wenn man die Informationen nicht nutzt. Sobald Sie die Informationen haben, nutzen Sie sie als Signal für Veränderungen. Wie mein guter Freund Mark Coudray sagt: „Es können nur drei Dinge passieren, und zwei davon sind schlecht.“ Die Dinge werden besser werden. Es wird noch schlimmer werden. Oder es bleibt alles beim Alten.“

Wenn Sie beginnen, sich mit den KPI-Zahlen auseinanderzusetzen, können Sie auf die Möglichkeit hinweisen, andere Geschäftsbereiche zu verbessern.

Chancen vor Ihnen

Nehmen wir an, Sie beginnen mit der Messung Ihrer Produktionsausfallzeit. Dies ist der Teil der Zeit während des Arbeitstages, der nicht mit dem Drucken verbracht wird. Wenn Sie drucken, verdienen Sie Geld. Wenn Sie nicht drucken, geben Sie Geld aus. Ausfallzeiten können teuer werden, daher ist es ein fantastischer KPI, ihn zu verfolgen.

Aufgrund des neuen Interesses an der Ausfallzeit-KPI hat Ihr Team damit begonnen, die Grundursache für die Ausfallzeit in der Produktion zu untersuchen. Es geht hauptsächlich darum, auf Dinge zu warten. Warten auf das Mischen der Tinte. Warten auf Bildschirmen, um vorbereitet zu werden. Warten darauf, dass der Bestand gezählt und bereitgestellt wird. Warten auf die Genehmigung des Managers, um einen Job auszuführen.

Die Mathematik hinter ihrer Hypothese gibt ihnen Recht und zeigt, dass über 60 % der Ausfallzeiten des Shops auf das Warten auf etwas zurückzuführen sind. Um dies zu beheben, beginnt das Team schon heute mit der „Schnitzeljagd“ nach allem, was für die Produktion von morgen benötigt wird. Dies erfordert einige Umstrukturierungen, Schulungen und Prozessänderungen, aber sie schaffen es.

Durch diesen Aufwand steigt die Produktion, die Kosten sinken und sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit steigen.

Weil zwei Dinge passierten: Etwas wurde gemessen, und das führte zu Veränderungen. Die Verbesserungen wurden validiert, da die KPIs bewiesen, dass die Idee funktionierte.

Welche KPIs sollten gemessen werden?

Denken Sie immer noch, dass KPIs langweilig und Zeitverschwendung sind? Wenn Sie das tun, bin ich sicher, dass Ihre Konkurrenz zufrieden sein wird.

Wenn Sie sich jedoch eingehender damit befassen möchten, sehen wir uns an, wie Sie bestimmen, welche KPIs Sie messen möchten.

Betrachten wir dies zunächst aus zwei Perspektiven. Was ist kaputt oder muss verbessert werden? Und was ist wichtig und notwendig, um weiterhin erfolgreich arbeiten zu können? Sie können KPI-Metriken auf jeder dieser Ideen aufbauen, aber wahrscheinlich wären beide wichtig.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihr Team zusammenzubringen und zu diskutieren. Ich habe im Laufe der Jahre gelernt, dass man, wenn man die tatsächliche Realität eines Unternehmens kennenlernen möchte, sein Büro verlassen und die Leute fragen muss, die die Arbeit erledigen. Glauben Sie mir, sie haben eine Meinung.

Da Ihr Ziel darin besteht, ihnen die Arbeit zu erleichtern, Ihr Produkt zu verbessern, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern, ist dies eine wertvolle Aktivität. Benutzen Sie ein Whiteboard oder eine große Staffelei mit Unterlage. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche wichtigen Kennzahlen gemessen und analysiert werden sollen und was in sie einfließt.

Am Ende der Übung möchten Sie wichtige Punkte zum Unternehmen auflisten, die das Unternehmen gesund halten. „Wenn diese Dinge nicht richtig funktionieren, sind wir verloren.“

Und legen Sie für jeden einzelnen fest, wie der Erfolg gemessen werden kann. Was und wie messen Sie etwas und was ist eine Erfolgszahl?

Definieren Sie wichtige Dinge im OKR-Format

Eine einfache Möglichkeit, den Erfolg zu definieren, besteht darin, jeden entscheidenden Punkt im OKR-Format aufzulisten. OKR steht für „Objective, Key Result“. Das heißt: „Das wollen wir und das positive Ergebnis davon.“

Wenn das Ziel in unserem Verkaufsbeispiel von vorhin darin besteht, täglich durchschnittlich drei Verkäufe mit einem Gesamtumsatz von mindestens 1.500 US-Dollar zu erzielen, dann wird das Umsatzziel von 1.000.000 US-Dollar erreicht.

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, ob Sie verstehen können, was zu diesem Erfolg beiträgt. Wie viele Angebote müssen Sie täglich senden, um drei Verkäufe abzuschließen? Wenn der durchschnittliche Bestellwert 1.500 $ beträgt, welche Art von Kunde gibt dann diesen Betrag aus? Schließen Sie mehr Verkäufe durch Empfehlungen oder durch Kaltakquise ab?

Hier beginnt die eigentliche Arbeit. Geben Sie Ihre Ziele an, definieren Sie, was wichtig ist, legen Sie eine Ziel-KPI-Zahl fest und messen und testen Sie die Ergebnisse.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Team in alle Aspekte dieser Reise einbeziehen müssen. Schließlich sind sie diejenigen, die sich den Rücken brechen werden, um dies zu erreichen.

KPIs umsetzen

Nehmen wir an, Sie und Ihr Team haben sich kennengelernt und die ersten zu verwendenden KPIs festgelegt. Der nächste Schritt besteht darin, den Datenerfassungsschritt tatsächlich umzusetzen, um den Erfolg zu messen.

Sie möchten es so einfach wie möglich machen. Wenn Sie die Datenerfassung automatisieren können, ohne dass eine Person die Arbeit erledigt, ist das am besten. Allerdings ist das nicht immer möglich. Wenn ein Teammitglied Zeit und Mühe darauf verwendet, etwas zu verfolgen, machen Sie es ihm einfach, die Daten zu sammeln. Vereinfachen Sie die Dinge so weit wie möglich und geben Sie ihnen die Werkzeuge, um erfolgreich zu sein.

Sie sollten regelmäßig Schulungen und Support erhalten, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und zeitnah erfasst werden. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das Teammitglied Zahlen erfindet, die überwiegend auf einer 5 oder einer 0 enden.

Durch die Schaffung guter Gewohnheiten werden diese Daten gesammelt. Es muss sich wie ein natürlicher Teil des Prozesses anfühlen und jedes Mal ausnahmslos geschehen.

Abschluss

Alle erfahrenen Wirtschaftsführer werden Ihnen sagen: „Man kann nicht verwalten, was man nicht misst.“ Das ist 100 % korrekt.

Sich die Zeit zu nehmen, die wichtigsten Datenpunkte für Ihr Unternehmen zu sammeln, zu sortieren, grafisch darzustellen und zu analysieren, ist ein entscheidender Schritt, damit Ihr Unternehmen gesund bleibt und wächst.

Leistungsdaten helfen einer Führungskraft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ansonsten raten Sie nur.