Kalkulation in der Werbetechnik: Schlüssel zum Erfolg im Betrieb

In Zeiten der Teuerung wichtiger denn je: die richtige Kalkulation bei Aufträgen in Werbetechnik und Digitaldruck. Hier gibt es dazu Tipps, sowie Empfehlungen für Software, die auch kleineren Firmen helfen kann, das Thema effizient anzugehen.

„Vier Poster 1,50 x 2,00 m, drei Motive, Hohlsaum, mit Ösen, können Sie mir heute noch das Angebot zumailen?“ Solche Anfragen sind Standard, und trotzdem können sie gerade bei kleinen Werbetechnikern und Digitaldruckern hektische Aktivität und Unsicherheit auslösen.  

Werbetechnik-Kalkulation ist oft Chefsache 

Während es in großen Druckereien in der Regel spezialisierte Abteilungs- oder Projektleiter für die Angebotserstellung gibt, müssen in kleinen, handwerklich geprägten Unternehmen bei der Kundengewinnung meist Inhaber oder ein anderes Mitglied der Führungsebene einspringen. Denn nur sie haben die Übersicht über 

• Warenbestand bei Verbrauchsmaterial und Vorprodukten 
• Aktuelle Einkaufskonditionen und Lieferzeiten 
• Kosten pro Maschinen- und Arbeitsstunde 
• Kapazitäten. 

Die Kalkulation erfolgt oft manuell anhand einer Excel-Tabelle, und manchmal auch ganz „nach Gefühl“, angepasst an das Kundenverhältnis und die Auftragslage. Bis daraus in einer Vorlage mit Briefkopf und AGBs ein PDF oder Brief zum mailen oder versenden geworden ist, sind gut und gerne 1,5 Arbeitsstunden vergangen. Das bedeutet, dass selbst bei konservativer Betrachtung allein die Angebotserstellung Kosten von weit über 100 Euro verursacht hat. Diese können Werbetechniker und Digitaldrucker in der Regel nicht mehr dem Kunden in Rechnung stellen. Bei den heutigen knappen Margen „verspielt“ sich dieser Aufwand allerdings auch kaum.  

Alle Kosten berücksichtigt? 

Die Angebotserstellung in kleineren Digitaldruckereien und Werbetechnik-Unternehmen ist also häufig aufwändig und teuer. Trotzdem werden oft nicht alle relevanten Positionen berücksichtigt wie: 

• Arbeitsentgelte 
• Finanzierungskosten für Investitionen 
• Ersatz- und Kleinteile 
• Abos und Serviceverträge  
• Versandkosten 
• Beträge zu Versicherungen und Berufsgenossenschaft 
• Kosten für Betriebsräume  
• Heizung, Kühlung und Abluft 
• Maschinenstillstandszeiten 
• Abwesende Mitarbeiter durch Krankheit und Urlaub 
• Zinsen bei verspäteten Kundenzahlungen 
• Rechnungsausfälle 
• Kosten der Aus- und Weiterbildung, etc. 

Dadurch ergibt sich ein verzerrtes Bild der tatsächlich anfallenden Kosten. Das führt dazu, dass eine Nachkalkulation schwierig wird. Dies bedeutet, man kann Preise nur sehr schwer nachjustieren, wenn die tatsächliche Montagezeit vom Angebot erheblich abwich, oder der Kunden zusätzliche Korrekturrunden einforderte.  

Angesichts des hohen Wettbewerbsdrucks führt ein nachlässige Kalkulation also leicht dazu, dass ein Unternehmen beim Ausführen von Aufträgen kein Geld verdient, sondern in Wahrheit draufzahlt, womöglich, ohne es gleich zu bemerken. Das kann dazu führen, dass die gesamte Firma mittelfristig von Markt verdrängt wird.  

BILDUNTERSCHRIFT: Mit Cloud-Software wie Lexware Faktura + Auftrag kann jeder Mitarbeiter Standard-Anfragen kalkulieren, sogar von unterwegs. Foto: Screenshot 

6 Punkte für die erfolgreiche Kalkulation in der Werbetechnik 

In einem Blogpost von November 2022 schlägt die Günther Business Solutions GmbH deshalb folgende Leitlinien für die Kalkulation von Aufträgen in Werbetechnik und Digitaldruck vor:  

1. Alle Kostenstellen aufnehmen und aktualisieren 
2. Lagerbestand aktuell halten 
3. Preise und ihre Gültigkeit überprüfen 
4. Kunden- und projektbezogenen Auf- und Abschläge berücksichtigen 
5. Vergewissern, das die Verkaufspreise noch gültig sind 
6. Möglichst jedes Projekt nachkalkulieren.  

Workflow-Software für Digitaldrucker und Werbetechniker 

Digitalisierung bedeutet nicht nur, dass man auf digitale Arbeitsmittel wie Computer oder digitale Schneidemaschinen zurückgreift. Sondern auch, dass verzahnte, digitale Workflows viele Routine-Arbeiten rationalisieren, sodass den Mitarbeitenden mehr Zeit für kreative und Entwicklungsarbeit bleibt.  

Deshalb haben viele Anbieter von Maschinen für Werbetechnik und Großformatdruck ganze Eco-Systeme geschaffen, mit denen sich der gesamte Arbeitsablauf von der Kalkulation über die Auftragsannahme und -abwicklung bis hin zur Rechnungsstellung digital abbilden lässt. Beispiele für solche integrierten Workflow-Ecosysteme sind beispielsweise: 

• Agfa Aasanti Store Front 
• Durst Lift ERP 
• HP Print OS. 

Hinzu kommen die Angebote von spezialisierten Software-Unternehmen wie etwa  

• Advanter Print + Sign 
• eProductivity Software Midmarket Print Suite  
• Printplus Druck.X 
• Projekt Software 
• Theurer C3 Software 

Der Funktionsumfang jeder dieser Lösungen geht allerdings weit über die Kalkulation hinaus. Das macht sie entsprechend kostspielig bei der Einführung und auch im Unterhalt. Größere Digitaldruck-Dienstleister und Online-Druckereien nutzen integrierte Kalkulations- und Workflow-Software seit Jahren. Denn die Vielzahl ihrer Aufträge lässt sich anders kaum bewältigen. Zudem verteilen sich die Kosten für Software und Bedienung auf so viele Projekte, dass der Aufwand pro Einzelauftrag nicht mehr stark ins Gewicht fällt. 

Für eher handwerklich geprägte Werbetechniker, die Kalkulation und Auftragsentwicklung von ein paar Dutzend Projekten pro Monat abbilden wollen, erweisen sich integrierte Suiten aber oft als teuer und auch zu aufwendig. Denn beispielsweise das Einpflegen von detaillierten Stammdaten für Personal und Produktion kostet viel Zeit. Sie brauchen deshalb einfachere Lösungen für Kalkulation und Auftragsverwaltung. 

BILDUNTERSCHRIFT: Einige RIPs bieten Module, mit denen man Auslastung und Kosten pro gedrucktem Quadratmeter im Auge behalten kann, z.B. Caldera CostView. Grafik: Dream.ai / S. Angerer 

Kalkulations-Software für Kleinbetriebe 

Werbetechniker und Digitaldruckereien mit nur wenigen Mitarbeitern müssen aber nicht auf effiziente Hilfen bei der Kalkulation verzichten. Viele RIPs bieten Funktionen, um Durchsatz, Auslastung und Kosten der angesteuerten Geräte aufzuzeichnen und übersichtlich darzustellen. Teilweise kann man solche Kalkulations- und Leistungs-Module auch separat hinzukaufen, wie etwa Caldera CostEstimation. 

Auch Klassiker der Unternehmens-Software wie etwa Lexware Faktura + Auftrag können gerade für kleinere Betreibe in Werbetechnik und Digitaldruck gut geeignet sein, um Kalkulation, Auftragsverwaltung und Abrechnung zu vereinfach. In jüngerer Zeit sind außerdem ein Reihe von Anbietern hinzugekommen, die Cloud-Lösungen speziell für kleinere Unternehmen und Handwerksbetrieb anbieten, etwa Sage 50 von Sage oder die Plankraft Handwerkersoftware. 

Fazit: Ohne Kalkulation keine Zukunft in Werbetechnik und Digitaldruck 

Die erschwerten Marktbedingungen und ständig wachsenden Kosten zwingen auch kleine und hochspezialisierte Werbetechniker und Digitaldrucker dazu, dem Thema Kalkulation mehr Aufmerksamkeit zu widmen. 

Passende Software-Lösungen können helfen, dass von Standard-Anfragen minutenschnell und von jedem Mitarbeiter kalkuliert werden können, teilweise sogar von unterwegs. Dazu müssen allerdings alle relevanten Datensätze stets aktuell gehalten werden. Das kann in der Anfangsphase viele lästige Detailarbeit bedeuten, ist aber ein wichtiger Baustein, um auch kleinere Werbetechnik-Unternehmen und Digitaldruck-Dienstleister zukunftsfähig zu halten.  

Aufmacherbild mit freundlicher Genehmigung von Dream.ai / S. Angerer