Auswahl eines MIS

Nessan Cleary erläutert, wie Management-Informationssystem-Software zu einem wesentlichen Bestandteil des Betriebs einer modernen Druckerei geworden ist, deren Erfolg jedoch von der Implementierung abhängt.

Ein Management-Informationssystem (MIS) ist wahrscheinlich eine der komplexesten Softwarekomponenten, mit denen die meisten Druckunternehmen konfrontiert werden. Und genauso wie es enorme Unterschiede in der Art und Weise geben kann, wie verschiedene Druckereien arbeiten und welche Kunden sie bedienen, gibt es auch kein einheitliches MIS, das sofort für alle funktioniert. Daher ist es schwierig, genau herauszufinden, was ein MIS für Sie tun kann und was es kosten könnte. Aber vielleicht ist es ein besserer Ausgangspunkt, sich zu fragen, was ein richtig implementiertes MIS Ihnen ersparen kann?

Bei einem MIS geht es um zwei getrennte Dinge – Geschäftsinformationen und Workflow-Automatisierung – und die Verknüpfung dieser Dinge sollte zu weniger Verschwendung und damit zu mehr Gewinn führen. Dies gilt für kleine Unternehmen ebenso wie für große Unternehmen.

Bildunterschrift: Im Idealfall sollten Benutzer von tragbaren Geräten, einschließlich Laptops, Tablets und Smartphones, auf die meisten Funktionen eines MIS zugreifen können, wie PrintIQ hier demonstriert.

Die ursprüngliche Prämisse der MIS-Software bestand darin, dem Management ein umfassendes Verständnis aller Kosten und Probleme eines Unternehmens zu vermitteln, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Die einzige Möglichkeit, alle Ihre Einnahmen und Ausgaben wirklich zu verstehen, besteht darin, ein zentrales System zu verwenden, das mit allem verbunden ist, von den eingehenden Bestellungen bis hin zur Anzahl der Büroklammern, die die Buchhaltung bearbeitet. Das bedeutet, dass das Hauptverkaufsargument für ein MIS nicht so sehr die Funktionalität der Software selbst ist, sondern die Fähigkeit des Teams, die Software anderer Anbieter zu integrieren.

Das hat logischerweise dazu geführt, dass das MIS einige dieser anderen Systeme automatisch ausführt und bestimmt, wie die verschiedenen Aufträge durch die verschiedenen Produktionsabteilungen weitergeleitet werden. Dabei handelt es sich vor allem um Produktionsabläufe. Theoretisch könnte die Einrichtung eines auf Hotfoldern basierenden Systems auch die automatische Übergabe von Aufträgen von einem Prozess an den nächsten ermöglichen. Aber ein MIS leistet noch viel mehr. Alle Informationen aus dem Jobticket werden bei Bedarf automatisch und ohne Fehler oder Duplikate für den Druck, die Weiterverarbeitung oder die Rechnungsstellung übernommen. Darüber hinaus sammelt es Daten, um Berichte über den Geschäftsverlauf zu erstellen, und kann an anderer Stelle Aktionen auslösen, z. B. die Bestellung weiterer Substrate bei Bedarf sowie die Angabe, wo es Probleme gibt, z. B. wenn eine bestimmte Maschine eine Wartung als erwartet benötigt oder Aufträge ausfallen werden in dem einen oder anderen Prozess aufgehalten.

Bildunterschrift: Das MIS sollte in der Lage sein, einen Überblick über den Status aller anstehenden Aufträge anzuzeigen, wie in diesem Bild von PrintIQ.

Modulare Architektur

Die meisten MIS bieten einen Kernsatz an Funktionen sowie eine Reihe optionaler Module, sodass Druckereien das MIS an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Obwohl die meisten MIS in verschiedenen Druckdisziplinen funktionieren, haben die meisten Großformatbenutzer spezifische Anforderungen, insbesondere wenn Sie auch Textilien bedrucken. Zumindest bedeutet dies, dass die verwendeten großen Substratformate sowohl für Rollen als auch für starre Medien berücksichtigt werden müssen. Das MIS sollte auch die verschiedenen Veredelungsarten unterstützen, die üblicherweise im Großformatdruck zu finden sind, einschließlich Schneiden über einen digitalen Schneidetisch oder eine Oberfräse sowie Säumen, Schweißen, Ösen usw.

Ein grundlegendes Merkmal jedes MIS ist die Fähigkeit, Aufträge zu schätzen und Angebote für Arbeiten zu versenden. Dies bedeutet, dass alle relevanten Kosten berücksichtigt werden müssen, einschließlich der Rohstoffe und der Personalarbeit sowie der laufenden Kosten und der Abschreibung der verwendeten Geräte, und dass für jeden Auftrag eine angemessene Marge ermittelt werden muss. In einigen Fällen gibt es möglicherweise verschiedene Möglichkeiten, einen Auftrag zu erstellen, die unterschiedliche Auswirkungen auf den Kostenvoranschlag haben.


Bildunterschrift: Das MIS sollte Ganging unterstützen, wie hier am Tharstern MIS zu sehen ist

Das Kalkulationsmodul sollte eng mit der Planungs- und Terminierungsfunktion verknüpft sein, da Sie möchten, dass das MIS bei der Planung von Aufträgen für diese Schicht die effizienteste Produktionsmethode auswählt. Sie verlieren jedoch Geld, wenn die Schätzung von einer günstigeren Produktionsform ausgeht. Idealerweise sollte die Planung dynamisch sein und sich automatisch aktualisieren lassen, um eingehende Aufträge auf der Grundlage der erforderlichen Liefertermine und Synergien mit anderen Aufträgen zu berücksichtigen.

Dies wiederum setzt voraus, dass das MIS entweder über ein eigenes Ausschieß- und Sammelmodul verfügt oder eng in die entsprechende Software eingebunden ist. Dies ist besonders wichtig für großformatige Arbeiten, bei denen aus Kostengründen häufig mehrere Aufträge auf denselben Platten zusammengefasst werden und viele dieser Aufträge unregelmäßige Formen haben, die ineinander verschachtelt werden müssen. Es versteht sich von selbst, dass das System in der Lage sein sollte, zwischen Aufträgen für verschiedene Kunden zu unterscheiden. Ebenso wichtig ist es, dass Aufträge für denselben Kunden in verschiedene Teile aufgeteilt werden können. Beispielsweise möchte ein Einzelhändler möglicherweise die gleiche Art von Display, diese jedoch auf verschiedene Einzelhandelseinheiten aufteilen, die möglicherweise unterschiedliche Größenanforderungen haben. Das Zusammenlegen dieser Aufträge spart Zeit und Rohstoffkosten, das System muss jedoch in der Lage sein, sie für Lieferung und Rechnungsstellung zu trennen.

Das CRM-Modul sollte es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, mit Kunden in Kontakt zu treten, Angebote in Bestellungen umzuwandeln und den Fortschritt dieser Bestellungen zu verfolgen. Zumindest sollte das bedeuten, Druckvorlagen für die Auslieferung aufzuspüren und sicherzustellen, dass jeder in der Genehmigungsschleife die Korrekturabzüge unterschrieben hat.

Die meisten MIS enthalten ein E-Commerce-Modul, es gibt jedoch Argumente dafür, dass ein spezielles Web-to-Print-Programm besser geeignet sein könnte. Es hängt wirklich von der Größe jedes einzelnen Unternehmens und der Art der Kunden ab, die Sie bedienen. Einige Großformatabteilungen werden Teil einer größeren Akzidenzdruckgruppe sein oder sind möglicherweise darauf angewiesen, dass Kunden einmalige Bestellungen aufgeben und mit Kreditkarte bezahlen, während andere möglicherweise Stammkunden nur die Möglichkeit geben möchten, Folgebestellungen auf Rechnung zu tätigen. Es gibt so viele Variationen, dass Web-to-Print eigentlich einen eigenen Artikel braucht.


Bildunterschrift: MultiPress von Dataline ist eine MIS/ERP-Software für Grafikproduktionsunternehmen. Es integriert alle administrativen, kaufmännischen, finanziellen und logistischen Geschäftsprozesse sowie Produktion und Reporting in einem leistungsstarken MIS/ERP-System.

Das MIS sollte über eine Art Bestandsverwaltung verfügen, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts ausgeht, was Sie für anstehende Aufträge benötigen, wie z. B. ein bestimmtes Substrat, und auch für den rechtzeitigen Einkauf regelmäßiger Artikel, einschließlich Ersatzteilen für die Gerätewartung, um Leerlaufzeiten zu vermeiden Minute Panik. Idealerweise erstreckt sich dies auch auf die Verwaltung Ihrer eigenen Lieferkette, damit Sie die Kosten der Substrate verstehen und vom Großeinkauf oder anderen Angeboten profitieren können.

Wenn es um die Erfüllung geht, sollte das MIS zumindest in der Lage sein, eine Lieferbenachrichtigung zu generieren. Einige buchen die Lieferung auch bei einem Kurier- oder Postunternehmen, andere gehen sogar noch einen Schritt weiter und verbinden sich direkt mit den Systemen verschiedener Kurierunternehmen, um die kostengünstigste Lieferform basierend auf den Anforderungen des Kunden zu ermitteln, auch wenn verschiedene Teile geliefert werden eines Auftrags müssen an unterschiedliche Standorte verschickt werden.
Schließlich werden die meisten MIS über ein Buchhaltungsmodul verfügen, die Integration in spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch wahrscheinlich üblicher, insbesondere angesichts der Tatsache, dass die meisten Buchhaltungssoftware recht gut etabliert ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass, auch wenn die meisten MIS-Anbieter heutzutage ihre Software als Teil eines Produktionsworkflows vermarkten, der wahre Wert eines MIS in der Fähigkeit liegt, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens zu identifizieren. Letztendlich sollte sich ein MIS amortisieren, indem es dazu beiträgt, Verschwendung zu vermeiden und Arbeitsplätze effizienter zu produzieren.