Management Information Systeme (MIS): Produktion automatisieren und Gewinne steigern

Ein Management-Informationssystem (MIS) ist für moderne Druckunternehmen von entscheidender Bedeutung. Es liefert Daten für Managemententscheidungen und automatisiert Produktionsschritte. Zu den Schlüsselfaktoren bei der Auswahl eines MIS gehören die Auswahl eines zuverlässigen Anbieters, die Sicherstellung, dass das System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann, und die Bewertung seiner Kernfunktionen (Kalkulation, Auftragsmanagement) und optionalen Module (Web-to-Print). Passen Sie das MIS an Ihr Unternehmen an.

Die Zeiten, in denen die Druckindustrie als Handwerksbetrieb galt, sind längst vorbei. Heutzutage ermöglichen uns Daten, unsere Prozesse zu optimieren und bestimmen sowohl Geschäfts- als auch Produktionsentscheidungen. Die Fähigkeit, diese Daten zu verwalten und zu interpretieren, ist also der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Druckunternehmens, und das gilt für die kleinste Schilderfabrik ebenso wie für große Druckereien mit mehreren Disziplinen.

Das Grundkonzept eines Management-Informationssystems (MIS) oder sogar eines Enterprise Resource Program (ERP) ist nicht auf den Druckbereich beschränkt, aber es gibt mehrere Systeme, die speziell für Druckereien entwickelt wurden, so dass diese einen guten Ausgangspunkt darstellen. Die meisten dieser Systeme decken inzwischen alle Aspekte des Drucks ab, von der Schmalbahnetikettierung bis hin zu großformatigen Grafiken, was der Tatsache Rechnung trägt, dass viele Druckdienstleister inzwischen mehrere Marktsegmente abdecken.

Allerdings unterscheiden sich die MIS in ihrem Anwendungsbereich. Einige sind vor allem für Unternehmen mit mehreren Standorten gedacht, möglicherweise in verschiedenen Ländern und in der Lage, verschiedene Sprachen und Währungen zu verarbeiten. Andere sind für kleine bis mittelgroße Unternehmen konzipiert, die zwar billiger zu implementieren sind, aber möglicherweise Schwierigkeiten haben, wenn das Unternehmen expandiert.

Ein MIS besteht aus zwei Hauptaspekten. Der erste besteht darin, Daten über den Betrieb des Unternehmens zu sammeln und diese dann in einem Format darzustellen, das dem Management hilft, Entscheidungen zu treffen. Dazu könnten Produktivitätsinformationen gehören, um zu sehen, welche Maschinen am stärksten ausgelastet sind und um Engpässe und unnötige Verzögerungen zu erkennen. Ebenso könnte es Informationen über die finanzielle Produktion enthalten, um zu sehen, ob einige Geräte oder Produkte mehr kosten als sie einbringen, oder ob es Aspekte des Unternehmens gibt, die den Gewinn auffressen – wie z.B. hohe Energierechnungen – oder Bereiche, die überdurchschnittlich viel verdienen und die man nutzen könnte.

Das bedeutet zwangsläufig, dass das MIS mit allen anderen Systemen, von RIP-Servern bis hin zu Buchhaltungspaketen, im gesamten Unternehmen verbunden werden muss, damit es diese Daten abrufen kann. Das wiederum bedeutet, dass die Implementierung eines MIS – und vielleicht später die Ersetzung dieses MIS – eine komplexe Aufgabe ist, so dass es am besten ist, sich Zeit zu nehmen und sorgfältig zwischen den verschiedenen Optionen zu wählen.

Aus diesem Grund ist der erste Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, der Lieferant selbst. Das System ist wichtig, aber Sie werden mit dem Anbieter eine langfristige Beziehung eingehen. Schauen Sie sich also die Geschichte des Unternehmens, die dort arbeitenden Menschen und die allgemeine Einstellung an. Am wichtigsten ist, dass diese Leute für Sie da sein werden, wenn alles zusammenbricht und Sie wirklich Hilfe brauchen.

Als Nächstes sollten Sie darauf achten, wie gut das System die Daten darstellt und wie leicht sie angepasst werden können. Kein Unternehmen gleicht dem anderen, daher ist es wichtig, dass das MIS-Dashboard die Informationen liefert, die Sie benötigen, und Sie nicht dazu zwingt, so zu arbeiten, wie es dem MIS passt. Diese Informationen werden in der Regel in Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) unterteilt und sollten Elemente wie Maschinenauslastung, Umsatz und Rechnungszahlungen umfassen – all die Dinge, die dazu beitragen, dass aus Einnahmen Gewinne werden.

Der zweite Aspekt eines MIS ist seine Fähigkeit, viele der Produktionsschritte zu automatisieren, von der Auftragsannahme über Preflight und Korrektur bis hin zur Weiterleitung an die richtige Druckwarteschlange. Dies hat sich aus der Tatsache ergeben, dass ein MIS mit vielen verschiedenen Systemen verbunden werden muss, wodurch eine De-facto-Kette zwischen ansonsten getrennten Systemen entsteht, die oft von verschiedenen Anbietern entwickelt wurden. Für viele Unternehmen ist diese Automatisierung der Hauptgrund für die Investition in ein MIS, denn sie ermöglicht es dem Unternehmen, eine große Anzahl von Aufträgen mit geringer Gewinnspanne anzunehmen und dennoch einen Gewinn zu erzielen.

Die meisten MIS bestehen aus einer Datenbank mit einer Reihe von Kernfunktionen und zusätzlichen Modulen, so dass Sie nur die Teile zukaufen müssen, die Sie benötigen. Zu den Kernfunktionen sollten das Dashboard und die wichtigsten Leistungsindikatoren sowie die Auftragskalkulation und die Verwaltung von Auftragstickets gehören. Das bedeutet, dass die Kundendaten nur einmal eingegeben werden müssen, nämlich bei einer Angebotsanfrage oder einem tatsächlichen Auftrag, und dann in allen Produktionssystemen verwendet werden können, um Fehler durch die erneute Eingabe von Informationen zu vermeiden.

Weitere optionale Module könnten ein Web-to-Print- oder E-Commerce-Modul sein, mit dem Sie die Auftragsübermittlung automatisieren können. Weitere typische Module sind die Lagerbestandsverwaltung und das Customer Relationship Management oder CRM. Das Verhältnis zwischen Kernfunktionen und optionalen Modulen variiert von einem MIS zum anderen. In einigen Fällen werden Sie feststellen, dass zu den Kernfunktionen die Kalkulation und sogar Web-to-Print gehören, dass aber optionale Module mehr Funktionalität bieten. Die meisten modernen MIS bieten auch eine mobile App, mit der Vertriebsmitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten, Aufträge buchen und den Fortschritt von Kundenaufträgen überprüfen können.

Es wird auch immer üblicher, eine Cloud-Option anzubieten. Diese Systeme können billiger sein, da kein physischer Server vor Ort gewartet werden muss. Die Online-Sicherheit hat sich so weit verbessert, dass dies kein Problem mehr ist, aber diese Methode setzt eine ständige Internetverbindung voraus.

Richard Earley, Geschäftsführer von Recreative Signs mit Sitz in Brighton, Großbritannien, arbeitet mit dem cloudbasierten Clarity Go MIS. Er erklärt: „Die Geschwindigkeit, mit der man ein Angebot für einen Kunden erstellen kann, ist atemberaubend, zumal man dies von jedem beliebigen Ort aus tun kann. Ich kann eine Besprechung vor Ort durchführen, die Vermessung vornehmen und während ich im Auto sitze, bevor ich losfahre, oder im Zug zurückfahre, kann ich das Angebot erstellen und es an den Kunden schicken, den ich gerade verlassen habe. Ohne Clarity Go würde es leicht 24 Stunden oder mehr dauern, um auf diese Art und Weise zu reagieren.“

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein MIS keine einfache Softwareauswahl ist; es ist buchstäblich das eine Werkzeug, das alle anderen beherrschen wird. Es ist also wichtig, dass Sie sich etwas Zeit nehmen, um sorgfältig darüber nachzudenken, welche Funktionen Sie von einem MIS benötigen, und die verschiedenen verfügbaren Optionen vergleichen. Der wichtigste Ratschlag ist, dass Sie das MIS an Ihr Unternehmen anpassen sollten, und nicht umgekehrt.