Kend dine tal: Opbygning af effektive KPI'er til din virksomhed

Marshall Atkinson understreger vigtigheden af at opbygge og forstå effektive KPIS for din virksomhed. Han beskriver også, hvilke KPI'er der er vigtige at måle, og hvordan disse KPI'er implementeres.

Et eller andet sted undervejs i din karriere har du sandsynligvis læst, set eller lyttet til nogen, der beskriver vigtigheden af KPI'er eller "Key Performance Indicators." Cirka ti minutter efter, hvad de end talte om, begyndte du at tjekke din telefon, e-mails, sociale medier eller andet end at tune ind på, hvad personen forsøgte at kommunikere.

KPI'er? Tal? Matematik?

Kedelig! Jeg mener ... kom nu. Vores forretning klarer sig godt. Vi har haft succes uden noget af dette KPI-vrøvl. Hvorfor starte nu?

Fordi den sugende lyd, du hører, er overskuddet, der flyver ud af vinduet. Selvom du har haft succes uden at bekymre dig om dine KPI-målinger, garanterer det ikke fremtidig succes. Og lad os ikke glemme, at du muligvis efterlader en taske med ufangede kontanter i din virksomhed, fordi du ikke gør det nødvendige arbejde for at hente dem.

Her er hvad jeg mener. En "Key Performance Indicator" er alt vigtigt i din virksomhed. Du ønsker at holde styr på dette, fordi hvis noget er vigtigt, vil du sikre dig, at du altid får det maksimale effektivitetsniveau. Men hvis det ikke er blevet defineret endnu, hvordan ved du så, at du opererer med total kapacitet og ikke har noget urealiseret potentiale?

Denne artikel handler om at definere disse muligheder, implementere et system og sikre, at det fungerer.

Forstå de bedste metrics

Hvad er de vigtigste ting, du konstant holder øje med i din virksomhed? Salg? Produktion? Kundetilfredshed? Bestillingsnøjagtighed? Hvor mange minutter bruger den fyr i produktionen på badeværelset hver dag?

Der er hundredvis, hvis ikke tusindvis, af ting, vi kunne måle i enhver virksomhed. Men kun et par klik på plads for at gøre en forskel på næste niveau. Når du betragter noget så vigtigt, hvad skubber det så til enten succes eller fiasko?

Lad os for eksempel tage den mest almindelige, salg. Sikker på, du kan sætte et overordnet indtægtsmål. Men hvad driver det? Kan du opdele det i letforståelig matematik for at vide dagligt, om du vil nå det salgsmål?

Lad os sige, at du vil nå et salgsmål på 1.000.000 USD. Hvis din gennemsnitlige ordrestørrelse er $1.500, kan du bruge det til at bestemme en letlæselig KPI.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 ordrer om året. Lad os runde op og kalde det 667.

667/12 måneder = 55,58 ordrer om måneden. Lad os runde op og kalde det 56.

56/4 uger = 14 bestillinger om ugen.

14/5 = 2,8 ordrer pr. dag. Lad os runde op og kalde det 3.

Derfor, hvis din virksomhed lukker 3 ordrer dagligt med en gennemsnitlig salgsværdi på $1.500, vil du nemt nå dit $1.000.000 omsætningsmål.

Se tilbage på din salgsindsats i går. Lukkede du mindst tre ordrer til en værdi af $1.500? Hvis ikke, hvilke ændringer foretager du for at nå det lille daglige mål?

Andre eksempler

Det er selvfølgelig et eksempel. Den KPI, der betyder mest for dig, kunne handle om produktionstid, medarbejderuddannelse, defektrater eller andre vigtige datapunkter for nemt at signalere succes eller fiasko.

Mere end noget andet ønsker du, at dine KPI'er er relevante. Der er lidt mening i at spore og måle data, hvis du ikke gør noget med informationen. Når du har oplysningerne, skal du begynde at bruge dem som et signal til forandring. Som min gode ven Mark Coudray siger: "Kun tre ting kan ske, og to af dem er dårlige. Tingene bliver bedre. Tingene bliver værre. Ellers vil tingene forblive de samme."

Når du begynder at grave i KPI-tallene, kan det pege dig på muligheden for at forbedre andre forretningsområder.

Muligheder foran dig

Lad os sige, at du begynder at måle din produktionsnedetid. Dette er det stykke tid i løbet af arbejdsdagen, der ikke bruges på at printe. Når du udskriver, tjener du penge. Når du ikke udskriver, bruger du penge. Nedetid kan blive dyrt, så det er en fantastisk KPI at spore.

På grund af den nye interesse for nedetids-KPI'en er dit team begyndt at undersøge årsagen til nedetiden for produktionen. Det er mest at vente på tingene. Venter på, at blæk skal blandes. Venter på skærme for at blive forberedt. Venter på beholdning, der skal tælles og iscenesættes. Venter på lederens godkendelse til at køre et job.

Matematikken bag deres hypotese viser, at de har ret, og viser, at over 60 % af butikkens nedetid venter på noget. For at rette op på dette, begynder holdet at have 'skælderjagten' på alt det nødvendige til morgendagens produktion, i dag. Dette kræver nogle omorganisering, træning og procesændringer, men de gør det.

På grund af denne indsats stiger produktionen, omkostningerne falder, og der er en stigning i både medarbejder- og kundetilfredshed.

For der skete to ting: noget blev målt, og det førte til forandring. Forbedringerne blev valideret, fordi KPI'erne viste, at ideen virkede.

Hvilke KPI'er skal måles?

Synes du stadig, at KPI'er er kedelige og spild af tid? Hvis du gør det, er jeg sikker på, at dine konkurrenter vil være glade.

Men hvis du vil grave dybere ned i dette, så lad os undersøge, hvordan du bestemmer, hvilke KPI'er du måske vil måle.

Lad os først undersøge dette fra to perspektiver. Hvad er gået i stykker eller skal forbedres? Og hvad er vigtigt og behov for at fortsætte med at arbejde med succes? Du kan bygge KPI-metrics omkring en af disse ideer, men begge ville sandsynligvis være vigtige.

Den bedste måde at gøre dette på er at samle dit team og diskutere. Jeg har lært gennem årene, at hvis du vil kende den faktiske virkelighed i en virksomhed, skal du komme ud af dit kontor og spørge dem, der udfører arbejdet. Tro mig, de har en mening.

Da dit mål er at gøre deres arbejde lettere, forbedre dit produkt, sænke omkostningerne og øge fortjenesten... er dette en værdifuld aktivitet. Brug en tavle eller et stort staffeli med en pude. Brainstorm de vigtige metrics til at måle og analysere, og hvad der indgår i dem med dit team.

I slutningen af øvelsen ønsker du at liste vigtige punkter om forretningen, der holder virksomheden sund. "Hvis disse ting ikke fungerer korrekt, er vi dømt."

Og for hver enkelt skal du bestemme, hvordan succes kan måles. Hvad og hvordan vil du måle noget, og hvad er et succesnummer?

Definer vigtige ting i OKR-formatet

En nem måde at hjælpe med at definere succes er at liste hvert afgørende punkt i OKR-formatet. OKR står for "Mål, nøgleresultat." Det betyder, "Her er det, vi vil have, og her er det positive resultat af, at det sker."

Ved at bruge vores salgseksempel fra tidligere, hvis målet er at have et dagligt gennemsnit på tre salg pr. dag, med en samlet omsætning på mindst 1.500 USD, så vil omsætningsmålet på 1.000.000 USD nås.

Det næste trin er at se, om du kan forstå, hvad der bidrager til den succes. Hvor mange daglige tilbud skal du sende for at lukke tre salg? Hvis den gennemsnitlige ordreværdi er 1.500 USD, hvilken type kunde bruger så det beløb? Lukker du mere salg ved henvisninger eller ved cold calling?

Det er her det virkelige arbejde begynder. Angiv dine mål, definer hvad der er vigtigt, sæt et mål KPI-tal, og mål og test resultaterne.

Glem ikke, at du skal involvere dit team i alle aspekter af denne rejse. Det er trods alt dem, der vil brække ryggen for at få det til at ske.

Implementering af KPI'er

Lad os sige, at du og dit team har mødtes og har mejslet dit første sæt af KPI'er til brug. Det næste trin er faktisk at implementere dataindsamlingstrinnet for at måle succes.

Du vil gerne gøre dette så nemt som muligt. Hvis du kan automatisere dataindsamlingen uden at en person udfører arbejdet, er det bedst. Det er dog ikke altid muligt. Hvis et teammedlem skal bruge tid og kræfter på at spore noget, så gør det nemt for dem at indsamle dataene. Forenkle tingene så meget som du kan, og giv dem værktøjerne til at få succes.

Du bør følge op hyppigt med træning og support for at sikre, at dataene indsamles nøjagtigt og rettidigt. Min erfaring har været, at hvis en timeseddel har tal, der overvejende ender på 5 eller 0, så finder teammedlemmet dem op.

At skabe gode vaner er, hvordan disse data bliver indsamlet. Det skal føles som en naturlig del af processen og ske hver gang uden fejl.

Konklusion

Alle veteranledere af erhvervslivet vil fortælle dig, at "du kan ikke klare det, du ikke måler." Dette er 100 % nøjagtigt.

At tage sig tid til at indsamle, sortere, tegne grafer og analysere de vigtigste datapunkter for din virksomhed er et kritisk skridt for at holde din virksomhed sund og i vækst.

Præstationsdata hjælper en leder med at træffe informerede beslutninger. Ellers gætter du bare.