Gentænk Arbejd hårdt, kom i gang med at arbejde mindre, få mere

Mark Coudray fortæller, hvordan virksomhedsejere kan transformere deres virksomheder ved at fokusere på at arbejde mindre for at arbejde mere.

I år er det 50 år siden, jeg startede min allerførste virksomhed i mine forældres garage med $200 USD. Jeg printede t-shirts, som så mange, der starter i denne forretning. Meget er blevet lært siden da, og jeg vil gerne dele nogle af de hårdt tjente lektioner efter hundredvis af medarbejdere, millioner af trykte skjorter og flere teknologiinvesteringer.

Velmenende forældre, lærere og mentorer rådede: "Hvis du arbejder hårdt, vil du få succes." Det er en populær idé, især for dem, der starter deres egen virksomhed. Tanken er, at hvis du arbejder virkelig, virkelig hårdt, vil du få store belønninger. De mener, at hvis du er super dedikeret og arbejder super hårdt, vil du få succes, tjene mange penge og opnå markedsanerkendelse.

Selv med dette kan det føles som om du sidder fast eller endda går baglæns. At være træt fører til udmattelse, og det fører til desillusion. Det, der sker, er, at efterhånden som vi bliver ældre og tiden går, begynder vores store drømme langsomt at forsvinde. Dette fik mig til at stille spørgsmålstegn ved, om denne tro, vi stoler på, faktisk er sand.

Det er tid til at se på arbejdsmoral på en anden måde. Jeg ville ønske, det var så nemt som bare at sige "Arbejd smartere, ikke hårdere." Det er en god start, men den er ikke særlig specifik. Denne artikel har til formål at forklare ideen om "Arbejd mindre for at få mere" på en klar måde.

Til at begynde med nogle realiteter med at arbejde hårdt. Når man arbejder med hundredvis af virksomheder, er der ét fælles tema. Vækst betyder mere toplinjesalg. Ved nærmere undersøgelse er dette absolut IKKE sandt. Den RIGTIGE form for salg er, hvad der er brug for. Hvad betyder det?

Kort sagt, job, der holder presserne kørende. Ikke at oprette job, ikke vente på godkendelser og ikke skifte mellem job. Disse tre aktiviteter ødelægger en virksomheds evne til at skabe overskud. Det eneste tidspunkt, der optjenes Margin for virksomheden, er, når pressen trykker. Margin = (salgsomkostninger for solgte varer), og er det, der betaler virksomhedens direkte og faste omkostninger.

Der, hvor de fleste virksomheder kommer i problemer, er at sælge den forkerte type arbejde. Det er almindeligt at sætte lave minimumskrav for at vinde arbejde. Hvis du ser nærmere på den optjente margin divideret med den tid, det tog at udføre jobbet, er du i negativt territorium. Det betyder ganske enkelt, at det koster mere at producere jobbet, end du har tjent på det.

Med denne enkle iagttagelse bragt frem i lyset, kom der spørgsmålstegn ved andre overbevisninger. Ved nærmere overvejelse stod det helt klart, at ikke alle kunder passer godt. Ydermere var valget om at arbejde med en kunde ofte drevet af motivationen af toplinjesalg i stedet for margin pr. time. Dette fører direkte til "optaget af at være travlt."

Det betyder, at virksomheden komplicerer alt ved at engagere kunder og arbejde, der forbruger den mest værdifulde, ikke-fornyelige ressource, du har. TID. Når du forbinder prikkerne, er nøglemålingen at spore margin optjent pr. time/dag/uge/måned. Perioden afhænger af, hvor meget indsats der investeres i sporingssystemer. Jo bedre system, jo finere tidsperiode. Stræb efter at spore margin/time på hvert eneste job. Dette vil være noget nedslående i starten. Den gode nyhed er, korrektion sker meget hurtigt.

Min egen erfaring med min operation bekræfter dette. Jeg havde været i erhvervslivet i 23 år, før jeg indså, hvad der foregik. Jeg fulgte den traditionelle standardprisregnskabspraksis, som jeg var blevet undervist på, mens jeg var på universitetet. Vi var konkurrencedygtige priser og havde travlt hele tiden. Vores typiske månedlige nettodriftsoverskud svingede mellem 2% - 6% afhængigt af, hvor mange job vi kørte på en måned, og hvor længe hvert job kørte. Det var OK, men tydeligvis ikke nok til at vokse.

Inden for 60 dage efter overvågning af margin/time, sprang vores nettodriftsoverskud til over 25 %. Dette var forbløffende og chokerende til et punkt af vantro. Det var et helt uventet resultat.
Den enkelte ændring var at planlægge job med den højeste margin/time først. Dette fik vores breakeven til at falde fra dag 19.5 til dag 16. Indvirkningen var fantastisk. Det betød, at vi ikke længere tjente overskud i de sidste 1,5 dage i måneden, men de sidste 4 dage om måneden.

Endnu vigtigere, at 100 % af bruttomarginen på hvert job efter dag 16 var ren nettodriftsfortjeneste. Vi beregnede vores omkostninger som TOTAL COST, hvilket betyder alt, hvad vi skulle betale for i løbet af måneden.

Denne erfaring åbnede døren for yderligere gennemgang og analyse. Dette blev gjort ved hjælp af traditionel Pareto-analyse. Også kendt som 80/20-princippet, hævder det, at 80% af resultaterne kommer fra 20% af inputs. I dette tilfælde kommer 80% af bruttomargin/time fra 20% af kunderne. Er dette virkelig sandt?

For at teste dette er det nødvendigt at spore Margin/time i mindst en måned og helst 3 måneder. Med denne information tilgængelig følger den princippet. Hvilke konklusioner kan drages af denne nye information, især når den vedrører kundeadfærd?

Straks blev det klart, at de VÆRSTE ydelser og kunder var nye konti. Dette skete af årsager, der krævede yderligere tid til:

1. Kunst- og pressegodkendelser,

2. Kunden lærer og følger butikssystemer,

3. Optælling og verifikation ved levering,

4. Eftersyn & eventuel rettelse af leveret arbejde,

5. Vareindkøb, hvis ikke standard for butikspraksis,

6. Øget kommunikation med kunden,

7. Afklaring af beslutningskontakter,

8. "Udvalgs" godkendelser,

9. Kunde Frivillig kontaktuddannelse.

Udover disse tidssugende faktorer var der et øget pres for at prissætte jobs lavt for at vinde arbejdet. Dette kom lige uden for den tilgængelige margin til at dække alle de andre omkostninger.

At gøre tingene værre. Denne prisdrevne følsomhed var direkte ansvarlig for meget højere kundeafgang, da disse priskøbere ville skifte til nye leverandører for et lavere bud.

Ud af mere end 400 undersøgte virksomheder udgjorde de lavere 75 % af kunderne kun 7 %-11 % af toplinjesalget og en endnu lavere procentdel af margin/time pr. job. En virksomhed med $3 millioner USD årligt salg indså dette og holdt op med at handle med deres lavere 50% af kunderne. De oplevede en STIGNING i nettodriftsoverskuddet på 58.000 USD ved IKKE at handle med dem.

Dette resulterede i meget mere tid til at øge serviceniveauet med deres bedste kunder. Det havde den ekstra fordel, at de også reducerede deres arbejdsudgifter. De var i stand til at reducere deres arbejdskraftbehov og helt eliminere planlagt overarbejde.

Dette er blot et eksempel på behovet for at stille spørgsmålstegn ved de overbevisninger, der bruges til at drive en virksomhed. Verden er i et enormt skift fra analog til digital. Dette har foregået i vores branche siden omkring 1984 med Desktop Publishing, men fik fuld fart i begyndelsen af 2000'erne.

Udfordringen med disse grundlæggende overbevisninger var, at de udviklede sig i en analog verden, hvor fabrikker var gearet til masseproduktion. Der var meget få opsætninger og omstillinger. Jobs ville ofte køre i dage eller endda uger. Jeg husker et stort nationalt program, vi trykte, som var på tryk i næsten 3 måneder. Den eneste nedetid var for skærmfejl.

Den digitale økonomi er præcis det modsatte. Det er fokuseret på massetilpasning, hvor tendensen er en enhed af én. Enhver virksomhed i vores branche har helt sikkert lagt mærke til de mindre og mindre ordrestørrelser med hurtigere og hurtigere ordreafvikling.

Den vigtigste udvej fra denne artikel er at sætte spørgsmålstegn ved enhver trosbeslutning, der træffes med. Jeg bruger denne fire trins proces:

1. Er det sandt?

2. Er det helt sandt?

3. Er det sandt for os?

4. Hvad betyder det for os?

Dette er det første skridt til fundamentalt at transformere din virksomhed til at være yderst profitabel og succesfuld i den digitale økonomi. Det er også grundlaget for Work Less, Make More.