FESPA Coffee Break: fordelene ved softwareautomatisering og hvilke nye færdigheder der kræves

I denne FESPA Coffee Break samlede vi to personer med stor viden og erfaring med PDF-arbejdsgange for at udvide deres viden om prepress, og hvordan det bedst udføres for at maksimere produktiviteten.

Værten: Graeme Richardson-Locke: Teknisk supportchef, FESPA. Med 35 års erfaring i branchen begyndte Graeme som lærling og udviklede sig gennem adskillige bestyrelsesposter, før han kom til FESPA i sin nuværende rolle. Han er også medlem af Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Eksperterne :
Malcolm McKenzie : Teknisk direktør hos Color Engine, Malcolm kom til virksomheden for 15 år siden. Han har erfaring med PitStop Pro, Enfocus og Switch. Han har specialiseret sig i at hjælpe printere og kreative med at øge deres produktivitet ved at anvende softwareviden til deres problemer.
Andrew Bailes-Collins : Senior produktchef hos Enfocus, Andrew har stor erfaring fra computersoftwareindustrien og er dygtig til printstyring, digital print, PDF, prepress workflow og mobile applikationer.

Graeme Richardson-Locke: Når man tænker på digitaliseringen af virksomheder, der bruger specielle printteknikker, gik det, der startede med design og desktop publishing, frem til digitale presser og til efterbehandling. Sideløbende med disse afbrydelser af konventionel produktion kom fremskridt inden for web-to-print og dets evne til at generere ordrer, der tydeligt er rettet mod specifikke produkter. Med den lette onlinebestilling kan kunder nu få arbejdet gjort på en brøkdel af den tid, det brugte at tage. Nu er tiden inde til at se på, hvordan automatisering af gentagne opgaver og opbygning af arbejdsgange vil imponere kunderne, øge gennemløbet og reducere spild.

Er softwareautomatisering relevant for både små printere og større operationer?

Malcolm: Hvis vi ser på de mindre kunder først – alle har lignende problemer, som er at få personalet og kompetencerne og at kunne reagere på kunderne i tide. Alle ved i printverdenen, at klokken fire en fredag eftermiddag normalt er, når alt arbejdet kommer ind.

For at være i stand til at opskalere hurtigt nok, når oplag bliver kortere og kundernes forventninger bliver større, er automatisering vejen frem – at frigøre medarbejdere til at gøre mere end blot at åbne en PDF og se på den og så måske lave en lille lave om. Det er den slags ting, der kan åbne printere for en hel række af forbedrede oplevelser for dem selv og deres kunder.

Et af de store problemer, som alle har, uanset skala, er, hvordan filer kommer ind, og hvordan du reagerer på dem i tide. Vi taler ikke om noget forfærdeligt komplekst, men de fleste printere i bredformat ser e-mails komme ind med filer vedhæftet eller via WeTransfer, hvilket betyder, at nogen skal åbne den, gribe filen, downloade den, omdøbe den og lægge den ind i en mappe. Hvis en virksomhed har et oplag på 20.000, men det er blandet op i 10 forskellige partier, er det et stort logistisk problem – at flytte filer rundt, lægge dem i de rigtige mapper, få styr på kommunikationerne – det hele er meget tidskrævende, og det er ikke overskudsgivende.
Igen, vi taler faktisk ikke om pre-flighting eller faktisk at gøre noget som sådan med PDF'en. Det er bare at hente filen og få det produkt der skal printes hurtigt og svare tilbage til kunden.

Det er, når du kan automatisere en frygtelig masse af de gentagne aspekter af arbejdsgangen, og det er nemt at begynde med. Det er at levere filerne til pressen, hvor problemet ligger.

Andrew: Når du taler om workflow, tænker du på, hvad vi alle kender til de traditionelle prepress-arbejdsgange: du lægger en PDF-fil i den ene ende, og så får du levering til en presse eller til en platesætter eller filmsætter til sidst.

Med automatisering taler vi om at tage opgaver og ting, der sker i din virksomhed. Ikke nødvendigvis kun prepress og ting, der gøres manuelt i øjeblikket - disse er tilbøjelige til at fejle og skal have en person der til at gøre dem. Vi taler om at automatisere disse processer, så en person ikke behøver at gøre dem. Det kan være det, jeg lige har talt om i prepress-scenariet, men det kan også være meget mere.

Større virksomheder har en tendens til at have mere 'legetøj'. De har et MIS-system, et web-to-print-system, forskellige printmotorer og forskellige RIPS. Opgaven med automatisering er ikke kun behandling og håndtering af filer, men også tilslutning. Det er limen, der kan hjælpe disse enheder med at tale med hinanden og automatisere virksomheden som helhed generelt. Du henter dine oplysninger fra en MIS, du behandler PDF'en ud fra den information, og derefter feeder du resultatet tilbage til MIS, som kan bruges til f.eks. Det er det samme koncept, men det er i en bredere skala.

Hvilke værktøjer er tilgængelige? Og er det værd at starte med automatiseret filkontrol, før du går videre med andre aspekter af automatisering.

Malcolm: De fleste har allerede haft erfaring med filkontrol, fordi de har adgang til en PitStop-licens. Det, Andrew og jeg gør, er at bringe det i højsædet.
Udover preflight kan du gøre andre ting. Det er der, mindre virksomheder og større virksomheder ved at automatisere faktisk kan finde nye veje og nye jobmuligheder, som de ellers ikke kunne. Preflighting, rettelser – det er stadig ting, som folk er lidt bange for, og det er derfor, vi forsøger at afmystificere og forsøge at hjælpe dem og faktisk forme det, så det virker for dem.

Andrew: Virksomheder bør fokusere på det sted, hvor de vil få mest værdi og så gå derfra, for når du først er kommet over den første forhindring, opbygger du selvtillid, du begynder at se, at det virker, du begynder at se værdien.

Som Malcolm sagde, er filkontrol et stort problem. I de sidste 15 år har jeg hørt et problem, hvor en kunde indsender en fil, og de ikke kommer tilbage til kunden i seks, otte timer eller endda den næste dag. Det er dårlig kundeservice.

Hvis du kan gå tilbage om et par minutter, er det genialt. Så har du tid til at træffe beslutninger og tage en samtale med kunden om tidsplaner og omkostninger. Problemet er ikke, hvor lang tid opgaven tager at udføre, problemet er, at nogen finder tid til rent faktisk manuelt at åbne filen og tjekke den. Hvis du har software, der kan komme ind og gøre det, så vinder du.

Den anden del af den ligning er i stedet for at have et par operatører, der åbner hver fil, tjekker den og laver rettelser, så brug et serverbaseret produkt, som vil tjekke filerne automatisk for dig, hvor typisk 80% vil passere. Det er 80 % af dine filer, som dit prepress-team ikke behøver at blive involveret i.

Hvilke færdigheder kræves for at få et projekt i gang? Behøver printere at bringe kodningsfærdigheder ind, og hvis ja, hvor meget af det er tilgængeligt for dem som printteknologer, og hvor meget skal de bruge et nyt sæt færdigheder til?

Malcolm: Enfocus and Switch er designet til at være organisk, og det vokser, efterhånden som du lærer. Læring er vigtig, og hvis jeg skulle foreslå folk, hvordan de lærer om software, vil jeg råde dem til at gå til Enfocus-foraene, for det er der, brugerne taler om det. Du kan se alle de løsninger og innovative ting, som folk laver med automatisering.

Det, du har brug for i enhver organisation, er en person, der elsker produktet og kan se fremtiden. Hvis du er på direktør- eller ejerniveau, skal du give dine medarbejdere tid. Du kan ikke bare sige: "Fordi det er prepress, så giver vi det bare til prepress." Så føler denne stakkels person, der aldrig rigtig har beskæftiget sig med logistik, sig nok lidt ude af deres dybde.

For at eje softwaren kræver det en kombination af prepress, mesteren og forhåbentlig en person med nogle it-færdigheder. Du behøver ikke at komme fra en kodende baggrund til at begynde med.

Andrew: Du har brug for en mester, og du skal give dem tid. Du kan ikke forvente, at de laver produktionsarbejde og så laver en smule automatisering, når de har et hul.

Du behøver ikke engang nødvendigvis nogen erfaring, du skal bare vide, hvad du vil. Jeg kender folk, der køber softwaren, og alt brummer væk. Så er der andre mennesker, der investerer noget tid, ikke kun i softwaren, men også i rådgivningen. Så har de fået nogen til at holde deres hånd i de indledende faser, og efter noget tid kan de selv tage den op og løbe med den. Nøglen er at have én person, der er ansvarlig og sørge for, at de er ivrige.

Hvad er PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro er et plugin til Adobe Acrobat. Den har to opgaver – den ene er at kontrollere en PDF til et sæt foruddefinerede kriterier og også rette dem. Den anden del er at redigere dem manuelt.
Det startede med publikationer, aviser, magasiner og kommercielt arbejde, og det er udviklet til brug med storformat, emballage og etiketter. Det giver dig mulighed for automatisk at oprette klippede stier, tilføje bleed og alle mulige ting, såsom eksport af farvekonverteringer.

PitStop Pro er i bund og grund et værktøj, der gør dig i stand til at få jobbet korrekt, før du sætter det i produktion. Der er også PitStop Server, som er den automatiserede version og ikke behøver nogen operatør til at styre den.

Enfocus Switch forbinder software og data. Hvilke effektivitetsgevinster kan opnås?

Andrew: Enfocus Switch forbinder applikationer såvel som systemer, så den kan arbejde med en masse tredjepartsapplikationer og automatisere dem. Hvis du vil åbne en fil og omdanne den til en PDF, vil der typisk være en operatør, der gør det, men Enfocus Switch kan gøre det for dig. Din operatør behøver ikke at åbne en fil, indlæse skrifttyperne og links, softwaren kan gøre det for dig, såvel som forbindelsen og udtrækning af information fra databaser.

Gevinsterne kan være ret enorme, men det afhænger af, hvad du vil have det til at gøre. For eksempel, hvis du ser på det, du laver manuelt, såsom din produktion, skal du virkelig forstå, hvad der sker derinde for at få det bedste ud af det.

Med Switch kan du få det som en del af en fuldt integreret e-handelsramme. Du kan gå ende-til-ende med det, eller du kan bruge det bare på en intern proces. Det handler ikke kun om at aktivere e-handel, det handler om bare at gøre tingene hurtigere.

Malcolm: Alle printere, der faktisk ikke har set på Switch, tænker måske på disse ret store arbejdsgange, der kommer ind, især fra producenterne, som har en tendens til at påtvinge folk. De siger: "Godt, du skal have vores front-end og vores webportal. Du skal have vores måde at arbejde på, og så skal du have vores indsættelsessoftware." Det virker ikke længere for rigtig mange mennesker, især i bredformat. Hvis de har mange forskellige rigge og maskiner, så har de forskellige output.

Disse systemer bliver så meget gamle og ikke specielt smidige. Med Switch starter den meget slankt, og du tilføjer den efter behov. Hvis du vil have den til at tale med din database, kan du købe et databasemodul.

Vil Tilia Labs også være en anden?

Malcolm: Det er en enorm en, der kommer online. Du kan problemfrit koble alle elementerne sammen.

Det er ligesom plug-and-play til en vis grad. Når vi siger 'fremtidssikring', fortæller vi dig ikke, hvordan du pålægger dine filer. Vi leverer det til en pakke, der kan gøre det. Igen er det nemmere at lære det faktiske flow, fordi vi meget af tiden bare lægger viden fra andre applikationer. Det strækker sig ind i ting som Illustrator og Photoshop. Alt, hvad du kan gøre som handlinger, kan vi gentage og automatisere.

Vi tager færdighedssæt, som folk allerede har bygget, og bygger eller støber dem ind i systemet. Det er derfor, folk elsker det, fordi det er kvikt. Mange mennesker vil have meget dyre arbejdsgange, og så har de også Switch, fordi den kan de ting, som deres dyre arbejdsgange ikke kan.

Med hensyn til PitStop Pro, Server og Switch, kan vi få lidt indsigt i den nødvendige investering? Hvilke omkostninger er involveret?

Andrew: PitStop Server gennemgår en ændring på dette tidspunkt og får mere automatisering, fordi vi flytter den til at blive switch-baseret. Det har været det samme i omkring 20 år, hvor det bare er den grundlæggende varme mappe ind og ud, og vi indser, at det ikke er det, folk ønsker længere.

I øjeblikket er det £3.300, men den pris vil faktisk stige den 1. januar (2021). Det kommer til at have en masse ekstra funktionalitet i sig.

Derefter er din opgraderingssti til en fuld Switch, hvor du kan begynde at tilføje de førnævnte moduler. Du starter med PitStop-serveren, og du tror, at du kunne gøre med at linke den til en database, eller arbejde med XML eller arbejde med JDF. Du kan derefter tilføje et modul for at øge funktionaliteten af det.

Udvider de API'er, der forbinder med Switch, vil de have nogle licensomkostninger knyttet til nogle af dem? Er nogle gratis?

Andrew: Det kommer an på. Vi har en app store til Switch, som også er tilgængelig til PitStop Server. Dette er unikt, bestemt i trykkeribranchen, ved at det udnytter brugerbasen og vores globale integratorer. De kan lave disse små apps, der kan trækkes ind i Switch PitStop-serveren for at udføre opgaver som at omdøbe og andre forskellige ting, som Switch ikke gør. De kan være gratis, eller de kan betales; det er helt op til den person, der bygger dem, men der er over 100 af dem nu.

Det er rigtige ting, som folk har bygget til deres arbejdsgange eller til deres kunder. De er faktisk ting fra den virkelige verden, der har praktisk brug, og de udvider blot funktionaliteten. Malcolm talte om HP-integrationen. Det er et lignende eksempel på det. De laver en app, og den forbinder Switch til deres produkt eller deres service eller deres butiksfacade eller deres hjemmeside.

Se hele optagelsen af dette FESPA Coffee Break-webinar her .