Hvorfor automatiseringssoftware giver mening

Automationssoftware reducerer fejl og fremskynder arbejdsgange. Går du glip af?

Hastighed. Effektivitet. Værdi. Efterspurgt af printere - og faktisk alle industrier - siden fremstillingen startede. I dag er det næsten umuligt at opnå dem uden at diskutere fordelene ved automatisering.

Automationssoftware gør det muligt for printere at reagere hurtigere og levere de mindre, unikke kørsler, der er nødvendige for tilpassede produkter, og det reducerer fejl med jobspecifikationer, kontaktoplysninger, farveprofil og alle indlejrede filer til at guide jobbet gennem automatiseret præflight og videre til produktion. De bedste systemer vil også indsamle kunde- og jobdata på samme tid som jobfiler lander i din indbakke.

Mød de prepress pionerer

En undersøgelse fra 2018 af InfoTrends viste, at 41,9% af de europæiske printere, der øgede deres indtægter de sidste fem år, tilskrev gevinsten investering i automatiseringssoftware, mens en undersøgelse fra 2019 fra samme firma afslørede, at automatisering kan spare den gennemsnitlige europæiske printer over € 1,4. et år i arbejdsomkostninger.

Et firma, der spiller en afgørende rolle i overgangen til automatisering, er Belgien-baserede Enfocus. Hvor folk som Aldus 'Open prepress-interface og Markznets standardiserede protokoller ikke kunne starte, gled Enfocus' Switch og PitStop Pro-løsninger ind for at blive en integreret del af mange printeres workflow-systemer.

”Kort sagt, PitStop kontrollerer, retter og redigerer PDF-filer,” forklarer Enfocus administrerende direktør Wim Fransen. "Det er et plugin, der automatisk kontrollerer for enhver tænkelig form for fejl i en PDF-fil og derefter giver dig mulighed for at rette det selv eller få det gjort automatisk."

Wim Fransen, administrerende direktør for Enfocus

”Switch er på den anden side software, der samler forskellige systemer under en automatisk paraply. Du opbygger din arbejdsgang, som du vil have den, og du kan bruge API'er fra Enfocus-appbutikken til at tilføje den funktionalitet, du har brug for. ”

Metadata og XML er afgørende for denne proces. Metadata er data om data: de kan være strukturelle (data om beholderne med data) eller beskrivende (forfatteren, oprettelsesdata). XML (det står for Extensible Mark-up Language) giver en lingua franca til at gifte sig med kundeorienterede portaler med interne automatiserede systemer. Det er både maskinlæsbart og menneskeligt læsbart.

Switch-arbejdsgange bruger XML- og filmetadata til at dirigere intelligent filsortering, -behandling og kommunikation med ledelsesinformationssystemer, virksomhedsressourceplanlægning eller web-til-print.

Automatisering er uundgåelig, hvis du skal holde marginer rentable og forblive konkurrencedygtige

Softwaren har fundet særlig fordel hos virksomheder, der belejres af manuelle, gentagne opgaver. Disse dage ankommer udskriftsjob fra en række stier - salg, e-mails, mobilapps, online og så videre - men Switch eliminerer behovet for en menneskelig operatør til at administrere dem og sender automatisk de rigtige filer til de rigtige destinationer til ombordstigning.

”Dette sparer virksomheder meget tid og ressourcer,” siger Wim. "Ressourcer, der kan bruges på andre elementer i virksomheden, der bliver stadig vigtigere i dag, såsom e-handelswebsteder og markedsføring - det handler ikke kun om det trykte produkt mere."

Lige så vigtigt betyder Switch, at afdelinger i hele virksomheden er forbundet, og at alle parter modtager de samme data og redigeringer, som de sker. ”Der er ingen risiko for, at jobdata duplikeres forskellige steder på forskellige måder, og alle de potentielle fejl, der følger med det,” siger Wim. ”Alle vores produkter fungerer godt sammen,” bemærker han. "Vi tror ikke på at automatisere din prepress uden en måde at garantere de inputfiler, der går ind i denne automatisering."

Start med den lavt hængende frugt, såsom automatisering af gentagne opgaver - du får flere fordele, der resulterer i mere fortjeneste

Ser vi fremad, siger Wim, at virksomheden sigter mod at udvide økosystemet omkring Switch, især med hensyn til sin app-butik. “Hvis du leder efter en bestemt type integration - sig, at du har en bestemt type planlægningsgrænseflade, du vil bruge - kan du gå til appbutikken for at se, om der er en færdiglavet en der. Vi arbejder konstant med alle slags leverandører for at opbygge flere af disse. ”

En alder af angst

Virksomheden arbejder også på at udvide sit virksomhedsudbud for at reagere på den skiftende arbejdsverden. ”Vi arbejder på funktioner såsom fjernbehandling og værktøjer, der giver virksomheder data og KPI'er om deres projekter,” siger Wim. Han tilføjer, at Enfocus er særlig opmærksom på at opretholde en ligetil og enkel brugergrænseflade, da mange af dens kunder er nye på den digitale side af tingene og er “mindre tekniske” end den næste generation af printmedarbejdere.

”Idéen om automatisering kan virke lidt overvældende, især for mere old-school printere, der plejede at arbejde på en meget traditionel måde,” siger Andrew Bailes-Collins, PitStops Senior Product Manager. ”Men faktum er, at hvis du ikke allerede har set på det, så er du helt sikkert bag kurven og sandsynligvis allerede føler smerten. Automatisering er uundgåelig, hvis du skal holde marginer rentable og forblive konkurrencedygtige. ”

Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager hos Enfocus

Og hvad med jobtab i den nærmeste fremtid? Automatisering ledsages ofte af angst blandt medarbejderne over, at de er overskydende til kravene. Men langt fra at indvarsle massearbejdsløshed kunne automatisering se medarbejdere genoprette for at forbedre kundeservice, innovere eller åbne nye indtægtsstrømme.

Som Andrew bemærker, er der meget support til rådighed for PSP'er, der ønsker at integrere automatisering i deres arbejdsgang. ”Vores partnere hjælper printere med at komme op i hastighed, hvad enten det er i træning eller i rekruttering af de rigtige mennesker,” siger han. ”Og det er faktisk gavnligt at starte i det små. Start med de vigtigste smertepunkter, og fortsæt derefter til næste fase. ”

Det er faktisk fordelagtigt at starte i det små. Start med de vigtigste smertepunkter, og fortsæt derefter til næste fase

Faktisk siger Wim, at en af de største fejl, han ser printere laver med automatisering, er at de prøver at gøre alt på én gang. ”Det er ikke usædvanligt, at en printer går 'Åh! Vi er nødt til at automatisere, ellers dør vi! ' og kast derefter masser af penge på et massivt projekt. Men der er ikke behov for det. Start med den lavt hængende frugt, såsom automatisering af gentagne opgaver - du får flere fordele, der resulterer i mere fortjeneste. ”

For mange printere vil automatisering altid virke som en anden teknologidrevet udgift, men software som Switch og PitStop er relativt billig - den største investering kommer med ændringsstyring. ”Folk bliver nødt til at arbejde på forskellige måder og genoverveje ellers forankrede processer, og det kan medføre skjulte omkostninger,” siger Wim. "Desværre er det ikke noget, du ikke kan gøre."