Využití MIS k automatizaci výroby a přeměně příjmů na zisk

Informační systém pro řízení (MIS) je pro moderní tiskové podniky klíčový, protože poskytuje data pro manažerská rozhodnutí a automatizuje výrobní kroky. Mezi klíčové faktory při výběru MIS patří výběr spolehlivého dodavatele, zajištění možnosti přizpůsobení systému potřebám podniku a posouzení jeho základních funkcí (odhadování, správa zakázek) a volitelných modulů (Web-to-Print). Přizpůsobte systém MIS svému podnikání.

Dávno jsme překonali dobu, kdy byl tisk považován za řemeslné odvětví. Dnes nám data umožňují optimalizovat naše procesy a určují obchodní i výrobní rozhodnutí. Schopnost spravovat a interpretovat tato data je tedy klíčem k úspěchu každého tiskařského podniku, a to platí jak pro nejmenší výrobny nápisů, tak pro velké multioborové tiskárny.

Základní koncepce manažerského informačního systému (MIS) nebo dokonce programu podnikových zdrojů (ERP) se neomezuje na tisk, ale existuje několik systémů, které byly vyvinuty speciálně pro tiskárny, takže jsou dobrým výchozím bodem. Většina z nich nyní pokrývá všechny aspekty tisku od úzkoplošného značení až po velkoformátovou grafiku, což odráží skutečnost, že mnoho poskytovatelů tiskových služeb nyní pokrývá několik odvětví trhu.

MIS se však liší svým rozsahem, přičemž některé jsou určeny především pro organizace na podnikové úrovni s více pobočkami, případně v různých zemích, a jsou schopny pracovat s různými jazyky a měnami. Jiné jsou určeny pro malé až střední podniky, jejichž implementace je levnější, ale mohou mít problémy s tím, aby se s nimi vyrovnaly, pokud se podnik rozšíří.

MIS má dva hlavní aspekty. Prvním je shromažďování údajů o chodu společnosti a jejich následná prezentace ve formátu, který pomáhá při rozhodování managementu. To může zahrnovat informace o produktivitě, aby bylo možné zjistit, které stroje pracují nejintenzivněji, a identifikovat úzká místa a zbytečná zpoždění. Stejně tak by mohly zahrnovat finanční informace o výrobě, aby bylo možné zjistit, zda některá zařízení nebo výrobky nestojí více, než vydělávají, nebo zda existují aspekty podniku, které snižují hospodářský výsledek – například vysoké účty za energie – nebo oblasti, které vydělávají nadprůměrné částky, jež by mohly být kapitalizovány.

To nevyhnutelně znamená propojení systému MIS se všemi ostatními systémy, od serverů RIP až po účetní balíčky, a to v rámci celého podniku, aby bylo možné tato data získávat. To zase znamená, že implementace MIS – a možná i pozdější nutnost tento MIS nahradit – je složitý úkol, takže je nejlepší nespěchat a pečlivě vybírat mezi různými možnostmi.

Z tohoto důvodu je třeba vzít v úvahu především samotného dodavatele. Systém je důležitý, ale s dodavatelem budete mít dlouhodobý vztah, takže se podívejte na historii společnosti, na lidi, kteří v ní pracují, a na celkový přístup. Především se ujistěte, že tito lidé vám budou k dispozici, až se vše zhroutí a vy budete opravdu potřebovat pomoc.

Další věcí, kterou je třeba zvážit, je, jak dobře systém prezentuje data a jak snadno je lze přizpůsobit. Žádné dva podniky nejsou stejné, proto je důležité se ujistit, že řídicí panel MIS poskytuje informace, které potřebujete, a nenutí vás pracovat způsobem, který vyhovuje MIS. Tyto informace jsou obvykle rozděleny do klíčových ukazatelů výkonnosti neboli KPI a měly by zahrnovat položky, jako je využití strojů, obrat a platby faktur – tedy vše, co pomáhá proměnit příjmy v zisk.

Druhým aspektem systému MIS je jeho schopnost automatizovat mnoho výrobních kroků dohromady, od příjmu úloh, přes preflight a korekce až po jejich směrování do správné tiskové fronty. To se vyvinulo ze skutečnosti, že MIS se musí připojit k mnoha různým systémům a vytvořit tak de facto řetězec mezi systémy, které by jinak byly oddělené a často vyvinuté různými dodavateli. Pro mnoho společností je tato automatizace hlavním důvodem pro investici do MIS, protože umožňuje podniku přijímat velké množství zakázek s nízkou marží a stále dosahovat zisku.

Většina MIS se skládá z databáze s řadou základních funkcí a dalších modulů, takže si musíte koupit pouze ty části, které potřebujete. Základní sada funkcí by měla zahrnovat řídicí panel a klíčové ukazatele výkonnosti, jakož i odhad zakázek a správu zakázkových lístků. To znamená, že údaje o zákaznících stačí zadat pouze jednou, z žádosti o cenovou nabídku nebo ze skutečné objednávky, a lze je pak použít v rámci všech výrobních systémů, aby se eliminovala možnost vzniku chyb z opakovaného zadávání informací.

Mezi další volitelné moduly může patřit modul web-to-print nebo e-commerce, který umožňuje automatizovat odesílání úloh. Mezi další typické moduly může patřit správa skladových zásob a řízení vztahů se zákazníky nebo CRM. Poměr mezi tím, co je základní funkcí a co volitelným modulem, se bude v jednotlivých MIS lišit. V některých případech můžete zjistit, že základní sada funkcí zahrnuje odhady a dokonce i některé webové moduly pro tisk, ale volitelné moduly nabízejí více funkcí. Většina moderních MIS nabízí také mobilní aplikaci, takže prodejci pracující mimo kancelář mohou zadávat zakázky a také kontrolovat průběh zakázky u zákazníka.

Stále častěji se také nabízí možnost cloudového připojení. Tyto systémy mohou být levnější, protože na místě není třeba udržovat fyzický server. Zabezpečení online se zlepšilo natolik, že již nepředstavuje takový problém jako kdysi, ale tento přístup je závislý na stálém připojení k internetu.

Richard Earley, který provozuje společnost Recreative Signs se sídlem v Brightonu ve Velké Británii, pracuje s cloudovým systémem Clarity Go MIS. Vysvětluje: „Rychlost, s jakou můžete vytvořit nabídku pro zákazníka, je ohromující, zejména proto, že to můžete udělat odkudkoli. Mohu uskutečnit schůzku na místě, provést průzkum, a zatímco sedím v autě před odjezdem nebo ve vlaku zpět, mohu vytvořit nabídku a odeslat ji klientovi, od kterého jsem právě odešel. Bez služby Clarity Go by si taková odpověď snadno vyžádala 24 a více hodin.“

Závěrem lze říci, že MIS není jednoduchá volba softwaru; je to doslova jediný nástroj, který vládne všem ostatním. Proto je důležité věnovat nějaký čas důkladnému promyšlení toho, jaké funkce od MIS potřebujete, a porovnat různé možnosti, které jsou k dispozici. Nejdůležitější radou je přizpůsobit MIS svému podnikání, a ne naopak.