Използване на MIS за автоматизиране на производството и превръщане на приходите в печалба

Информационната система за управление (MIS) е от решаващо значение за съвременните печатни предприятия, тъй като предоставя данни за управленски решения и автоматизира производствените етапи. Ключовите фактори при избора на MIS включват избор на надежден доставчик, гарантиране, че системата може да бъде адаптирана към нуждите на вашия бизнес, и оценка на основните ѝ функции (оценка, управление на задачи) и допълнителните модули (Web-to-Print). Персонализирайте MIS за вашия бизнес.

Отдавна са минали времената, когато печатът се смяташе за занаятчийска индустрия. В наши дни данните ни позволяват да оптимизираме процесите си и определят както бизнес, така и производствените решения. Така че способността да се управляват и интерпретират тези данни е от ключово значение за успеха на всеки печатарски бизнес и това важи както за най-малкия цех за производство на табели, така и за големите многопрофилни печатници.

Основната концепция на информационната система за управление (MIS) или дори на програмата за управление на ресурсите на предприятието (ERP) не се ограничава до печатането, но има няколко системи, които са разработени специално за печатарите, така че те са добра отправна точка. Повечето от тях вече обхващат всички аспекти на печата – от етикетиране в тесен слой до широкоформатни графики, което отразява факта, че много доставчици на печатни услуги вече покриват няколко пазарни сектора.

Въпреки това MIS се различават по своя обхват, като някои от тях са насочени главно към организации на корпоративно ниво с множество обекти, евентуално в различни държави, които могат да работят с различни езици и валути. Други са предназначени за малки и средни предприятия, които ще бъдат по-евтини за внедряване, но може да се затруднят да се справят, ако бизнесът се разшири.

МИС има два основни аспекта. Първият е събирането на данни за дейността на компанията и представянето им във формат, който да помогне за вземането на управленски решения. Това може да включва информация за производителността, за да се види кои машини работят най-усилено и да се идентифицират тесните места и ненужните забавяния. Също така може да включва информация за финансовото производство, за да се види дали някои съоръжения или продукти струват повече, отколкото печелят, или дали има аспекти на бизнеса, които намаляват крайния резултат – например високи сметки за енергия – или области, които печелят над средното ниво и могат да бъдат капитализирани.

Това неизбежно означава свързване на MIS с всички останали системи – от сървърите на RIP до счетоводните пакети – в цялата фирма, за да може да се използват тези данни. Това на свой ред означава, че внедряването на MIS, а по-късно може би и нейната замяна, е сложна задача, така че е най-добре да не бързате и да избирате внимателно между различните възможности.

По тази причина първият фактор, който трябва да се вземе предвид, е самият доставчик. Системата е важна, но вие ще имате дългосрочни отношения с доставчика, така че разгледайте историята на компанията, хората, които работят в нея, и цялостното отношение. Най-важното е да се уверите, че тези хора ще бъдат до вас, когато всичко се срине и наистина имате нужда от помощ.

Следващото нещо, което трябва да се вземе предвид, е колко добре системата представя данните и колко лесно може да се персонализира. Няма два еднакви бизнеса, затова е важно да се уверите, че таблото за управление на MIS предоставя информацията, от която се нуждаете, а не ви принуждава да работите по начин, който е подходящ за MIS. Тази информация обикновено се разделя на ключови показатели за ефективност (KPI) и трябва да включва елементи като използване на машините, оборот и плащания по фактури – всичко, което помага за превръщането на приходите в печалби.

Вторият аспект на MIS е способността ѝ да автоматизира много от производствените етапи заедно, от приемането на задачите, предварителната обработка и корекция, до насочването им към правилната опашка за печат. Това е резултат от факта, че MIS трябва да се свързва с много различни системи, създавайки де факто верига между това, което иначе би било отделни системи, често разработени от различни доставчици. За много компании тази автоматизация е основната причина за инвестиране в MIS, тъй като позволява на бизнеса да поема голям брой задачи с нисък марж и все още да реализира печалба.

Повечето MIS се състоят от база данни с редица основни функции и допълнителни модули, така че трябва да закупите само частите, които са ви необходими. Основният набор от функции трябва да включва таблото за управление и ключовите показатели за ефективност, както и оценяване на работата и управление на работните билети. Това означава, че данните на клиента трябва да се въведат само веднъж, от заявка за оферта или действителна поръчка, и след това могат да се използват в производствените системи, за да се елиминира възможността за грешки от повторно въвеждане на информация.

Други допълнителни модули могат да включват модул за печат от уеб или електронна търговия, за да можете да автоматизирате подаването на задания. Други типични модули могат да включват управление на складовите наличности и управление на взаимоотношенията с клиентите или CRM. Балансът между това, което е основна функция или допълнителен модул, ще варира в различните MIS. В някои случаи може да се окаже, че основният набор от функции включва оценяване и дори някои модули за печат по интернет, но допълнителните модули предлагат повече функционалност. Повечето съвременни MIS предлагат и мобилно приложение, така че служителите по продажбите, работещи извън офиса, да могат да резервират поръчки, както и да проверяват напредъка на поръчките на клиентите.

Все по-често се предлага и опция за работа в облак. Тези системи могат да бъдат по-евтини, тъй като няма физически сървър, който да се поддържа на място. Онлайн сигурността се е подобрила до такава степен, че вече не е проблем, какъвто беше преди, но този подход зависи от наличието на постоянна интернет връзка.

Ричард Ърли, който управлява Recreative Signs в Брайтън, Великобритания, работи с базираната в облака система Clarity Go MIS. Той обяснява: „Бързината, с която можеш да изготвиш оферта за клиент, е зашеметяваща, особено като се има предвид, че можеш да го направиш от всяко място. Мога да проведа среща на място, да направя проучване и докато седя в колата, преди да тръгна, или във влака на връщане, мога да изготвя офертата и да я изпратя на клиента, от когото току-що съм си тръгнал. Без Clarity Go това лесно би изисквало 24 часа или повече, за да се отговори по този начин.“

В заключение, MIS не е прост избор на софтуер; тя е буквално единственият инструмент, който ще управлява всички останали. Затова е важно да отделите известно време, за да обмислите внимателно какви функции са ви необходими за една MIS и да сравните различните налични възможности. Най-важният съвет е да адаптирате MIS към вашия бизнес, а не обратното.