يُعد نظام المعلومات الإدارية (MIS) أمرًا بالغ الأهمية لأعمال الطباعة الحديثة، حيث يوفر البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية وأتمتة خطوات الإنتاج. تتضمن العوامل الرئيسية عند اختيار نظام المعلومات الإدارية اختيار مورد موثوق به، والتأكد من أن النظام قابل للتخصيص حسب احتياجات عملك، وتقييم ميزاته الأساسية (التقدير وإدارة المهام) والوحدات الاختيارية (تحويل الويب إلى الطباعة). تخصيص نظام المعلومات الإدارية حول عملك.
لقد تجاوزنا منذ فترة طويلة الأيام التي كانت تعتبر فيها الطباعة صناعة حرفية. تسمح لنا البيانات هذه الأيام بتحسين عملياتنا وتحدد قرارات العمل والإنتاج على حد سواء. لذا فإن القدرة على إدارة تلك البيانات وتفسيرها هي مفتاح نجاح أي عمل طباعة، وهذا ينطبق على أصغر متجر لصناعة اللافتات وصولاً إلى الطابعات الكبيرة متعددة التخصصات.
لا يقتصر المفهوم الأساسي وراء نظام المعلومات الإدارية أو نظام المعلومات الإدارية، أو حتى برنامج موارد المؤسسة أو تخطيط موارد المؤسسة، على الطباعة ولكن هناك العديد من الأنظمة التي تم تطويرها خصيصًا للطابعات لذلك فهي نقطة انطلاق جيدة. ومعظم هذه الأنظمة تغطي الآن جميع جوانب الطباعة بدءاً من وضع الملصقات الضيقة على الويب إلى الرسومات ذات التنسيقات العريضة، مما يعكس حقيقة أن العديد من مزودي خدمات الطباعة يغطون الآن العديد من قطاعات السوق.
ومع ذلك، تتنوع نظم المعلومات الإدارية من حيث نطاقها، حيث يستهدف بعضها بشكل أساسي المؤسسات على مستوى الشركات التي لديها مواقع متعددة، وربما في بلدان مختلفة وقادرة على التعامل مع لغات وعملات مختلفة. بينما صُمم البعض الآخر للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، والتي ستكون أرخص في التنفيذ ولكنها قد تواجه صعوبة في التعامل معها إذا توسعت الأعمال.
هناك جانبان رئيسيان لنظام المعلومات الإدارية. الأول هو جمع البيانات عن سير عمل الشركة ثم تقديمها في شكل يساعد على اتخاذ القرارات الإدارية. ويمكن أن يشمل ذلك معلومات عن الإنتاجية لمعرفة الآلات التي تعمل بجدية أكبر وتحديد الاختناقات والتأخيرات غير الضرورية. وبالمثل، يمكن أن يشمل معلومات الإنتاج المالي لمعرفة ما إذا كانت بعض المعدات أو المنتجات تكلف أكثر مما تكسب، أو إذا كانت هناك جوانب من الأعمال التي تستهلك من صافي الأرباح – مثل فواتير الطاقة المرتفعة – أو المجالات التي تحقق أرباحًا أعلى من المتوسط والتي يمكن الاستفادة منها.
وهذا يعني حتماً ربط نظام المعلومات الإدارية بجميع الأنظمة الأخرى، من خوادم RIP إلى حزم المحاسبة، وصولاً إلى حزم المحاسبة، وصولاً إلى الأعمال التجارية حتى تتمكن من سحب هذه البيانات. ويعني ذلك بدوره أن تنفيذ نظام المعلومات الإدارية – وربما الاضطرار لاحقًا إلى استبدال هذا النظام – مهمة معقدة، لذا من الأفضل أن تأخذ وقتك وتختار بعناية بين الخيارات المختلفة.
ولهذا السبب، فإن العامل الأول الذي يجب أخذه في الاعتبار هو المورد نفسه. فالنظام مهم ولكنك ستقيم علاقة طويلة الأمد مع المورّد، لذا ألقِ نظرة على تاريخ الشركة والأشخاص الذين يعملون فيها والسلوك العام. والأهم من ذلك، تأكد من أن هؤلاء الأشخاص سيكونون متواجدين من أجلك عندما يتعطل كل شيء وتحتاج حقًا إلى المساعدة.
الأمر التالي الذي يجب مراعاته هو مدى جودة عرض النظام للبيانات ومدى سهولة تخصيصها. لا توجد شركتان متشابهتان، لذلك من المهم التأكد من أن لوحة معلومات نظام المعلومات الإدارية تقدم المعلومات التي تحتاجها، ولا تجبرك على العمل بالطريقة التي تناسب نظام المعلومات الإدارية. عادةً ما يتم تقسيم هذه المعلومات إلى مؤشرات أداء رئيسية، أو KPI، ويجب أن تتضمن عناصر مثل استخدام الماكينة ومعدل الدوران ومدفوعات الفواتير – كل الأشياء التي تساعد في تحويل الإيرادات إلى أرباح.
يتمثل الجانب الثاني من نظام المعلومات الإدارية في قدرته على أتمتة العديد من خطوات الإنتاج معًا، بدءًا من استلام المهام، مرورًا بالتدقيق المسبق والتصحيح، ثم توجيهها إلى قائمة انتظار الطباعة الصحيحة. وقد تطور هذا الأمر من حقيقة أن نظام المعلومات الإدارية يجب أن يتصل بالعديد من الأنظمة المختلفة مما يخلق سلسلة فعلية بين ما يمكن أن يكون أنظمة منفصلة، غالبًا ما يتم تطويرها من قبل بائعين مختلفين. وبالنسبة إلى العديد من الشركات، فإن هذه الأتمتة هي السبب الرئيسي للاستثمار في نظام المعلومات الإدارية لأنها تمكّن الشركة من القيام بأعداد كبيرة من المهام ذات الهامش المنخفض مع تحقيق أرباح.
تتألف معظم نظم المعلومات الإدارية من قاعدة بيانات تحتوي على عدد من الميزات الأساسية بالإضافة إلى وحدات إضافية بحيث لا يتعين عليك شراء سوى الأجزاء التي تحتاج إليها. يجب أن تشتمل مجموعة الميزات الأساسية على لوحة المعلومات ومؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى تقدير الوظائف وإدارة تذاكر العمل. وهذا يعني أن بيانات العميل يجب إدخالها مرة واحدة فقط، من طلب عرض الأسعار أو الطلب الفعلي، ويمكن استخدامها بعد ذلك في جميع أنظمة الإنتاج للقضاء على احتمالية حدوث أخطاء من إعادة إدخال المعلومات.
قد تشمل الوحدات النمطية الاختيارية الأخرى وحدة تحويل الويب إلى طباعة أو وحدة التجارة الإلكترونية بحيث يمكنك أتمتة تقديم المهام. ويمكن أن تشمل الوحدات النمطية الأخرى إدارة مخزون المخزون وإدارة علاقات العملاء أو إدارة علاقات العملاء. يختلف التوازن بين ما هو وظيفة أساسية أو وحدة اختيارية من نظام معلومات إدارية إلى آخر. في بعض الحالات قد تجد في بعض الحالات أن مجموعة الميزات الأساسية تتضمن التقدير وحتى بعض الويب للطباعة ولكن الوحدات الاختيارية تقدم المزيد من الوظائف. ستوفر معظم نظم المعلومات الإدارية الحديثة أيضًا تطبيقًا للهاتف المحمول بحيث يمكن لموظفي المبيعات الذين يعملون خارج المكتب حجز الوظائف، بالإضافة إلى التحقق من تقدم وظائف العملاء.
كما أصبح من الشائع بشكل متزايد تقديم خيار السحابة. يمكن أن تكون هذه الأنظمة أرخص حيث لا يوجد خادم مادي لصيانته في الموقع. وقد تحسن الأمن على الإنترنت لدرجة أن هذا الأمر لم يعد مصدر قلق كما كان من قبل، ولكن هذا النهج يعتمد على وجود اتصال دائم بالإنترنت.
يعمل ريتشارد إيرلي، الذي يدير شركة Recreative Signs ومقرها في برايتون بالمملكة المتحدة، مع نظام Clarity Go MIS القائم على السحابة. وهو يشرح ذلك: “السرعة التي يمكنك من خلالها رفع عرض أسعار للعميل مذهلة، خاصةً أنه يمكنك القيام بذلك من أي مكان. يمكنني إجراء اجتماع في الموقع، وإجراء الاستطلاع، وأثناء جلوسي في السيارة قبل الانطلاق أو في القطار، يمكنني رفع عرض الأسعار وإرساله إلى العميل الذي غادرته للتو. بدون Clarity Go، كان هذا سيتطلب بسهولة 24 ساعة أو أكثر للرد بهذه الطريقة.”
في الختام، إن نظام المعلومات الإدارية ليس خياراً برمجياً بسيطاً؛ فهو حرفياً الأداة الوحيدة التي ستحكم جميع الأدوات الأخرى. لذلك من المهم أن تأخذ بعض الوقت للتفكير بعناية في الميزات التي تحتاجها من نظام المعلومات الإدارية ومقارنة الخيارات المختلفة المتاحة. والنصيحة الأهم هي تخصيص نظام المعلومات الإدارية حول عملك، وليس العكس.
مع أكثر من 30 عاماً من الخبرة، تقدم مجلة FESPA World أحدث الميزات وأخبار الصناعة والمدونات والبيانات الصحفية والبودكاست ذات الصلة بمجتمع الطباعة. ويغطي المحتوى مجموعة واسعة من القطاعات بما في ذلك طباعة الشاشات، والطباعة الرقمية، وطباعة المنسوجات وغيرها، ويتم إرساله مرة واحدة شهريًا.