‘n Bestuursinligtingstelsel (MIS) is noodsaaklik vir moderne drukkersondernemings, aangesien dit data vir bestuursbesluite verskaf en produksiestappe outomatiseer. Sleutelfaktore by die keuse van ‘n MIS sluit in die keuse van ‘n betroubare verskaffer, die versekering dat die stelsel aanpasbaar is vir jou besigheidsbehoeftes, en die evaluering van die kernkenmerke daarvan (beraming, taakbestuur) en opsionele modules (Web-tot-Druk). Pas die MIS rondom jou besigheid aan.
Ons is lankal verby die dae toe drukwerk as ‘n handwerkbedryf beskou is. Deesdae laat data ons toe om ons prosesse te optimaliseer en bepaal beide besigheids- en produksiebesluite. Die vermoë om daardie data te bestuur en te interpreteer, is dus die sleutel tot die sukses van enige drukkersbesigheid, en dit is net so waar vir die kleinste tekenwinkel tot groot multidissiplinêre drukkers.
Die basiese konsep agter ‘n bestuursinligtingstelsel of MIS, of selfs ‘n Ondernemingshulpbronprogram of ERP, is nie beperk tot drukwerk nie, maar daar is verskeie stelsels wat spesifiek vir drukkers ontwikkel is, dus is dit ‘n goeie beginpunt. Die meeste hiervan sal nou alle aspekte van drukwerk dek, van smal webetikettering tot grootformaatgrafika, wat die feit weerspieël dat baie drukdiensverskaffers nou verskeie marksektore dek.
MIS wissel egter in hul omvang, met sommige wat hoofsaaklik gemik is op ondernemingsvlak-organisasies met verskeie terreine, moontlik oor verskillende lande en in staat om verskillende tale en geldeenhede te hanteer. Ander is ontwerp vir klein tot mediumgrootte maatskappye, wat goedkoper sal wees om te implementeer, maar dalk sukkel om te hanteer as die besigheid uitbrei.
Daar is twee hoofaspekte aan ‘n MIS. Die eerste is die insameling van data oor die bestuur van die maatskappy en die aanbieding daarvan in ‘n formaat om bestuursbesluite te neem. Dit kan produktiwiteitsinligting insluit om te sien watter masjiene die hardste werk en om knelpunte en onnodige vertragings te identifiseer. Net so kan dit finansiële produksie-inligting insluit om te sien of sommige toerusting of produkte meer kos as wat hulle verdien, of of daar aspekte van die besigheid is wat die winsgrens wegvreet – soos hoë energierekeninge – of areas wat bogemiddeld verdien waarop gekapitaliseer kan word.
Dit beteken onvermydelik dat die MIS aan al die ander stelsels gekoppel moet word, van RIP-bedieners tot rekeningkundige pakkette, regdeur die besigheid sodat dit hierdie data kan intrek. Dit beteken weer dat die implementering van ‘n MIS – en miskien later die vervanging van daardie MIS – ‘n komplekse taak is, daarom is dit die beste om jou tyd te neem en versigtig tussen die verskillende opsies te kies.
Om hierdie rede is die eerste faktor om in ag te neem die verskaffer self. Die stelsel is belangrik, maar jy gaan ‘n langtermynverhouding met die verskaffer hê, so kyk na die maatskappy se geskiedenis, die mense wat daar werk en die algemene houding. Die belangrikste is om seker te maak dat daardie mense daar vir jou sal wees wanneer alles in duie gestort het en jy regtig hulp nodig het.
Die volgende ding om te oorweeg, is hoe goed die stelsel data aanbied en hoe maklik dit aangepas kan word. Geen twee besighede is dieselfde nie, daarom is dit belangrik om seker te maak dat die MIS-dashboard die inligting lewer wat jy benodig, en jou nie dwing om te werk soos dit by die MIS pas nie. Hierdie inligting word gewoonlik afgebreek in sleutelprestasie-aanwysers, of KPI, en moet items soos masjienbenutting, omset en faktuurbetalings insluit – alles wat help om inkomste in winste te omskep.
Die tweede aspek van ‘n MIS is die vermoë om baie van die produksiestappe saam te outomatiseer, van die inneem van take, voorafkontrole en regstelling, en dan die deurstuur daarvan na die regte drukwaglys. Dit het ontwikkel uit die feit dat ‘n MIS aan baie verskillende stelsels moet koppel, wat ‘n de facto-ketting skep tussen wat andersins afsonderlike stelsels sou wees, dikwels ontwikkel deur verskillende verskaffers. Vir baie maatskappye is hierdie outomatisering die hoofrede vir belegging in ‘n MIS, aangesien dit die besigheid in staat stel om groot getalle lae-marge-take aan te pak en steeds wins te maak.
Die meeste MIS bestaan uit ‘n databasis met ‘n aantal kernfunksies plus bykomende modules sodat jy slegs die onderdele hoef te koop wat jy benodig. Die kernfunksiestel moet die dashboard en sleutelprestasie-aanwysers insluit, sowel as taakberaming en -bestuur. Dit beteken dat kliëntdata slegs een keer ingevoer hoef te word, vanaf ‘n versoek om kwotasie of werklike bestelling, en dan regdeur die produksiestelsels gebruik kan word om die potensiaal vir foute uit die herinvoer van inligting uit te skakel.
Ander opsionele modules kan ‘n web-tot-druk of e-handelsmodule insluit sodat jy die indiening van die werk kan outomatiseer. Ander tipiese modules kan voorraadvoorraadbestuur en kliënteverhoudingsbestuur of CRM insluit. Die balans tussen wat ‘n kernfunksie of ‘n opsionele module is, sal van een MIS tot ‘n ander verskil. In sommige gevalle kan jy vind dat die kernfunksiestel skatting en selfs ‘n bietjie web-tot-druk insluit, maar dat opsionele modules meer funksionaliteit bied. Die meeste moderne MIS sal ook ‘n mobiele toepassing bied sodat verkoopspersoneel buite die kantoor werk kan bespreek, asook die vordering van kliëntwerk kan nagaan.
Dit word ook al hoe meer algemeen om ‘n wolkopsie aan te bied. Hierdie stelsels kan goedkoper wees aangesien daar geen fisiese bediener op die perseel is om te onderhou nie. Aanlyn sekuriteit het verbeter tot die punt dat dit nie meer die bekommernis is wat dit eens was nie, maar hierdie benadering hang wel af van ‘n konstante internetverbinding.
Richard Earley, wat Recreative Signs in Brighton, VK, bestuur, werk met die wolkgebaseerde Clarity Go MIS. Hy verduidelik: “Die spoed waarteen jy ‘n kwotasie vir ‘n kliënt kan invorder, is verstommend, veral omdat jy dit van enige plek af kan doen. Ek kan ‘n terreinvergadering hou, die opname doen, en terwyl ek in die motor sit voordat ek afklim of op die trein teruggaan, kan ek die kwotasie invorder en dit aan die kliënt stuur wat ek pas verlaat het. Sonder Clarity Go sou dit maklik 24 uur of meer neem om op hierdie manier te reageer.”
Ten slotte, ‘n MIS is nie ‘n eenvoudige sagtewarekeuse nie; dit is letterlik die een instrument wat al die ander sal regeer. Dit is dus belangrik om tyd te neem om deeglik te dink oor watter funksies jy van ‘n MIS benodig, en die verskillende opsies wat beskikbaar is, te vergelyk. Die belangrikste raad is om die MIS rondom jou besigheid aan te pas, en nie andersom nie.
Met meer as 30 jaar ondervinding bied FESPA World die nuutste artikels, bedryfsnuus, blogs, persverklarings en poduitsendings wat relevant is vir die drukkergemeenskap. Die inhoud dek 'n wye reeks sektore, insluitend skermdruk, digitale drukwerk, tekstieldrukwerk en meer, en word een keer per maand gestuur.