Nessan Cleary 讨论了管理信息系统软件如何成为现代印刷厂运营的重要组成部分，但实施将决定其成败。
管理信息系统（MIS）可能是大多数印刷企业会遇到的最复杂的软件之一。正如不同印刷厂的工作方式及其服务的客户可能存在巨大差异一样，也没有一个放之四海而皆准的管理信息系统适合每一个人。这就很难确定一个管理信息系统到底能为你做什么，以及它的成本是多少。但也许一个更好的出发点是，问一问正确实施的管理信息系统能为您节省什么？
管理信息系统涉及两件独立的事情–业务信息和工作流程自动化–将这两件事情联系在一起，可以减少浪费，从而获得更多利润。这一点对小公司和大企业同样适用。
说明：理想情况下，用户应能通过便携式设备（包括笔记本电脑、平板电脑和智能手机）访问管理信息系统的大部分功能，正如 PrintIQ 在此演示的那样。
管理信息系统软件背后的最初前提是让管理层彻底了解企业的所有成本和问题，以便做出正确的决策。要想真正了解所有收入和支出，唯一的办法就是使用一个中央系统，该系统与从订单到会计部门通过的回形针数量等所有方面都有关联。这就意味着，管理信息系统的主要卖点并不在于软件本身的功能，而在于团队与其他供应商软件集成的技能。
这就顺理成章地导致管理信息系统自动运行其他一些系统，并决定不同的工作如何在不同的生产部门中推进。这主要是指生产工作流程，理论上，建立一个基于常用文件夹的系统也可以让工作从一个流程自动传递到下一个流程。但管理信息系统的作用远不止于此。它可以自动将作业单上的所有信息应用到印刷、加工或开票等适当的环节，不会出现任何错误或重复。此外，它还能收集数据，生成业务运行情况报告，并能触发其他方面的行动，如在需要时订购更多的承印物料，以及指出存在问题的地方，如某台机器是否需要比预期更多的维护，或作业是否在某个流程中被耽搁。
标题：管理信息系统应能显示手头所有作业的状态概览，如 PrintIQ 的这张图片。
模块化结构
大多数管理信息系统都提供一套核心功能和一些可选模块，这样印刷厂就可以根据自己的需要定制管理信息系统。虽然大多数管理信息系统都适用于不同的印刷领域，但大多数大幅面用户都有特定的要求，如果您还印刷纺织品，要求就更多了。这至少意味着要考虑到卷筒纸和硬质介质所使用的大尺寸承印物。管理信息系统还应支持大幅面印刷中常见的不同类型的后加工，包括通过数字切割台或刳刨机进行切割，以及包边、焊接、打眼等。
任何管理信息系统的一个基本特征都是能够对工作进行估算并发出工作报价单。这意味着能够考虑到所有相关成本，包括原材料和员工劳动力，以及所使用设备的运行成本和折旧，并确定每项工作的合理利润率。在某些情况下，可能会有多种方法来完成一项工作，这对估价有不同的影响。
标题：管理信息系统应支持拉帮结派，如 Tharstern 管理信息系统所示
估算模块应与计划和排程功能紧密结合，因为您希望管理信息系统在为当班工作排程时选择最有效的生产方式，但如果估算假设了一种更便宜的生产方式，您就会亏损。理想情况下，排程应该是动态的，能够自动更新，以便根据新工作要求的交付日期和与其他工作的协同作用，考虑到新工作的到来。
这反过来又假定管理信息系统包含自己的拼版和拼接模块，或者与您所使用的软件紧密相连。这一点对于大幅面工作尤为重要，因为在大幅面工作中，为了节省成本，将多个活件拼接在同一块印版上是很常见的，而且许多活件的形状不规则，需要嵌套在一起。不言而喻，系统应该能够区分不同客户的作业。同样重要的是，同一客户的工作可以拆分成不同的部分，例如，零售商可能需要相同类型的展示架，但拆分到不同的零售单元，这些单元可能有不同的尺寸要求。将这些工作混合在一起可以节省时间和原材料成本，但系统必须能够将它们分开，以便交付和开具发票。
客户关系管理模块应允许销售人员与客户联络，将报价转化为订单，并跟踪订单的进展情况。最起码，这应该意味着跟踪交付的图样，并确保审批环节中的每个人都在样张上签了字。
大多数 MIS 都包含电子商务模块，但也有人认为专门的网络印刷程序可能更合适。这实际上取决于每个企业的规模和客户类型。有些宽幅印刷部门是更广泛的商业印刷集团的一部分，或者可能依赖于客户的一次性订单和信用卡支付，而其他部门可能只是想让老客户能够在账户上重复下订单。网络印刷有许多不同的方式，因此需要单独撰写一篇文章。
说明Dataline 的MultiPress 是一款适用于平面制作公司的 MIS/ERP 软件。它将所有行政、商业、财务和物流业务流程以及生产和报告整合到一个功能强大的 MIS/ERP 系统中。
管理信息系统应包括某种库存管理，以确保您不会缺失即将进行的工作所需的任何物品，如特定的基材，以及按时购买常规物品，包括设备维护零件，以避免最后一分钟的慌乱。理想情况下，这还应扩展到管理自己的供应链，以便了解基材的成本，并能利用批量采购或其他优惠。
说到履行，管理信息系统至少应该能够生成一份送货通知。有些管理信息系统还能与快递或邮寄公司预约送货，有些还能更进一步，直接与不同快递公司的系统连接，根据客户的要求，包括当一项工作的不同部分需要发送到不同地点时，找出最具成本效益的送货方式。
最后，大多数管理信息系统都有一个账目模块，但与专用会计软件集成可能更为常见，特别是考虑到大多数会计软件都已相当成熟。
总之，尽管现在大多数管理信息系统供应商都把自己的软件作为生产工作流程的一部分来推销，但管理信息系统的真正价值在于能够识别企业的优势和劣势。最终，管理信息系统应通过帮助减少浪费和提高生产效率来收回成本。