保罗-谢尔菲德（Paul Sherfield）就如何以最佳方式管理打样和审批周期为我们提供了实用建议

 

“我的屏幕上可不是这样的！”
“我不知道还得再检查一遍”
“我的老板不懂这些东西”
“你用错文件了！”
“我要检查什么？”

如果您对其中任何一条或所有客户意见感到熟悉，请继续阅读。

您有记录在案的证明审批流程吗？

在这个奇怪的时代，我们都有时间考虑我们所有的工作方法、系统和实践。它们是否适合您的产品组合和客户需求？当当前的危机过去，我们都恢复到正常状态时，这些方法是否仍然是 “最佳实践”？

您的生产和销售团队应该花时间考虑的一个领域是打样及其相关的审批周期。此外，还应与客户交流，了解他们对这方面系统的看法。

打样的目的是什么，客户应检查哪些方面？如果印刷商没有明确告知，那么客户就会误解，因为他们不知道对他们的期望是什么。您的打样系统和审批周期是否适合您的市场和产品，您的客户是否理解这些系统和周期。

您的打样和审批周期应适合您的市场、客户和产品。许多产品和印刷市场领域，如在线网络印刷，将使用软打样，通常只针对内容。而包装、标签和高端商业印刷等其他市场则可能需要多次反复的色彩和内容打样与审批。

因此，您的解决方案和系统需要深思熟虑，确保与客户和市场需求相匹配。

这方面可能会造成混乱、错误，甚至返工和重印，而且财务结果可能会引起争议。这不是建立良好客户关系的方式！

那么，您确定您的证明和审批流程不会导致上述问题吗？

让我们来看看打样的用途，这里包括软打样、屏幕打样和硬物理打样；使用生产印刷机进行喷墨打样和印刷打样。

  1. 颜色审批。该领域的硬打样和软打样通常被称为 “合同打样”，因为它们被视为印刷产品必须匹配的色彩母版。首先要考虑以下几个方面
    • 您的硬质彩色合同打样是否按照正确的色彩工作流程进行验证？是否在每份样张上打印或附有 ISO 12647-7 验证 “贴纸”，向客户提供这一信息？
    • 您是否向客户说明如何使用正确的 D50 照明条件或其他照明条件（如用于店内的 TL84）查看此样张？
    • 如何确保客户在具有正确色彩管理设置的宽色域、配置、色彩准确的显示器上查看彩色软打样？
    • 你们是否随这些软校样发送封面页，详细说明如何查看和批准这些文件（通常是 PDF 文件）？
    • 您的客户是否有正确的软件来查看和评论 PDF 样张？
    • 如果客户组织内的其他人看到或查看这些证明，是否会理解上述内容？
  2. 内容审批，包括软校样和硬校样：
    • 您的客户是否了解这些样张仅用于内容，而不是用于准确的颜色审批？
    • 如果客户组织内的其他人看到或查看这些证明，他们会理解吗？
    • 您的客户是否有正确的软件来查看和评论 PDF 样张？
  3. 修订校样
    • 它们是为了颜色、内容还是两者？
    • 是只检查校正过的地方，还是检查所有内容？这取决于校正的程度和执行者，应明确要求。
    • 所附的封面页是否记录了这一审批过程及其所达到的阶段？

审批程序

现在，让我们假定，证明的技术领域，包括硬证明和软证明，都已得到解决和纠正，而且：

  1. 所有实物彩色合同打样都有一个验证标签，显示符合 ISO 12647-7、色彩管理工作流程和所使用的配置文件，并提供有关查看条件的建议。
  2. 实行证明审批制度。
  3. 软打样明确标明用途、颜色（包括显示器颜色注意事项）或内容。
  4. 修改后的样张上有说明，要求客户检查哪些内容。

那么，还剩下什么呢？

管理您和客户在审批流程中的位置：

  • 是第一轮、第二轮还是第三轮打样？如何在工作包的打样单上进行记录和管理？
  • 谁在进行修改，是您，还是您的客户提供新的修改文件？
  • 如果是，他们需要什么类型的复核，审批程序是否要重新开始？
  • 需要对客户文件的旧版本进行管理，以确保不会出现混淆，因此需要进行版本控制。
  • 客户的最终批准必须明确并记录在案
  • 如果最终批准需要您进行进一步的修改，您应考虑再次提交校样，尽管您的客户已发出指示
  • 如何计算和记录作者更正的费用？
  • 在采取行动之前，是否告知客户这些费用？
  • 是否要求客户书面批准更正费用？

记住那句老话”总有重印的时候！”。

应考虑采取一些行动：

在实物合同彩样上粘贴 D50 贴纸，以指示不正确的观察条件，这些贴纸可以重复使用。如下图所示，在不正确的照明条件下查看贴纸时，会出现色条。在正确的 D50 灯光下观看时，色条应几乎不可见。

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

使用审批贴纸/交互式 PDF/word 文档进行审批/评论/更正和进一步操作/重新证明等

 

您可以下载这份互动表格，根据自己的需要进行定制和修改。它可以作为 PDF 样张的封面页，也可以作为实物样张的纸质表格。不过，即使是实物打样，在线打样审批系统也会更加透明和可追溯。

许多免费的 PDF 阅读器无法正确显示复杂的图形艺术 PDF 的颜色或内容！Acrobat Professional 是 “黄金标准”。因此，请务必就其他 PDF 软件的查看问题向客户提供建议。