Graeme Richardson-Locke iş akışı otomasyonunun avantajlarını tartışıyor.

 

Şu anda COVID-19’un neden olduğu aksaklıklarla dünyada olup biten her şeye rağmen, işletme sahipleri veya yöneticileri olarak günün iş hayatta kalma görevlerini yerine getirirken, bu krizin diğer tarafında ortaya çıkarken iş akışı otomasyonunun avantajlarını düşünmek için biraz zaman bulabilirsiniz.

FESPA Teknik Destek Müdürü olarak, Yazıcı üyelerimizin sipariş işlemlerini hızlandırmak ve müşterilerin kalite beklentilerini ilk seferde ve her seferinde karşılamayan baskı işi riskini azaltmak için mevcut tüm araçları nasıl kullanabilecekleri konusunda fikir vermeyi amaçlıyorum. Çok çeşitli baskı teknikleri ve üretim ortamları söz konusu olduğunda bu durum göz korkutucu olabilir.

Bununla birlikte, malzeme taşımada robotik ve gelişen MIS sistemleri gibi sistemler aracılığıyla dijital baskıda makine otomasyonunun artan kullanımının önemli verimlilikler getirdiği açıktır. Birçokları için bir sonraki aşama, yazılımları birbirine bağlamak ve kolaylaştırılmış iş akışları oluşturmak.

Odaklanılacak alanların belirlenmesi, net bir şekilde ayarlanmış ve öngörülebilir baskı üretimi gerektirir. Bu yaklaşım, baskıda daha geleneksel ısmarlama iş modellerine kıyasla ürün sunumunda bazı kısıtlamalar getiriyor. Bir alıcı olarak kendi deneyimlerimden biliyorum ki, iyi web 2 baskı sağlayıcıları ile satın alma sürecinin basitleştirilmesi o kadar hızlı ve net ki, geleneksel yavaş sipariş yolunu izleyen sadece çok yaratıcı veya uzmanlaşmış işler oluyor.

Daha fazla bilgi edinmek için, renk yönetiminden yazılım ve komut dosyası geliştirmeye kadar Yazıcılar için otomasyon entegrasyon hizmetleri sunan İngiltere merkezli bir teknik danışmanlık şirketi olan Colour Engine’den Malcolm McKenzie ile iletişime geçtim.

Destekledikleri birçok yazılım ürününden biri de kendi özel otomatik üretim iş akışlarınızı oluşturmanızı sağlayan Enfocus Switch’tir. Özel komut dosyası oluşturma yoluyla farklı yazılım uygulamalarını bir araya getirerek, örneğin dosyaları JavaScript arayüzünü kullanarak Adobe CC uygulamasından Mac OS-X için Applescript ve Microsoft Windows için VBscript kullanarak Microsoft Outlook gibi başka bir uygulamaya taşımak mümkün hale gelir.

Örneklerden biri, gelen müşteri dosyalarının PitstopPro’ya bağlı bir sıcak klasöre inmesini sağlama fırsatıdır; burada resmin sürecin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için bir uçuş öncesi kontrol yapılır. Bu da müşteriye dosyanın ilk kontrolden geçtiğini ve kısa süre içinde bir prova alacağınızı bildiren otomatik bir e-postayı tetikleyebilir. Dosya bu ön kontrolden geçerse, bir sonraki adım dosyayı açmak ve resmi uygun bir renk yönetimi profiliyle birlikte onay için bir PDF provasına yerleştirmektir. Elbette dosya gereklilikleri karşılayamazsa, müşterinin yeniden göndermek için ne yapması gerektiğini ayrıntılarıyla anlatan bir e-posta hazırlarsınız.

Başlık: Switch’te otomatikleştirilmiş bir iş akışı tasarımı örneği.

Otomasyona yönelik bu yaklaşım, özelleştirme fırsatının daha kısıtlayıcı olabileceği barındırılan bir ekosisteme satın almaya göre çevik bir alternatifi temsil eder. Bazen, basılı ürün karışımınıza özel olarak oluşturamadığınız sürece en uygun iş akışını elde etmek zordur. Seçim, ne kadar derinlemesine dahil olmak istediğinize ve ihtiyaç duyduğunuz esneklik düzeyine bağlıdır.

Malcolm McKenzie, Enfocus sertifikalı bir uzman ve ISO TC-130 (Baskı ve Grafik Teknolojileri) komitesi üyesidir ve iş akışı otomasyonunun teknik gereksinimleri konusunda çok deneyimlidir.

Eğitim günüme başlarken ilk bilgece tavsiyesini verdi, “basit bir süreci otomatikleştirerek başlayın ve oradan büyütün”‘ Bir teslimatın organize edilmesi, siparişin kapatılması, irsaliyelerin ve koli etiketlerinin hazırlanması ve basılması ve faturanın gönderilmesi veya ödemenin alınmasını içeriyor olabilir.

Başlık: Bu diyagram, EnFocus Switch’in birçok senaryoda otomatik iş akışları geliştirmek için kullanılabileceğini göstermektedir.

Tipik olarak, MIS sistemleri bu görevlerin önemli bir kısmını yerine getirecektir ancak seçilen kuryenin rezervasyon sistemine doğrudan entegre olmayabilir. Görevleri ve süreç sırasını listelemek, her şeyi birbirine nasıl bağlayacağınızı anlamanızı sağlar. Doğru bilgiyi hedefine ulaştırmak için API’lere, SQL koduna ve XML meta verilerine ihtiyacınız olabilir, işte bu noktada Enfocus Switch ve biraz uzmanlık devreye girer. Birbirine bağlanabilen çok çeşitli ‘widget’lar veya API’ler ve yazıcıyı sıkıcı tekrarlayan görevlerden kurtarmak için ‘eylemleri’ birbirine bağlayan görsel iş akışı planlaması içerir.

Sonuçta amaç, hızı artırmak ve maliyeti düşürmek için insan temas noktalarını mümkün olduğunca azaltmak ve çok daha fazla siparişi işleme kapasitesini açmaktır.

Malcolm gibi birinin yol gösterici bilgisiyle otomatik fiyat teklifleri, sipariş onayı, hızlı yumuşak prova, ödeme ve rezervasyona kadar her şeyin haritasını çıkarabilirseniz, insani temas noktalarının büyük ölçüde azaldığı ve personelin daha verimli çalışması için serbest kaldığı bir aşamaya hızla ulaşırsınız.

İster Web2print ister Storefront operasyonunuz olsun, Enfocus Switch yazılım baskı teknolojisi, tipik olarak kısa süreli, hızlı geri dönüş maliyetli rekabetçi bir pazar haline gelen üstel bir artışla başa çıkabileceğiniz ölçüde süreç verimliliğini önemli ölçüde iyileştirmek için kullanılmıştır.

Kitlelerle, işletmelerle, yazıcılarla ve uzmanlarla konuşurken, bir soruna kaç personel ‘atabileceğiniz’ konusunda bir tavan vardır. Tutarsız manuel operasyonlarda, çok fazla aşçı sadece çorbayı bozmakla kalmaz, aynı zamanda işletmenin büyümesini ve genişlemesini de engelleyebilir.

Artık matbaaların daha iyi çalışma yöntemleri belirlemesi mutlak bir zorunluluk. Hem doğrudan son kullanıcıların hem de matbaaların müşterilere hızlı bir şekilde prova göndermesi gereken durumlarda aciliyet artık her zamankinden daha önemli. Gelen dosyaların hızlı bir şekilde alınması ve kontrol edilmesi sayesinde akıllı işletmeler de sorunları görüyor, düzeltiyor ve devam ettiriyor, şirket içi karar alma süreçlerini hızlandırıyor ve müşterilere daha iyi bir Hizmet sunuyor.

Route 1 Print ve Instantprint markaları altında pazarlama yapan Bluetree Group, bu kadar yüksek düzeyde bir yazılım otomasyonu olmadan böyle bir ilerleme kaydedemezdi. 23:17 ekip çalışması mantrası, bir işi baştan sona işlemek için en son kırdıkları rekor minimum süreyi (23 dakika, 17 saniye) destekliyor. Haftada 25.000 siparişle hizmet her şeydir.

Ürünleri standartlaştırarak, basit (el ilanları, afişler, broşürler) veya giderek karmaşıklaşan işler için metalaştırma revaçtadır, ancak bunun uygulanması yüksek düzeyde uzmanlık gerektirebilir ve folyo bloklama, özel malzemeler üzerine baskı vb. gibi uzmanlık alanlarında hala el becerileri gereklidir.

 

Özet

Enfocus Switch, akışlar, tetikleyici davranışlar, ara bağlantılar, akışlar, inceleme noktaları, Pitstop, komut dosyaları … sadece bir klasöre veya diğer daha yüksek teknoloji yöntemlerine inen ‘bir şeye’ dayanan ilgi çekici, etkileyici bir platformdur.

Colour Engine’de Malcolm McKenzie ile çalışmak faydalı ve net bir eğitim çalışmasıydı, onunla birkaç gün geçirebilirdim ama en azından orada bir günde iyi bir takdir elde ettim.

Enfocus Switch, OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi ve Heidelberg gibi diğer satıcıların kendi sistemleri ve yaklaşımlarıyla rekabet ettiği şehirdeki tek otomasyon oyunu olmasa da, gün gibi açık olan şey, önde kalmak için yazılım otomasyonunun gerekli olduğudur.