Marshall Atkinson, işletmeniz için etkili KPIS oluşturmanın ve anlamanın önemini vurguluyor. Ayrıca hangi KPI’ların ölçülmesinin önemli olduğunu ve bu KPI’ların nasıl uygulanacağını detaylandırıyor.

Kariyeriniz boyunca bir yerlerde muhtemelen KPI’ların veya “Temel Performans Göstergeleri “nin önemini anlatan birini okumuş, izlemiş veya dinlemişsinizdir. Konuştukları her neyse yaklaşık on dakika sonra telefonunuzu, e-postalarınızı, sosyal medyanızı veya başka herhangi bir şeyi kontrol etmeye başladınız, ancak kişinin ne anlatmaya çalıştığına odaklanmadınız.

KPI’lar? Sayılar mı? Matematik mi?

Sıkıcı! Yani…hadi ama. İşimiz harika gidiyor. Bu KPI saçmalığı olmadan da başarılı olduk. Neden şimdi başlayalım?

Çünkü duyduğunuz emme sesi, pencereden uçup giden kârdır. KPI metrikleriniz hakkında endişelenmeden başarı elde etmiş olsanız bile, bu gelecekteki başarıyı garanti etmez. Ve unutmayalım ki, işinizde bir spor çantası dolusu yakalanmamış nakit bırakıyor olabilirsiniz, çünkü onu almak için gereken işi yapmıyorsunuz.

Demek istediğim şu. “Anahtar Performans Göstergesi” işinizde önemli olan herhangi bir şeydir. Bunu takip etmek istersiniz çünkü bir şey önemliyse, her zaman maksimum düzeyde etkinlik elde ettiğinizden emin olmak istersiniz. Ancak, bu henüz tanımlanmadıysa, tam kapasiteyle çalıştığınızı ve gerçekleşmemiş potansiyeliniz olmadığını nasıl bilebilirsiniz?

Bu makale, bu fırsatların tanımlanması, bir sistemin uygulanması ve çalıştığından emin olunması hakkındadır.

En İyi Metrikleri Anlamak

İşinizde sürekli olarak gözünüzün üzerinde olduğu en önemli şeyler nelerdir? Satış mı? Üretim mi? Müşteri memnuniyeti? Sipariş doğruluğu? Üretimdeki o adam her gün kaç dakikasını tuvalette geçiriyor?

Herhangi bir işletmede ölçebileceğimiz binlerce olmasa da yüzlerce şey vardır. Ancak sadece birkaçı bir üst seviyede fark yaratmak için yerine oturur. Bu kadar önemli bir şeyi düşündüğünüzde, onu başarıya ya da başarısızlığa iten nedir?

Örneğin, muhtemelen en yaygın olanı olan satışları ele alalım. Elbette, üst düzey bir gelir hedefi belirleyebilirsiniz. Ama bunu ne yönlendirir? Bu satış hedefine ulaşıp ulaşamayacağınızı günlük olarak bilmek için bunu anlaşılması kolay bir matematiğe dönüştürebilir misiniz?

Diyelim ki 1.000.000 $’lık bir satış hedefine ulaşmak istiyorsunuz. Ortalama sipariş büyüklüğünüz 1.500 $ ise, okunması kolay bir KPI belirlemek için bunu kullanabilirsiniz.

1.000.000 $ / 1.500 $ = yılda 666,6 sipariş. Yuvarlayalım ve 667 diyelim.

667/12 ay = ayda 55,58 sipariş. Yuvarlayalım ve 56 diyelim.

56/4 hafta = haftada 14 sipariş.

14/5 = günde 2,8 sipariş. Yuvarlayalım ve 3 diyelim.

Dolayısıyla, işletmeniz günde ortalama satış değeri 1.500 $ olan 3 sipariş kapatırsa, 1.000.000 $ gelir hedefinize kolayca ulaşırsınız.

Dünkü satış çabanıza bir göz atın. Değeri 1.500 dolar olan en az üç siparişi kapattınız mı? Eğer yapmadıysanız, bu küçük günlük hedefe ulaşmak için ne gibi değişiklikler yapıyorsunuz?

Diğer Örnekler

Elbette bu sadece bir örnek. Sizin için en önemli olan KPI, üretim süresi, çalışan eğitimi, hata oranları veya başarı ya da başarısızlığı kolayca gösteren herhangi bir önemli veri noktasıyla ilgili olabilir.

Her şeyden çok, KPI’larınızın alakalı olmasını istersiniz. Eğer bu bilgilerle hiçbir şey yapmıyorsanız verileri takip etmenin ve ölçmenin pek bir anlamı yoktur. Bilgiye sahip olduğunuzda, bunu değişim için bir sinyal olarak kullanmaya başlayın. Yakın dostum Mark Coudray’ in dediği gibi, “Sadece üç şey olabilir ve bunlardan ikisi kötüdür. İşler daha iyiye gidecek. İşler daha da kötüye gidecek. Ya da her şey aynı kalacak.”

KPI rakamlarını incelemeye başladığınızda, bu size diğer iş alanlarını geliştirme fırsatını işaret edebilir.

Önünüzdeki Fırsatlar

Diyelim ki üretim duruş sürenizi ölçmeye başladınız. Bu, iş günü boyunca baskı için harcanmayan zaman dilimidir. Baskı yaparken para kazanıyorsunuz. Baskı yapmadığınızda ise para harcarsınız. Duruş süreleri pahalıya mal olabilir, bu nedenle takip edilmesi gereken harika bir KPI’dır.

Arıza süresi KPI’sına olan yeni ilgi nedeniyle, ekibiniz üretim için arıza süresinin temel nedenini araştırmaya başladı. Çoğunlukla bir şeyler bekliyor. Mürekkebin karıştırılmasını beklemek. Ekranların hazırlanmasını beklemek. Envanterin sayılmasını ve sahnelenmesini beklemek. Bir işi çalıştırmak için yönetici onayını beklemek.

Hipotezlerinin ardındaki matematik onları haklı çıkarır ve atölyenin duruş süresinin %60’ından fazlasının bir şeyi beklemek olduğunu gösterir. Bunu düzeltmek için ekip, yarının üretimi için gereken her şeyi bugünden bulmak üzere “çöpçü avına” çıkmaya başlar. Bu biraz yeniden yapılanma, eğitim ve süreç değişikliği gerektirse de bunu başarırlar.

Bu çaba sayesinde üretim artar, maliyetler düşer ve hem çalışan hem de müşteri memnuniyetinde artış olur.

Çünkü iki şey oldu: bir şey ölçüldü ve bu da değişime yol açtı. İyileştirmeler doğrulandı çünkü KPI’lar fikrin işe yaradığını kanıtladı.

Hangi KPI’lar Ölçülmeli?

Hâlâ KPI’ların sıkıcı ve zaman kaybı olduğunu mu düşünüyorsunuz? Eğer düşünüyorsanız, eminim rakipleriniz mutlu olacaktır.

Ancak, bu konuda daha derine inmek istiyorsanız, hangi KPI’ları ölçmek isteyebileceğinizi nasıl belirleyeceğinizi inceleyelim.

Öncelikle, bu konuyu iki açıdan inceleyelim. Bozuk olan veya iyileştirilmesi gereken nedir? Ve önemli olan ve başarılı bir şekilde çalışmaya devam etmesi gereken nedir? Bu fikirlerden herhangi biri etrafında KPI metrikleri oluşturabilirsiniz, ancak muhtemelen her ikisi de önemli olacaktır.

Bunu yapmanın en iyi yolu ekibinizi bir araya getirmek ve tartışmaktır. Yıllar içinde öğrendim ki, bir işin gerçek yüzünü öğrenmek istiyorsanız, ofisinizden çıkıp işi yapan insanlara sormanız gerekir. İnanın bana, onların da bir fikri var.

Amacınız onların işlerini kolaylaştırmak, ürününüzü geliştirmek, maliyetleri düşürmek ve kârı artırmak olduğuna göre… bu değerli bir faaliyettir. Bir beyaz tahta ya da büyük bir şövale kullanın. Ekibinizle birlikte ölçülmesi ve analiz edilmesi gereken önemli metrikler ve bunları neyin beslediği konusunda beyin fırtınası yapın.

Alıştırmanın sonunda, şirketi sağlıklı tutan işle ilgili önemli noktaları listelemek istiyorsunuz. “Bu şeyler düzgün çalışmazsa mahvoluruz.”

Ve her biri için başarının nasıl ölçülebileceğini belirleyin. Bir şeyi neyle ve nasıl ölçeceksiniz ve başarılı bir sayı nedir?

OKR Formatında Önemli Şeyleri Tanımlayın

Başarıyı tanımlamaya yardımcı olmanın kolay bir yolu, her bir önemli noktayı OKR Formatında listelemektir. OKR “Amaç, Anahtar Sonuç” anlamına gelir. Yani, “İşte istediğimiz şey ve işte bunun gerçekleşmesinin olumlu sonucu.”

Daha önceki satış örneğimizi kullanarak, Hedef günde ortalama üç satış yapmak ve toplamda en az 1.500 $ satış yapmaksa, 1.000.000 $ gelir hedefine ulaşılacaktır.

Bir sonraki adım, bu başarıyı neyin beslediğini anlayıp anlayamayacağınızı görmektir. Üç satışı kapatmak için günde kaç teklif göndermeniz gerekiyor? Ortalama sipariş değeri 1.500 $ ise, bu tutarı ne tür bir müşteri harcıyor? Yönlendirmelerle mi yoksa soğuk aramalarla mı daha fazla satış yapıyorsunuz?

İşte asıl iş burada başlıyor. Hedeflerinizi belirtin, neyin önemli olduğunu tanımlayın, bir hedef KPI sayısı belirleyin ve sonuçları ölçüp test edin.

Ekibinizi bu yolculuğun tüm yönlerine dahil etmeniz gerektiğini unutmayın. Ne de olsa, bunu gerçekleştirmeye çalışırken bellerini kıracak olanlar onlar.

KPI’ların Uygulanması

Diyelim ki siz ve ekibiniz bir araya geldiniz ve kullanacağınız ilk KPI setinizi belirlediniz. Bir sonraki adım, başarıyı ölçmek için veri toplama adımını uygulamaktır.

Bunu mümkün olduğunca kolaylaştırmak istersiniz. Eğer veri toplama işini bir kişi yapmadan otomatikleştirebiliyorsanız, bu en iyisidir. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. Bir ekip üyesi bir şeyi takip etmek için zaman ve çaba harcayacaksa, verileri toplamasını kolaylaştırın. İşleri olabildiğince basitleştirin ve onlara başarılı olmaları için gerekli araçları verin.

Verilerin doğru ve zamanında toplandığından emin olmak için eğitim ve destek ile sık sık takip etmelisiniz. Tecrübelerime göre, eğer bir zaman çizelgesinde çoğunlukla 5 veya 0 ile biten sayılar varsa, ekip üyesi bunları uyduruyordur.

İyi alışkanlıklar yaratmak, bu verilerin nasıl toplanacağını belirler. Bunun sürecin doğal bir parçası gibi hissedilmesi ve her seferinde hatasız bir şekilde gerçekleşmesi gerekir.

Sonuç

İş dünyasının tüm deneyimli liderleri size“ölçmediğiniz şeyi yönetemezsiniz” diyecektir. Bu %100 doğrudur.

İşletmeniz için önemli veri noktalarını toplamak, sıralamak, grafiklemek ve analiz etmek için zaman ayırmak, işletmenizin sağlıklı kalması ve büyümesi için kritik bir adımdır.

Performans verileri bir liderin bilinçli kararlar almasına yardımcı olur. Aksi takdirde sadece tahminde bulunmuş olursunuz.