Nessan Cleary, Yönetim Bilgi Sistemi yazılımının modern bir matbaanın işletilmesinde nasıl temel bir bileşen haline geldiğini, ancak uygulamanın başarıyı belirleyeceğini tartışıyor.

 

Bir Yönetim Bilgi Sistemi veya MIS, muhtemelen çoğu matbaanın karşılaşacağı en karmaşık yazılım parçalarından biridir. Farklı matbaaların çalışma şekillerinde ve hizmet verdikleri müşterilerde çok büyük farklılıklar olabileceği gibi, herkes için kutudan çıktığı gibi çalışacak tek bir MIS de yoktur. Bu durum, bir MIS’in sizin için tam olarak ne yapabileceğini ve ne kadara mal olabileceğini anlamayı zorlaştırmaktadır. Ancak belki de daha iyi bir başlangıç noktası, doğru şekilde uygulanan bir YBS’nin size ne kazandırabileceğini sormaktır.

Bir YBS iki ayrı şeyle ilgilidir – iş bilgileri ve iş akışı otomasyonu – ve bunları birbirine bağlamak daha az israfa ve dolayısıyla daha fazla kâra yol açmalıdır. Bu, büyük işletmeler için olduğu kadar küçük şirketler için de geçerlidir.

Başlık: İdeal olarak, PrintIQ’nun burada gösterdiği gibi, kullanıcılar bir MIS’in özelliklerinin çoğuna dizüstü bilgisayarlar, tabletler ve akıllı telefonlar dahil olmak üzere taşınabilir cihazlardan erişebilmelidir.

MIS yazılımının arkasındaki orijinal öncül, doğru kararları verebilmek için yönetime bir işletmedeki tüm maliyetler ve sorunlar hakkında kapsamlı bir anlayış kazandırmaktı. Tüm gelir ve giderlerinizi gerçekten anlamanın tek yolu, gelen siparişlerden muhasebe departmanının geçtiği ataç sayısına kadar her şeye bağlı merkezi bir sistem kullanmaktır. Bu da bir MIS’in arkasındaki en önemli satış noktasının yazılımın kendi işlevselliği değil, ekibin diğer satıcıların yazılımlarıyla entegrasyon becerisi olduğu anlamına gelir.

Bu da mantıksal olarak MIS’in diğer sistemlerden bazılarını otomatik olarak çalıştırmasına ve farklı işlerin çeşitli üretim departmanlarından nasıl geçirileceğini belirlemesine yol açmıştır. Bu çoğunlukla üretim iş akışları anlamına gelir ve teorik olarak sıcak klasörlere dayalı bir sistem kurmak da işlerin bir süreçten diğerine otomatik olarak aktarılmasını sağlayabilir. Ancak bir MIS bundan çok daha fazlasını yapar. Baskı, son işlem veya faturalama için uygun olan yerlerde iş biletindeki tüm bilgileri herhangi bir hata veya tekrarlama olmadan otomatik olarak uygular. Buna ek olarak, işin nasıl yürüdüğüne dair raporlar üretmek için veri toplar ve gerektiğinde daha fazla baskı altı malzemesi sipariş etmek gibi başka yerlerde eylemleri tetikleyebilir ve belirli bir makinenin beklenenden daha fazla bakıma ihtiyaç duyması veya işlerin bir süreçte veya başka bir süreçte bekletilmesi gibi sorunların nerede olduğunu gösterebilir.

 

Başlık: MIS, PrintIQ’dan alınan bu görüntüde olduğu gibi, eldeki tüm işlerin durumuna genel bir bakış gösterebilmelidir.

Modüler mimari

Çoğu MIS, temel bir dizi özelliğin yanı sıra bir dizi isteğe bağlı modül sunar, böylece matbaalar MIS’i kendi ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirler. Çoğu MIS farklı baskı disiplinlerinde çalışacak olsa da, çoğu geniş format kullanıcısının özel gereksinimleri olacaktır, hatta tekstile de baskı yapıyorsanız daha da fazla olacaktır. En azından bu, hem rulolar hem de sert medya için kullanılan büyük alt tabaka boyutlarını dikkate almak anlamına gelir. MIS ayrıca, dijital kesim masası veya yönlendirici ile kesimin yanı sıra kenar kıvırma, kaynaklama, delik açma ve benzeri işlemler de dahil olmak üzere geniş format baskıda yaygın olarak bulunan farklı sonlandırma türlerini de desteklemelidir.

Herhangi bir YBS’nin temel bir özelliği, işleri tahmin etme ve iş için teklif gönderme yeteneğidir. Bu, hammadde ve personel işçiliğinin yanı sıra kullanılan ekipmanın işletme maliyetleri ve amortismanı da dahil olmak üzere ilgili tüm maliyetleri hesaba katabilmek ve her iş için makul bir marj belirleyebilmek anlamına gelir. Bazı durumlarda, bir işi üretmenin farklı yolları olabilir ve bu da tahmin için farklı sonuçlar doğurabilir.

 

Başlık: MIS, burada Tharstern MIS’inde görüldüğü gibi çeteleşmeyi desteklemelidir

Tahmin modülü planlama ve çizelgeleme özelliğine yakından bağlı olmalıdır çünkü o vardiya için işleri çizelgelendirirken MIS’in en verimli üretim yöntemini seçmesini istersiniz, ancak tahmin daha ucuz bir üretim biçimini varsayarsa para kaybedersiniz. İdeal olarak çizelgeleme dinamik olmalı, gerekli teslim tarihlerine ve diğer işlerle sinerjilerine göre yeni işler geldikçe bunları hesaba katmak için otomatik olarak güncellenebilmelidir.

Bu da MIS’in ya kendi yükleme ve birleştirme modülünü içerdiğini ya da bunun için sahip olduğunuz yazılıma yakından bağlı olduğunu varsayar. Bu özellikle, maliyetten tasarruf etmek için aynı panolarda birden fazla işin bir araya getirilmesinin oldukça yaygın olduğu ve bu işlerin çoğunun iç içe geçmesi gereken düzensiz şekillere sahip olacağı geniş formatlı işler için önemlidir. Sistemin farklı müşterilere yönelik işleri birbirinden ayırt edebilmesi gerektiğini söylemeye gerek yok. Aynı müşteriye yönelik işlerin farklı parçalarına ayrılabilmesi de aynı derecede önemlidir; örneğin bir perakendeci aynı türde bir teşhir isteyebilir ancak farklı boyut gereksinimleri olabilecek farklı perakende birimlerine bölünebilir. Bu işleri birbirine karıştırmak zamandan ve hammadde maliyetlerinden tasarruf sağlayacaktır ancak sistemin teslimat ve faturalama için bunları ayırabilmesi gerekir.

CRM modülü, satış personelinin müşterilerle irtibat kurmasına, teklifleri siparişe dönüştürmesine ve bu siparişlerin ilerleyişini takip etmesine olanak tanımalıdır. En azından bu, teslimat için sanat eserlerini takip etmek ve onay döngüsündeki herkesin provaları imzaladığından emin olmak anlamına gelmelidir.

Çoğu MIS bir e-ticaret modülü içerir, ancak özel bir Web’den Baskıya programının daha uygun olabileceğine dair bazı tartışmalar vardır. Bu gerçekten her bir işletmenin ölçeğine ve hizmet verdiğiniz müşteri türüne bağlıdır. Bazı geniş format bölümleri daha geniş bir ticari baskı grubunun parçası olabilir veya müşterilerin tek seferlik siparişler verip kredi kartıyla ödeme yapmasına dayanabilirken, diğerleri sadece düzenli müşterilerin hesapta tekrar sipariş vermesini sağlamak isteyebilir. O kadar çok varyasyon var ki Web’den Baskıya gerçekten ayrı bir makaleye ihtiyaç var.

Başlık: Dataline’in MultiPress ‘i grafik üretim şirketleri için bir MIS/ERP yazılımıdır. Üretim ve raporlama ile birlikte tüm idari, ticari, finansal ve lojistik iş süreçlerini tek bir güçlü MIS / ERP sistemine entegre eder.

MIS, belirli bir alt tabaka gibi yaklaşan işler için gerekli olan hiçbir şeyin tükenmemesini sağlamak ve son dakika paniklerini önlemek için ekipman bakım parçaları da dahil olmak üzere düzenli ürünleri zamanında satın almak için bir tür envanter yönetimi içermelidir. İdeal olarak bu, kendi tedarik zincirinizi yönetmeyi de kapsamalıdır, böylece substratların maliyetlerini anlayabilir ve toplu satın alma veya diğer tekliflerden yararlanabilirsiniz.

Teslimat söz konusu olduğunda, MIS en azından bir teslimat bildirimi oluşturabilmelidir. Bazıları ayrıca bir kurye veya posta şirketi ile teslimat için rezervasyon yapar ve bazıları daha da ileri giderek, bir işin farklı bölümlerinin farklı yerlere gönderilmesi gerektiğinde de dahil olmak üzere müşterinin gereksinimlerine göre en uygun maliyetli teslimat şeklini belirlemek için doğrudan farklı kurye şirketlerinin sistemlerine bağlanır.
Son olarak, çoğu MIS bir hesap modülüne sahip olacaktır, ancak özellikle çoğu muhasebe yazılımının oldukça iyi kurulmuş olduğu göz önüne alındığında, özel muhasebe yazılımı ile entegre olmak muhtemelen daha yaygındır.

Sonuç olarak, günümüzde çoğu YBS tedarikçisi yazılımlarını üretim iş akışının bir parçası olarak pazarlasa da, bir YBS’nin gerçek değeri bir işletmedeki güçlü ve zayıf yönleri belirleme becerisinde yatmaktadır. Nihayetinde bir YBS, israfı önlemeye ve işleri daha verimli bir şekilde üretmeye yardımcı olarak kendini amorti etmelidir.