Verimliliği artırır, maliyetleri düşürür, ürün geliştirmeyi hızlandırır ve şirketlerin “temel yetkinliklerine” odaklanmalarını sağlar.

Birçok kişi için dış kaynak kullanımı korkutucu bir tekliftir. Oysa hem özel sektörde hem de kamu sektöründe dünya çapında benimsenen bu yeni iş modeli birçok fayda sağlamaktadır. Bir kuruluşun iş hedeflerine ulaşmasını, değer katmasını, bir kaynak tabanından yararlanmasını ve riski azaltmasını sağlar. Başka bir deyişle, tek tek kalemlerden sistem yönetimine kadar, dış sağlayıcıları kullanmayı seçmek, bir işi dış kaynak olarak kullanan şirket veya kuruluşun (“müşteri”) en iyi yaptığı işe odaklanmasını sağlar.

Sorunlar, yönetişim uygulamalarının eksikliğinden veya zayıflığından kaynaklanmaktadır.

Dış kaynak kullanımının kamuoyundaki yaygın klişesi, başka bir ülkedeki daha düşük maliyetli işgücünden yararlanarak (“offshoring” olarak bilinir) mali tasarruf sağlamak olsa da, dış kaynak kullanımı yerli olabileceği gibi yabancı da olabilir. Ayrıca müşterinin uzmanlığa ve şirket içinde mevcut olmayan bir üretkenlik düzeyine erişimini de sağlayabilir. Bir beceri veya üretim açığı olduğunda (sıklıkla bilgi teknolojisinde) ve hizmet sağlayıcı bir çare sunabildiğinde, dış kaynak kullanımı çözümü her iki tarafın da ihtiyaçlarını karşılayabilir.

Konuyla ilgili istatistikler göz açıcı nitelikte. Muhasebe ve danışmanlık firması Deloitte, kısa bir süre önce politik etkileri, düzenlemeleri, dış kaynak kullanımı hedeflerini, teknolojiyi ve satıcı yönetimini kapsayan ücretsiz 2014 Küresel Dış Kaynak Kullanımı ve İç Kaynak Kullanımı Anketini yayınladı. Örneğin, udemy.com online kurs platformu 2013 yılı için bazı açıklayıcı istatistikler yayınladı. O yıl BT sektörünün %43’ü dış kaynak kullanımı yoluyla sağlanmıştı. Bu oran bir sonraki yıl %60’a yükselmiştir.

Deloitte ayrıca dış kaynak kullanımının analiz edilen fonksiyonlar genelinde %12 ila %26 oranında artmaya devam edeceğini öngörmektedir.

Ölçek ekonomileri

Dış kaynak kullanımının “babası”, “karşılaştırmalı üstünlük” ekonomik ilkesiyle 19. yüzyılın başlarında yaşamış İngiliz ekonomist David Ricardo olsa da, görüntüleme çözümleri şirketi Eastman Kodak’ın bilgi teknolojisi sistemlerini dış kaynak kullanımına açma yönünde devrim niteliğinde bir adım atması ancak 1989 yılında gerçekleşmiştir.

O zamana kadar ideal iş modeli, varlıklarına sahip olan, onları yöneten ve doğrudan kontrol eden büyük ve iyi entegre olmuş bir şirketti. Ancak büyük şirketler, şişirilmiş yönetim yapıları esnekliği engellediği için kendilerini küresel olarak rekabet edemez halde buldular. Çeşitlendirme, şirket tabanlarını genişletmek ve ölçek ekonomilerinden yararlanmak için bir toplanma çağrısı haline geldi. Birçok büyük şirket için bu, şirketin gelecekteki büyümesi için neyin kritik olduğunu ve neyin olmadığını belirleyerek temel iş ve yetkinliklere odaklanma stratejisiyle sonuçlandı.

Risk ve ödülün değerlendirilmesi

Dış kaynak kullanımı, genel giderleri mümkün olduğunca düşük tutmak ve “personel sayısını” azaltmak isteyen kuruluşlar için ideal bir çözüm gibi görünse de, kaçınılması gereken tehlikeler de vardır.

Dış kaynak kullanımının artılarını ve eksilerini inceleyen pek çok çalışma yapılmıştır. Önde gelen bir yönetim ve teknoloji danışmanlık şirketi olan Booz Allen Hamilton, 2014 yılında “geleneksel dış kaynak kullanımına ilişkin karışık bir karne” tanımlayan bir rapor yayınlamıştır. Bununla birlikte şu hususlara dikkat çekilmiştir: “Tasarruflar genellikle dış kaynak tedarikçisinin daha ucuz, daha esnek bir işgücüne ve en yeni, en verimli teknolojiye erişebilmesinden kaynaklanır. Kuruluşlar, dış kaynak kullanımı yoluyla ortalama %15 maliyet düşüşü elde ettiklerini iddia etmektedir.”

Fortune 500 şirketlerine kurumsal içerik yönetimi hizmetleri sunan Datamark Incorporated bu iddiaları destekliyor. 2014 yılında yayınladığı Beyaz Kitap’ta, “münferit kalem” iş süreci dış kaynak kullanımı kararları için tek yıllık ve çok yıllık maliyet analizleri gerçekleştirmiştir. İncelenen işletmelerden temsili bir örneklem alan Datamark, tek yıllık maliyet analizinde %31’lik bir maliyet tasarrufu bulurken, aynı örneklem üzerinde yapılan üç yıllık bir çalışma %33’lük bir tasarruf olduğunu göstermiştir. Bu, bazı işletmeler için harcamalarda çok önemli bir düşüşü temsil etmekte ve diğerlerine bu cazip iş modelini takip etme konusunda ivme kazandırmaktadır.

ISO nasıl yardımcı olabilir?

ISO 37500, dış kaynak kullanımı düzenlemelerinde esneklik konularını ele almaktadır.

ISO/PC 259, Dış Kaynak Kullanımı proje komitesi başkanı Adrian Quayle ve Tata Danışmanlık Hizmetleri’nden Dr. Gargi Keeni ISOfocus’a konuştu. Quayle, standart yapıcıların artık bu iş uygulamasından kaynaklanan sorunları ele almaları gerektiğinin ortaya çıktığını açıkladı. ISO/PC 259, dış kaynak kullanımı endüstrisinin başlangıcında geliştirilen çok çeşitli metodolojilere yanıt olarak oluşturulmuştur. Bunlar zaman içinde benzer süreçleri ve temaları kapsar hale gelmiştir. Hollanda standartlar kuruluşu NEN tarafından yürütülen bir pan-Avrupa anketinin ardından, bir ISO Uluslararası Standardı geliştirme önerisi yapılmıştır.

Dış kaynak kullanımı uygulayıcıları, dış kaynak kullanımı yaşam döngüsünün yönetiminde yer alan tüm paydaşların anlayışını geliştirmek için tipik dış kaynak kullanımı kavramları da dahil olmak üzere tüm endüstri sektörlerinde ortak bir kelime dağarcığı arıyorlardı.

Bunun sonucunda, yazarları dünya çapında anlaşmalarda yer alan deneyimli kaynak bulma/dış kaynak kullanımı uygulayıcıları olan ISO 37500:2014, Dış Kaynak Kullanımı taslağı hazırlandı ve yayınlandı. Standardın genel ve sektörden bağımsız bir temel oluşturmasını sağlamak için büyük çaba sarf edilmiştir, böylece gelecekte sektöre özgü ihtiyaçlara uyacak şekilde tamamlanabilir ve uyarlanabilir.

İşbirlikçi bir ruh

Görüşlerine başvurulan uzmanlar arasında Dr. Keeni önemli bir katkı sağladı. Bize söylediği gibi, “Kamu ve özel sektördeki tüm paydaşların bakış açılarını bir araya getirmek zor bir işti.” Bununla birlikte, özellikle inovasyon ve sürekli iyileştirmenin yaşam döngüsüne dahil edilip edilmeyeceği veya sözleşme gerekliliklerini ihlal etmemenin öneminin öncelikli olup olmayacağı gibi karmaşık gereklilikler konusundaki çelişkili bakış açılarını çözmenin anahtarı olan herkesin işbirlikçi ruhunu övdü.

Quayle ise şu açıklamayı yaptı: “Ekip, başarı için ortak süreçlere ve en iyi uygulamalara odaklanmanın yanı sıra yönetişimi de standardın merkezine koydu. Deneyimler, sorunların çoğunun yönetişim uygulamalarının eksikliğinden ya da zayıflığından kaynaklandığını göstermiştir.”

ISO 37500, değişen iş gereksinimlerine uyum sağlayarak dış kaynak kullanımı düzenlemelerinde esneklik konularını ele alır. Karşılıklı fayda sağlayan işbirlikçi ilişkileri mümkün kılmak için dış kaynak kullanımının içerdiği risklerle yüzleşilir.

Dış kaynak kullanımı endüstrisinin tüm tarafları standardın yazımına katılmaya davet edilmiştir. Belge sektörden bağımsız olmasına ve dış kaynak kullanımını kuruluşun büyüklüğünden bağımsız olarak ele almasına rağmen, imalat ve bilgi teknolojisi destekli hizmet (ITeS) dahil olmak üzere bir dizi sektörden uzmanlar tarafından toplanan deneyimler, standardın bir araya getirilmesinde son derece değerliydi. Hiç şüphe yok ki ISO 37500 popülerlik ve ilgi kazandıkça, daha da fazla sektör, standardın bir sonraki revizyonu için bilgi birikimlerini sunacaktır.

Gelecek parlak görünüyor

Son 25 yılda, dış kaynak kullanımı endüstrisi sıfırdan dünya çapında trilyonlarca ABD dolarlık bir iş haline geldi. Sonuç olarak, ISO’nun dış kaynak kullanımının uygulandığı sayısız yolu kapsayacak şekilde katılımını genişletmesi gerekecektir.

Dış kaynak kullanımının vaat ettiği ölçek ekonomileri, finansal ödüller, esneklik ve verimlilik artışı, artan dış kaynak kullanımı oranları toplumun her kesimini etkilediğinden, önümüzdeki yıllarda da sıcak bir meta olacaktır.

Başlangıçta son derece işlemsel arka ofis süreçlerine veya kritik olmayan hizmetlere odaklanan dış kaynak kullanımı, artık stratejik işlevleri de kapsamakta ve bazı şirketler değer zincirlerinin tüm segmentlerini dış kaynaklara devretmektedir.

Peki gelecekte ne olacak? Dış kaynak kullanımı dünya çapında katlanarak yayıldıkça, henüz ortaya çıkmamış sorunlar kaçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır. Bu durumda ISO’nun görevi, gelişmeleri ve eğilimleri izlemek ve tüm paydaşların yollarını tıkayan engelleri aşmalarına yardımcı olmak için standart çözümler oluşturmak olacaktır.