Bir matbaa işletmek için işlerin belirlenmesi neden önemlidir?

Nessan Cleary, işleri spesifikleştirmenin önemini ve bunun matbaaların başarısında oynadığı rolü tartışıyor.

Birçok matbaacı, fiyat teklifi verirken bir işi doğru tahmin etmenin ne kadar önemli olduğunu veya dikkate alınması gereken tüm farklı unsurları doğru bir şekilde belirtmenin ne kadar beceri gerektirdiğini takdir edemez.

Kendinizi sadece poster veya afiş gibi standart bir ürün listesi sunmakla sınırlamak ve müşterilerden sadece boyut ve miktar seçmelerini istemek için iyi bir argüman var. Bu yaklaşım, standart bir fiyat listesi oluşturmanızı sağlar, böylece müşteri siparişinin tam olarak ne kadara mal olacağını bilir ve siz de bu işlerde kâr marjının ne olduğunu tam olarak bilirsiniz. Bu aynı zamanda sadece standart bir malzeme ve sarf malzemesi seti stoklamanız gerektiği anlamına gelir ki bu da envanter kontrolünü büyük ölçüde basitleştirir.

Ancak geniş formatlı işler genellikle bir siparişten diğerine büyük farklılıklar gösteren kısa süreli, ısmarlama işlerdir. Maliyetlerinizin bir tahminini ve bir miktar esnekliğin yanı sıra kayda değer bir kar marjına izin veren bir fiyat teklifi oluşturmak için bu işlerin tam olarak belirtilmesi gerekecektir. Peki, dikkate alınması gereken faktörler nelerdir?

Belki de en önemli unsur, kendi işinize nasıl değer biçeceğiniz ve her iş için belirlemek istediğiniz kâr marjı seviyesidir. İş kazanmak için maliyetleri en aza indirmek cazip gelebilir, ancak maliyetlerinizi karşılamanın yanı sıra makul bir kâr elde etmezseniz işiniz ayakta kalamaz. Aynı şekilde çok yüksek bir fiyat da müşterilerin başka bir yere gitmesine neden olacaktır. Dolayısıyla fiyatlandırma nihayetinde müşterilere sunduğunuz değere bağlıdır. Buna iyi baskı kalitesi veya harika hizmet dahil değildir çünkü müşteriler bunu doğal olarak beklemektedir ve tüm rakipler de bunları sunduğunu iddia edecektir. Ancak USP’niz ne olursa olsun, kâr marjını belirleyecektir. Geri kalan her şey sizin için maliyet açısından kolayca hesaplanabilir.

Baskının kendisiyle başlayalım. Birçok matbaada birden fazla makine bulunur ve eğer birden fazla düz yataklı veya rulo beslemeli baskı makineniz varsa, bunların çoğu benzer işleri yapabiliyor gibi görünebilir. Ancak pratikte operatörler, hangi makinelerin belirli işler için en uygun olduğu konusunda çok net bir fikre sahip olacaktır; bu, bir rulo beslemenin belirli bir alt tabakada diğerinden daha titiz olması veya bir düz yatağın diğerinden daha iyi cilt tonları üretmesi olabilir. Ancak tüm bu farklı makinelerin kendilerine bağlı farklı maliyetleri olacaktır. Ve kullanılan baskı modu da baskının yapılması için geçen süreyi etkileyecektir. Bu nedenle, bir fiyat teklifi hazırlayan müşteri hizmetleri personeli ile işi fiilen yürütecek olan üretim personeli arasında iyi bir iletişim olması, fiyat teklifinin üretimle eşleştiğinden emin olmak için önemlidir.

Belirli bir yazıcının maruz kalabileceği atık malzemeleri de göz önünde bulundurmalısınız, örneğin bir rulonun ön kenarında sarma makarasına iplik geçirmek için kullanılan miktar gibi. Bu ihmal edilebilir bir miktar gibi görünebilir, ancak her rulonun başında ve sonunda rutin olarak birkaç metre kaybediyorsanız, bu miktar artacaktır.

Tüm mürekkep püskürtmeli yazıcılar, nozüllerin tıkanmasını önlemek için bir dereceye kadar temizlik gerektirecektir. Bu sadece her vardiyanın başında veya sonunda kafaların manuel olarak silinmesi anlamına gelebilir. Ancak aynı şekilde, kafaları temizlemek için vardiya boyunca durmak anlamına gelebilir, bu da üretim süresine eklenir ve yazıcının temizlik rutininin bir parçası olarak belirli bir miktar mürekkep kullandığını görebilirsiniz, bu da makinenin işletme maliyetlerini artıracaktır.

Dikkate alınması gereken bir diğer husus da yazıcının tüketeceği enerji miktarıdır. LED lambalı bir UV yazıcı nispeten düşük enerji maliyetlerine sahip olacaktır, ancak cıva lambalı bir UV yazıcının lambaların kürlenmeye hazır olmasını sağlamak için bekleme modunda tutulması gerekecektir. Aynı şekilde reçine veya lateks gibi su bazlı mürekkepler kullanan bir yazıcı da baskıları kurutmak için çok fazla enerjiye ihtiyaç duyacaktır.

Sarf Malzemeleri

Kullanılan alt tabaka, herhangi bir işin en büyük maliyetlerinden biri olacaktır ve birçok müşteri, ne elde etmeye çalıştıklarına ve fiyat konusunda ne kadar hassas olduklarına bağlı olarak farklı medya seçeneklerine sahip olmak isteyebilir. Belirli bir iş için herhangi bir medyadan kaç metrekareye ihtiyaç duyacağınızı hesaplamak nispeten kolay olmalıdır; kesilen kısımlar da dahil olmak üzere tüm tabaka veya genişliği hesaba katmanız gerekeceğini unutmayın. Bazı işlerde laminat veya halkalar gibi ek malzemeler de gerekebilir.

Ayrıca, bir araya getirilebilen veya iç içe geçirilebilen birden fazla küçük parçadan oluşan işler de vardır. İç içe yerleştirme ne kadar verimli kullanılırsa o kadar az medya israfı olur, dolayısıyla bu durum her türlü fiyat teklifinde hesaba katılmalıdır.

Çoğu RIP yazılımı size belirli bir iş için ne kadar mürekkep kullanıldığını söyleyecektir ve bundan yola çıkarak elinizdeki her yazıcı için metrekare başına kullanılan mürekkebin ortalamasını hesaplamak mümkün olmalıdır. Bu, bir baskı modundan diğerine değişebilir; daha fazla geçiş kullanan daha yüksek kaliteli modlar daha fazla mürekkep tüketir. Beyaz gibi özel mürekkeplerin yanı sıra neonlar veya metalikler de standart proses renklerinden daha pahalıya mal olacaktır. Neyse ki, bazı RIP’ler bir işin kullanacağı mürekkep miktarını herhangi bir şey yazdırmadan tahmin edebilir.

Doğal olarak, sabit maliyetlerinizi de hesaba katmanız gerekecektir; bunlar arasında tesisinizin kirasının yanı sıra ısıtma ve aydınlatma maliyetleri, araçların kiralanması ve bakımı ve elbette personel ücretleri ile ofis yönetimi ve İK maliyetleri yer alabilir. Her fiyat teklifi, bu gizli maliyetleri karşılamak için bir ücret içermelidir.
Bir de yerine getirme maliyeti vardır. İşi kurmanız da gerekebilir, bu da bir yükleniciye dış kaynak kullanımı anlamına gelebilir. İş bittiğinde işi kaldırmanız ve malzemeleri atmanız bile gerekebilir.

Son olarak, bazı matbaalar her bir işin çevresel maliyetini veya ayak izini hesaplamayı düşünebilir. Bu, bir tahmin oluşturmak veya bir işin nasıl basılacağını belirlemek için yaygın bir uygulama olmayabilir, ancak gelecekte daha fazla müşteri çevresel ayak izlerini hesaba katmaları gerektiğini fark ettikçe daha büyük bir rol oynaması muhtemeldir. Herhangi bir tür karbon dengeleme programı kullanıyorsanız, bunun da buraya dahil edilmesi gerekecektir.

Sonuç olarak, hem maliyetleri kontrol edebilmek hem de olası karları planlayabilmek her işletme için kesinlikle hayati önem taşır. Dolayısıyla, işleri düzgün bir şekilde belirleyebilmek bunun önemli bir parçasıdır, çünkü bu işleri ürettikten sonra maliyetleri topladığınızda hoş olmayan sürprizlerden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.