Omtänka Arbeta hårt, gå framåt för att arbeta mindre, tjäna mer

Mark Coudray delar med sig av hur företagare kan förändra sina företag genom att fokusera på att arbeta mindre för att arbeta mer.

I år är det 50 år sedan jag startade mitt allra första företag i mina föräldrars garage med 200 USD. Jag tryckte t-shirts, som så många som börjar i den här branschen. Mycket har lärt sig sedan dess, och jag vill dela med mig av några av de surt förvärvade lärdomarna efter hundratals anställda, miljontals tryckta tröjor och flera teknikinvesteringar.

Välmenande föräldrar, lärare och mentorer rådde: "Om du arbetar hårt kommer du att bli framgångsrik." Det är en populär idé, särskilt för dem som startar eget företag. Tanken är att om du jobbar riktigt, riktigt hårt kommer du att få stora belöningar. De tror att om du är superdedikerad och jobbar superhårt kommer du att bli framgångsrik, tjäna mycket pengar och få ett erkännande på marknaden.

Även med detta kan det kännas som att du har fastnat eller till och med går baklänges. Att vara trött leder till utmattning och det leder till desillusion. Det som händer är att när vi blir äldre och tiden går börjar våra stora drömmar sakta försvinna. Detta fick mig att fråga om denna övertygelse vi litar på faktiskt är sann.

Det är dags att se på arbetsmoralen på ett annat sätt. Jag önskar att det var så enkelt som att bara säga "Arbeta smartare, inte hårdare." Det är en bra början, men den är inte särskilt specifik. Den här artikeln syftar till att förklara idén med "Arbeta mindre för att göra mer" på ett tydligt sätt.

Till att börja, några realiteter av att arbeta hårt. Att arbeta med hundratals företag, det finns ett gemensamt tema. Tillväxt innebär mer försäljning på topplinjen. Vid närmare granskning är detta absolut INTE sant. RÄTT sorts försäljning är vad som behövs. Vad betyder det här?

Enkelt uttryckt jobb som håller pressarna igång. Att inte sätta upp jobb, inte vänta på godkännanden och inte byta mellan jobb. Dessa tre aktiviteter förstör ett företags förmåga att generera vinst. Den enda gången Marginal tjänas in för företaget är när pressen trycker. Marginal = (försäljningskostnad för sålda varor), och är det som betalar företagets direkta kostnader och omkostnader.

Där de flesta företag hamnar i problem är att sälja fel typ av arbete. Det är vanligt att sätta låga minimikrav för att vinna arbete. Om du tittar noga på den intjänade marginalen delat med tiden det tog att utföra jobbet, är du i negativt territorium. Det betyder helt enkelt att det kostar mer att producera jobbet än vad du tjänade på det.

Med denna enkla observation framkom i ljuset kom andra trosuppfattningar ifråga. Vid närmare övervägande blev det kristallklart att inte alla kunder passar bra. Vidare drevs valet av att arbeta med en kund ofta av motivationen av försäljning i första hand istället för marginal per timme. Detta leder direkt till "upptagen med att vara upptagen."

Detta innebär att företaget komplicerar allt genom att engagera kunder och arbete som förbrukar den mest värdefulla, icke-förnybara resursen du har. TID. Om du kopplar ihop punkterna, är nyckelmåttet att spåra marginal intjänad per timme/dag/vecka/månad. Perioden beror på hur mycket arbete som satsas på spårningssystem. Ju bättre system, desto finare tidsperiod. Sträva efter att spåra marginal/timme på varje jobb. Detta kommer att vara något avskräckande till en början. Den goda nyheten är att korrigering sker mycket snabbt.

Min egen erfarenhet av min operation bekräftar detta. Jag hade varit i branschen i 23 år innan jag insåg vad som pågick. Jag följde den traditionella praxis för standardkostnadsredovisning som jag hade lärt mig när jag var på universitetet. Vi var konkurrenskraftiga priser och upptagna hela tiden. Vår typiska månatliga nettodriftsvinst fluktuerade mellan 2% - 6% beroende på hur många jobb vi körde under en månad och hur länge varje jobb löpte. Det var OK men uppenbarligen inte tillräckligt för att växa.

Inom 60 dagar efter att ha övervakat marginalen/timme steg vår nettorörelsevinst till över 25 %. Detta var fantastiskt och chockerande till den grad av misstro. Det var ett helt oväntat resultat.
Den enda förändringen var att schemalägga jobb med den högsta marginalen/timme först. Detta fick vårt breakeven att sjunka från dag 19.5 till dag 16. Effekten var fantastisk. Det innebar att vi inte längre tjänade vinst under de senaste 1,5 dagarna i månaden, utan de senaste 4 dagarna per månad.

Ännu viktigare att 100 % av bruttomarginalen på varje jobb efter dag 16 var ren rörelsevinst. Vi beräknade vår kostnad som TOTAL KOSTNAD vilket betyder allt vi fick betala för under månaden.

Denna erfarenhet öppnade dörren för ytterligare granskning och analys. Detta gjordes med traditionell Pareto-analys. Även känd som 80/20-principen, hävdar den att 80 % av resultaten kommer från 20 % av indata. I det här fallet kommer 80 % av bruttomarginalen/timme från 20 % av kunderna. Är detta verkligen sant?

För att testa detta är det nödvändigt att spåra Marginal/timme i minst en månad och helst 3 månader. Med denna information tillgänglig följer den principen. Vilka slutsatser kan dras av denna nya information, särskilt när det gäller kundbeteende?

Omedelbart blev det uppenbart att de värst presterande jobben och kunderna var nya konton. Detta hände av skäl som kräver ytterligare tid för:

1. Konst- och pressgodkännanden,

2. Kunden ska lära sig och följa butikssystem,

3. Räkning och verifiering vid leverans,

4. Besiktning & eventuell rättelse av levererat arbete,

5. Varuanskaffning om inte standard för butikspraxis,

6. Ökad kommunikation med kunden,

7. Förtydligande av beslutsfattande kontakter,

8. "kommitténs" godkännanden,

9. Kund Volontär kontaktutbildning.

Förutom dessa tidssugande faktorer, ökade pressen att prissätta jobb lågt för att vinna arbetet. Detta kom precis utanför den tillgängliga marginalen för att täcka alla andra kostnader.

För att göra saken värre. Denna prisdrivna känslighet var direkt ansvarig för mycket högre kundförlust eftersom dessa prisköpare skulle byta till nya leverantörer för ett lägre bud.

Av mer än 400 granskade företag stod de lägre 75 % av kunderna för endast 7–11 % av försäljningen på topplinjen och en ännu lägre andel marginal/timme per jobb. Ett företag med 3 miljoner USD årlig försäljning insåg detta och slutade göra affärer med sina lägre 50 % av kunderna. De upplevde en ÖKNING i nettorörelsevinsten på 58 000 USD genom att INTE göra affärer med dem.

Detta resulterade i mycket mer tid för att öka servicenivån med sina bästa kunder. Det hade den extra fördelen att de också minskade deras arbetsutgifter. De kunde minska sitt arbetskraftsbehov och helt eliminera schemalagd övertid.

Detta är bara ett exempel på behovet av att ifrågasätta de övertygelser som används för att driva ett företag. Världen är i en enorm förändring från analog till digital. Detta har pågått i vår bransch sedan omkring 1984 med Desktop Publishing, men fick full fart i början av 2000-talet.

Utmaningen med dessa grundläggande övertygelser var att de utvecklades i en analog värld där fabriker var inredda för massproduktion. Det var väldigt få uppställningar och byten. Jobben pågick ofta i dagar eller till och med veckor. Jag minns ett stort nationellt program vi tryckte som var i press på nästan 3 månader. Den enda stilleståndstiden var för skärmfel.

Den digitala ekonomin är precis tvärtom. Det är fokuserat på massanpassning där trenden går mot en enhet av en. Alla företag i vår bransch har säkert lagt märke till de mindre och mindre orderstorlekarna med snabbare och snabbare orderomsättning.

Den huvudsakliga utgångspunkten från den här artikeln är att ifrågasätta varje trosbeslut som fattas med. Jag använder denna fyrastegsprocess:

1. Är detta sant?

2. Är det helt sant?

3. Är det sant för oss?

4. Vad betyder detta för oss?

Detta är det första steget för att i grunden förändra ditt företag till att bli mycket lönsamt och framgångsrikt i den digitala ekonomin. Det är också grunden till Work Less, Make More.