Varför är det viktigt att specificera jobb när man driver ett tryckeri?

Nessan Cleary diskuterar vikten av att specificera jobb och vilken roll det spelar för tryckeriernas framgång.

Många tryckerier inser inte hur viktigt det är att uppskatta ett jobb ordentligt när de lämnar en offert, eller hur mycket kunskap som krävs för att korrekt specificera alla olika faktorer som ska beaktas.

Det finns ett bra argument för att begränsa sig till att bara erbjuda en standardproduktlista, till exempel affischer eller banderoller, och bara be kunderna att välja storlek och antal. På så sätt kan du sätta upp en standardprislista så att kunden vet exakt hur mycket hans beställning kommer att kosta och du vet exakt vad vinstmarginalen är på dessa jobb. Det innebär också att du bara behöver lagerhålla en standarduppsättning av material och förbrukningsvaror, vilket förenklar lagerstyrningen avsevärt.

Storformatsarbeten kännetecknas dock ofta av korta, skräddarsydda upplagor med stora variationer från en order till en annan. Dessa jobb måste specificeras fullständigt för att du ska kunna göra en uppskattning av dina kostnader och en offert som ger utrymme för viss flexibilitet och en rimlig vinstmarginal. Vilka är då de faktorer som man bör ta hänsyn till?

Det kanske viktigaste är hur man värderar sitt eget arbete och vilken vinstmarginal man vill ha för varje jobb. Det är frestande att minimera kostnaderna för att vinna uppdrag, men verksamheten kommer inte att överleva om du inte gör en anständig vinst utöver att täcka dina kostnader. På samma sätt kommer ett för högt pris bara att få kunderna att gå någon annanstans. Så prissättningen beror i slutändan på vilket värde du erbjuder kunderna. Det inkluderar inte anständig utskriftskvalitet eller fantastisk service eftersom kunderna förväntar sig detta som en självklarhet och alla konkurrenter kommer också att hävda att de levererar dessa saker. Men oavsett vad din USP är, kommer det att avgöra vinstmarginalen. Allt annat kan enkelt beräknas i termer av kostnader för dig.

Låt oss börja med själva utskriften. Många tryckerier har flera maskiner, varav många kan tyckas kunna utföra liknande jobb, om du har flera flatbäddar eller rullmatade skrivare. Men i praktiken kommer operatörerna att ha en mycket tydlig uppfattning om vilka maskiner som är bäst lämpade för vissa jobb, vilket kan bero på att en rullmatad är mer noga än den andra med ett visst substrat, eller att en flatbädd ger bättre hudtoner än den andra. Men alla dessa olika maskiner kommer att ha olika kostnader kopplade till sig. Och det utskriftsläge som används kommer också att påverka den tid det tar att göra utskriften. Det är därför viktigt att det finns en god kommunikation mellan kundtjänstpersonalen som sammanställer en offert och produktionspersonalen som faktiskt utför jobbet för att säkerställa att offerten stämmer överens med produktionen.

Du bör också ta hänsyn till allt spillmaterial som en viss skrivare kan ge upphov till, till exempel den mängd som används i framkanten av en rulle för att trä på upptagningsrullen. Det kan låta som en försumbar mängd, men om du rutinmässigt förlorar ett par meter i början och slutet av varje rulle blir det en stor summa.

Alla bläckstråleskrivare kräver någon form av rengöring för att undvika att munstyckena täpps till. Det kan innebära att manuellt torka av huvudena i början eller slutet av varje skift. Men det kan också innebära att man måste stanna upp under hela skiftet för att rengöra huvudena, vilket ökar produktionstiden, och du kanske upptäcker att skrivaren använder en viss mängd bläck som en del av rengöringsrutinen, vilket ökar maskinens driftskostnader.

En annan sak att tänka på är hur mycket energi skrivaren kommer att förbruka. En UV-skrivare med LED-lampor kommer att ha relativt låga energikostnader, men en UV-skrivare med kvicksilverlampor måste hållas i standby för att säkerställa att lamporna är redo att härda. På samma sätt kommer en skrivare med vattenbaserade bläck, inklusive harts eller latex, att kräva mycket energi för att torka utskrifterna.

Förbrukningsvaror

Det underlag som används kommer att vara en av de största kostnaderna för varje jobb och många kunder kanske vill ha alternativ med olika medier, beroende på vad de försöker uppnå och hur priskänsliga de är. Det bör vara relativt enkelt att beräkna hur många kvadratmeter du behöver av ett visst media för ett visst jobb, men kom ihåg att du måste ta hänsyn till hela arket eller bredden, inklusive eventuella avskärningar. Vissa jobb kan också kräva ytterligare material, till exempel ett laminat eller öljetter.

Sedan finns det också de jobb som består av flera mindre delar som kan kopplas ihop eller nischas. Ju mer effektiv nestning som används, desto mindre media går till spillo, så detta bör tas med i beräkningen i alla offerter.

De flesta RIP-program talar om hur mycket bläck som har använts för ett visst jobb, och utifrån detta bör det vara möjligt att beräkna ett genomsnitt för bläckförbrukningen per kvadratmeter för varje skrivare som du har tillgång till. Detta kan variera från ett utskriftsläge till ett annat, med högre kvalitetslägen som använder fler passeringar som förbrukar mer bläck. Eventuella specialfärger, som vitt, neonfärger eller metallicfärger, kostar också mer än standardprocessfärgerna. Lyckligtvis kan vissa RIP:er uppskatta hur mycket bläck ett jobb kommer att använda utan att faktiskt skriva ut något.

Naturligtvis måste du också ta hänsyn till dina fasta kostnader, som kan inkludera hyran för dina lokaler plus kostnader för uppvärmning och belysning, liksom leasing och underhåll av fordon, och naturligtvis personalens löner tillsammans med kontorsledning och HR-kostnader. Varje offert måste innehålla en avgift för att täcka dessa dolda kostnader.
Sedan tillkommer kostnaden för att fullfölja uppdraget. Du kan också behöva installera jobbet, vilket kan innebära att du lägger ut det på en entreprenör. Du kan till och med behöva ta ner jobbet när det är klart och göra dig av med materialet.

Slutligen kanske vissa tryckerier vill överväga att beräkna miljökostnaden eller miljöavtrycket för varje jobb. Det här kanske inte är vanligt när man gör en uppskattning eller specificerar hur ett jobb ska tryckas, men det kommer sannolikt att spela en större roll i framtiden när fler kunder upptäcker att de måste redovisa sitt miljöavtryck. Om du använder någon form av system för koldioxidkompensation måste det också inkluderas här.

Sammanfattningsvis är det absolut nödvändigt för alla företag att både kunna kontrollera kostnaderna och planera sannolika vinster. Att kunna specificera jobben på rätt sätt är en viktig del av detta eftersom det hjälper dig att undvika obehagliga överraskningar när du lägger ihop kostnaderna efter att ha producerat dessa jobb.