
Graeme Richardson-Locke diskuterar fördelarna med automatisering av arbetsflöden.
Trots allt som för närvarande händer i världen med den störning som orsakas av COVID-19, och du som företagare eller chefer hanterar dagens affärsöverlevnadsuppgifter, kan du hitta lite tid att överväga fördelarna med automatisering av arbetsflödet när du kommer ut på andra sidan av denna kris.
Som Technical Support Manager på FESPA vill jag ge en inblick i hur våra Printer-medlemmar kan använda alla tillgängliga verktyg för att snabba upp orderhanteringen och minska risken för att trycksakerna inte uppfyller kundernas kvalitetsförväntningar första gången, varje gång. Det kan vara svårt att hantera det breda spektrum av trycktekniker och produktionsmiljöer som finns.
Det är dock tydligt att den ökande användningen av maskinautomation inom digitaltryck genom system som robotteknik för materialhantering och utvecklande MIS-system ger viktiga effektivitetsvinster. Nästa fas för många är att koppla ihop programvaror och skapa effektiva arbetsflöden.
För att identifiera de områden som man ska fokusera på krävs en tydligt anpassad och förutsägbar trycksaksproduktion. Det här tillvägagångssättet innebär vissa begränsningar i produktutbudet jämfört med mer traditionella skräddarsydda affärsmodeller inom tryck. Jag vet av egen erfarenhet som inköpare att förenklingen av upphandlingsprocessen är så snabb och tydlig med bra leverantörer av web 2 print att det bara är det mycket kreativa eller specialiserade arbetet som följer en traditionell, långsammare orderväg.
För att få mer information kontaktade jag Malcolm McKenzie på Colour Engine, ett brittiskt tekniskt konsultföretag som erbjuder integrationstjänster för automatisering av tryckerier, från färghantering till utveckling av programvara och skript.
En av de många programvaruprodukter som stöds är Enfocus Switch, som gör det möjligt att bygga upp egna automatiserade arbetsflöden för produktion. Genom att sammanfoga olika programvaror med hjälp av anpassade skript kan man t.ex. flytta filer från Adobe CC med hjälp av JavaScript-gränssnittet till en annan applikation, t.ex. Microsoft Outlook, med hjälp av Applescript för Mac OS-X och VBscript för Microsoft Windows.
Ett exempel är möjligheten att få inkommande kundfiler som landar i en varm mapp ansluten till PitstopPro där en pre-flight-kontroll görs för att säkerställa att konstverket uppfyller processens behov. Detta kan i sin tur utlösa ett automatiserat e-postmeddelande tillbaka till kunden för att låta dem veta att filen går igenom sin första kontroll och att du kommer att få ett bevis inom kort. Om filen klarar den första kontrollen är nästa steg att öppna den och bädda in konstverket med en lämplig färghanteringsprofil i ett PDF-prov för godkännande. Om filen inte uppfyller kraven skickar du ett e-postmeddelande med information om vad kunden behöver göra för att skicka in filen på nytt.
Bildtext: Ett exempel på en automatiserad arbetsflödesdesign i Switch.
Detta sätt att automatisera är ett smidigt alternativ till att köpa in sig i ett värdbaserat ekosystem där möjligheten till anpassning kan vara mer restriktiv. Ibland är det svårt att uppnå ett optimalt arbetsflöde om du inte kan bygga det specifikt kring din tryckta produktmix. Valet beror på hur djupt du vill engagera dig och vilken nivå av flexibilitet du behöver.
Malcolm McKenzie är certifierad expert hos Enfocus och medlem i ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies) och har stor erfarenhet av de tekniska kraven för automatisering av arbetsflöden.
När vi inledde min utbildningsdag gav han mig sitt första goda råd: ”Börja med att automatisera en enkel process och utveckla den sedan.” Det kan vara så att en leverans innebär att man stänger ordern, skapar och skriver ut följesedlar och paketetiketter samt skickar fakturan eller tar emot betalningen.
Bildtext: Det här diagrammet visar att EnFocus Switch kan användas för att utveckla automatiserade arbetsflöden i många olika situationer.
Vanligtvis kommer MIS-system att hantera en stor del av dessa uppgifter men kanske inte integreras direkt i det valda kurirens bokningssystem. Genom att lista uppgifterna och processens sekvens kan du förstå hur du ska koppla ihop allt. Du kan behöva, API: er, SQL-kod XML-metadata som ska utnyttjas för att dra rätt information till sin destination, det är här Enfocus Switch och lite expertis kommer in. Det innehåller ett brett utbud av ”widgets” eller API: er som kan kopplas samman och visuell arbetsflödesplanering som kopplar ihop ”åtgärderna” för att frigöra skrivaren från tråkiga repetitiva uppgifter.
Målet är trots allt att minska antalet mänskliga kontaktpunkter så mycket som möjligt för att öka hastigheten och minska kostnaderna, vilket ger kapacitet att hantera många fler order.
Om du, med hjälp av någon som Malcolm, kan kartlägga allt från automatiserade offerter, ordererkännande, snabb provtryckning, betalning och bokning, når du snabbt ett stadium där de mänskliga kontaktpunkterna minskar kraftigt och frigör personal som kan arbeta mer produktivt.
Oavsett om du har en Web2print-verksamhet eller Storefront har Enfocus Switch mjukvarutrycksteknik använts för att avsevärt förbättra processeffektiviteten i den utsträckning att du kan hantera en exponentiell ökning av vad som vanligtvis blir en konkurrensutsatt marknad med korta upplagor och snabba omställningskostnader.
När man talar med målgrupper, företag, tryckerier och specialister finns det ett tak för hur många anställda man kan ”kasta” på ett problem. Med inkonsekventa manuella operationer kan för många kockar inte bara förstöra buljongen utan också hindra företagets tillväxt och expansion.
Det är nu absolut nödvändigt för tryckerier att hitta bättre sätt att arbeta. Omedelbarheten är nu ständigt närvarande där både direkta slutanvändare och tryckerier måste få ut korrektur till kunderna snabbt. Genom snabb mottagning och kontroll av inkommande filer kan smarta företag också se, åtgärda och gå vidare med problem, vilket påskyndar det interna beslutsfattandet och ger kunderna bättre service.
Bluetree Group, som marknadsför sina produkter under varumärkena Route 1 Print och Instantprint, hade inte kunnat göra sådana framsteg utan en så hög grad av automatisering av programvaran. Deras mantra om 23:17-teamarbete är förutseende och ligger till grund för deras senaste rekord i minsta tid för att bearbeta ett jobb från början till slut (23 minuter och 17 sekunder). Service är allt med 25.000 order per vecka.
Genom att standardisera produkterna blir det allt vanligare med standardiserade produkter för enkla (flygblad, banderoller, broschyrer) eller alltmer komplexa jobb, men det kan krävas hög kompetens för att genomföra detta, och manuella hantverkskunskaper krävs fortfarande inom specialområden som foliering, tryck på specialmaterial etc.
Sammanfattning
Enfocus Switch är en spännande och imponerande plattform med flöden, utlösande beteenden, sammankopplingar, flöden, granskningspunkter, Pitstop, skript … som bygger på att ”något” helt enkelt hamnar i en mapp eller andra mer högteknologiska metoder.
Att arbeta med Malcolm McKenzie på Colour Engine var en användbar och tydlig utbildningsövning, jag kunde ha tillbringat några dagar med honom men jag fick åtminstone en anständig uppskattning under en dag där.
Enfocus Switch är inte den enda automationsleverantören i stan, utan andra leverantörer som OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi och Heidelberg konkurrerar alla med sina system och metoder, men det står helt klart att mjukvaruautomation krävs för att ligga steget före.