Marshall Atkinson betonar vikten av att bygga upp och förstå effektiva KPIS för ditt företag. Han beskriver också vilka KPI:er som är viktiga att mäta och hur man implementerar dessa KPI:er.

Någonstans under din karriär har du förmodligen läst, tittat på eller lyssnat på någon som har beskrivit vikten av KPI:er eller ”Key Performance Indicators”. Ungefär tio minuter in i vad de än pratade om började du kolla din telefon, e-post, sociala medier eller något annat än att lyssna på vad personen försökte kommunicera.

KPI:er? Siffror? Matematik?

Tråkigt! Jag menar…kom igen. Vår verksamhet går jättebra. Vi har haft framgång utan något av detta KPI-nonsens. Varför börja nu?

För det sugande ljudet du hör är vinsten som flyger ut genom fönstret. Även om du har haft framgång utan att oroa dig för dina KPI-mätvärden, garanterar det inte framtida framgång. Och låt oss inte glömma att du kan lämna en duffelväska med oinhämtade kontanter i ditt företag eftersom du inte gör det arbete som krävs för att plocka upp dem.

Här är vad jag menar. En ”Key Performance Indicator” är allt som är viktigt i ditt företag. Du vill hålla reda på detta, för om något är viktigt vill du se till att du alltid får maximal effektivitet. Men om det inte har definierats ännu, hur vet du då att du arbetar med full kapacitet och inte har någon orealiserad potential?

Den här artikeln handlar om att definiera dessa möjligheter, implementera ett system och se till att det fungerar.

Förstå de bästa mätmetoderna

Vilka är de viktigaste sakerna som du ständigt håller ett öga på i ditt företag? Försäljningen? Produktionen? Kundnöjdhet? Ordernoggrannhet? Hur många minuter tillbringar den där killen i produktionen i badrummet varje dag?

Det finns hundratals, om inte tusentals, saker som vi kan mäta i alla företag. Men bara ett fåtal klickar på plats för att göra skillnad på nästa nivå. När du tänker på något så viktigt, vad är det då som gör att det antingen blir en framgång eller ett misslyckande?

Låt oss till exempel ta den förmodligen vanligaste, försäljning. Visst, du kan sätta ett mål för topplinjens intäkter. Men vad är det som driver det? Kan du bryta ner det till lättförståelig matematik för att dagligen veta om du kommer att uppnå det försäljningsmålet?

Låt oss säga att du vill nå ett försäljningsmål på 1 000 000 dollar. Om din genomsnittliga orderstorlek är 1 500 USD kan du använda det för att fastställa ett lättläst KPI.

1 000 000 dollar/1 500 dollar = 666,6 order per år. Låt oss avrunda uppåt och kalla det 667.

667/12 månader = 55,58 beställningar per månad. Låt oss avrunda uppåt och kalla det 56.

56/4 veckor = 14 order per vecka.

14/5 = 2,8 order per dag. Vi avrundar uppåt och kallar det 3.

Därför, om ditt företag stänger 3 order dagligen med ett genomsnittligt försäljningsvärde på $ 1,500, kommer du lätt att nå ditt $ 1,000,000 intäktsmål.

Titta tillbaka på din säljinsats igår. Stängde du minst tre order värderade till 1 500 USD? Om inte, vilka förändringar gör du för att nå det lilla dagliga målet?

Andra exempel

Det är naturligtvis bara ett exempel. Den KPI som är viktigast för dig kan handla om produktionstid, utbildning av medarbetare, defektfrekvens eller andra viktiga datapunkter som enkelt signalerar framgång eller misslyckande.

Framför allt vill du att dina KPI:er ska vara relevanta. Det är ingen större mening med att spåra och mäta data om du inte gör något med informationen. När du väl har informationen kan du börja använda den som en signal för förändring. Som min gode vän Mark Coudray säger: ”Det finns bara tre saker som kan hända, och två av dem är dåliga. Saker och ting kommer att bli bättre. Saker och ting kommer att bli värre. Eller så kommer saker och ting att förbli desamma.”

När du börjar gräva i KPI-siffrorna kan de peka på möjligheten att förbättra andra affärsområden.

Möjligheter som ligger framför dig

Låt oss säga att du börjar mäta din stilleståndstid i produktionen. Det här är den tid under arbetsdagen som inte går åt till att skriva ut. När du skriver ut tjänar du pengar. När du inte skriver ut spenderar du pengar. Stilleståndstid kan bli dyrt, så det är en fantastisk KPI att spåra.

På grund av det nya intresset för KPI:n för stilleståndstid har ditt team börjat undersöka grundorsaken till stilleståndstiden för produktionen. Det handlar mest om att vänta på saker. Väntar på att bläck ska blandas. Väntar på att skärmar ska förberedas. Väntar på att lagret ska räknas och iscensättas. Väntar på att chefen ska godkänna att ett jobb körs.

Matematiken bakom deras hypotes visar att de har rätt och att över 60 % av verkstadens stilleståndstid beror på att man väntar på något. För att komma till rätta med detta börjar teamet med en ”skattjakt” efter allt som behövs för morgondagens produktion, redan idag. Det kräver en del omorganisation, utbildning och processförändringar, men de klarar det.

Tack vare denna insats ökar produktionen, kostnaderna sjunker och både medarbetarnas och kundernas tillfredsställelse ökar.

För två saker hände: något mättes, och det ledde till förändring. Förbättringarna validerades eftersom KPI:erna visade att idén fungerade.

Vilka KPI:er ska mätas?

Tycker du fortfarande att KPI:er är tråkiga och slöseri med tid? Om du gör det är jag säker på att dina konkurrenter kommer att bli glada.

Men om du vill gräva djupare i detta, låt oss utforska hur du bestämmer vilka KPI:er du kanske vill mäta.

Låt oss först undersöka detta ur två perspektiv. Vad är trasigt eller behöver förbättras? Och vad är viktigt och måste fortsätta att fungera framgångsrikt? Du kan bygga KPI-mätningar kring endera av dessa idéer, men förmodligen skulle båda vara viktiga.

Det bästa sättet att göra det är att samla teamet och diskutera. Jag har lärt mig genom åren att om du vill veta hur verkligheten ser ut i ett företag måste du lämna kontoret och fråga dem som utför arbetet. Tro mig, de har en åsikt.

Eftersom ditt mål är att göra deras arbete enklare, förbättra din produkt, sänka kostnaderna och öka vinsten… är detta en värdefull aktivitet. Använd en whiteboard eller ett stort staffli med ett block. Brainstorma tillsammans med ditt team om vilka viktiga mätvärden som ska mätas och analyseras och vad som ingår i dem.

I slutet av övningen vill du lista viktiga punkter om verksamheten som håller företaget friskt. ”Om de här sakerna inte fungerar som de ska är vi dödsdömda.”

Och för var och en av dem, bestäm hur framgång kan mätas. Vad och hur ska du mäta något, och vad är en framgångsrik siffra?

Definiera viktiga saker i OKR-formatet

Ett enkelt sätt att hjälpa till att definiera framgång är att lista varje viktig punkt i OKR-formatet. OKR står för ”Objective, Key Result”. Det betyder: ”Det här är vad vi vill och det här är det positiva resultatet av att det händer.”

Om vi använder vårt försäljningsexempel från tidigare och målet är att ha ett dagligt genomsnitt på tre försäljningar per dag, med en total försäljning på minst 1.500 USD, kommer intäktsmålet på 1.000.000 USD att nås.

Nästa steg är att se om du kan förstå vad som bidrar till den framgången. Hur många dagliga offerter måste du skicka för att stänga tre försäljningar? Om det genomsnittliga ordervärdet är 1 500 dollar, vilken typ av kund spenderar då det beloppet? Stänger du fler försäljningar genom rekommendationer eller genom kallprat?

Det är här det verkliga arbetet börjar. Ange dina mål, definiera vad som är viktigt, sätt ett KPI-mål och mät och testa resultaten.

Glöm inte att du måste involvera ditt team i alla aspekter av den här resan. Det är ju trots allt de som kommer att slita hårt för att få det att hända.

Implementering av KPI:er

Låt oss säga att du och ditt team har träffats och mejslat fram den första uppsättningen KPI:er som ska användas. Nästa steg är att faktiskt implementera datainsamlingssteget för att mäta framgång.

Du vill göra det så enkelt som möjligt. Om du kan automatisera datainsamlingen utan att en person gör jobbet är det bäst. Men det är inte alltid möjligt. Om en teammedlem ska lägga tid och kraft på att spåra något ska du göra det enkelt för dem att samla in data. Förenkla saker och ting så mycket du kan och ge dem verktygen för att lyckas.

Du bör ofta följa upp med utbildning och support för att säkerställa att uppgifterna samlas in korrekt och i rätt tid. Min erfarenhet är att om en tidrapport har siffror som till övervägande del slutar på 5 eller 0, så hittar medarbetaren på dem.

Det är genom att skapa goda vanor som dessa data samlas in. Det måste kännas som en naturlig del av processen och ske varje gång utan att misslyckas.

Slutsats

Alla erfarna företagsledare kommer att säga att”det du inte mäter kan du inte styra”. Detta är 100% korrekt.

Att ta sig tid att samla in, sortera, grafiskt framställa och analysera de viktigaste datapunkterna för ditt företag är ett viktigt steg för att hålla ditt företag friskt och växande.

Prestationsdata hjälper en ledare att fatta välgrundade beslut. Annars är det bara att gissa.